Gestión de expedientes y la transformación digital...

¿Serán los datos y los documentos lo mismo en el futuro?, alguna vez lo habías pensado de esta manera soñando con la desmaterialización de documentos como aspecto clave de la transformación digital.

La transformación digital como estrategia de negocio tiene un componente tecnológico indiscutible y la tecnología fundamenta varios pilares para hacer pragmática la llevada a la práctica de este cambio profundo.

Las organizaciones no están tomando partido del componente de desmaterialización de documentos, que se puede lograr por medio de un manejo especializado de gestión documental, que les permita sustituir por documentos digitales, el documento en papel que ocasiona dos tipos de problemas:

·      El primero que se dirige al negocio, en tanto que el documento físico posee mayores atributos de vulnerabilidad, ya sea por pérdida, deterioro, sustracción, responsabilidad en cuanto a la seguridad para la no alteración de los documentos físicos y hasta su resguardo.

·      El segundo se refiere al problema del papel “per se”, en tanto el documento físico ocupa espacio, lo cual tiene un costo cada vez más alto; entre más papel físico más tiempo demora para encontrarlo, conservarlo en condiciones que superen la humedad y el paso del tiempo, trasladarlo, siendo esto un detrimento en la productividad en muchos de los casos y un costo alto.

Por ende, cabe decir que la transformación digital abarca indefectiblemente la transformación de la gestión documental, que necesita buenas prácticas y un plan con el fin en mente, para producir la salida deseada y en el mediano plazo superar el comportamiento basado en papel.

El tiempo es dinero y la corriente del “paper less” ayudará a las organizaciones a reducir el tiempo y al mismo tiempo disminuir costos operativos del entorno del papel que podemos inferir muy fácilmente. 

No se puede superar de la noche a la mañana el comportamiento basado en papel, por ende, las buenas prácticas “no” dictan que las organizaciones deban deshacerse del papel, sino que deben deshacerse de los procesos que producen papel, que es una cosa diferente.

Si bien es cierto normativas como la ISO 15489 se centran en requisitos básicos que mejoran sistemática y efectivamente la creación y mantenimiento de la gestión documental, apoyando la política y objetivos de la organización, no basta solo la propuesta metodológica, sino el conocimiento y experiencia para su llevada a la práctica. Digo esto porque herramientas, contenedores y software especializado existen hasta decir: “ya no”, pero el proceso consultivo para llevar los patrones a la práctica es la clave.

No importa que tenga la mejor herramienta de contención documental, si solo “scanneo” documentos y los guardo con índices espontáneos, voy a estar desaprovechando y muy seguramente quedándome corto en la visión.

La normativa en comento sugiere la metodología DIRKS; por sus siglas en inglés, Designing and Implementing Recordkeeping Systems, que consta de ocho etapas como se ilustra en la siguiente gráfica.

No obstante que la tecnología es una piedra angular, pero la clave para mi es ver la transformación digital como una oportunidad para combinar las “best practices”, con el rediseño de los procesos y formas de hacer que coadyuvarán en una profunda mejora.

Como todos sabemos la ruptura de paradigmas asociados a este proceso, necesita de cambios de “actitudes” y como decía superar ese comportamiento basado en papel, al mismo tiempo requiere ganar “aptitudes” para cualquier organización que se vea inmersa en la transformación digital.

Es tan importante el proceso que ya muchos gobiernos de países como El Salvador han reconocido su relevancia y lo han incluido dentro de sus planes; como referencia: “Agenda Digital El Salvador 2020 – 2030” lo menciona a ciento ochenta mil pies de altura en el eje de modernización del estado y la línea de acción denominada; “Desmaterialización de documentos”; que propiciaría acciones para reemplazar documentos físicos con documentos electrónicos según lo dispuesto en la ley de firma electrónica y la ley de procedimientos administrativos, en donde se visualizan proyectos de alto impacto como la factura electrónica, situándonos en nuestra realidad, dado que otros países tienen implementados estos mecanismos hace años. Que lo logren llevar a la practica ese es otro “pisto”, pues del dicho al hecho, hay mucho trecho.

La organización digital es una oficina sin papeles y hacia esto debemos orientar nuestros esfuerzos y en paralelo avanzar estructurando la visión a largo plazo de comprender que los datos en el futuro serán documentos más allá de un formato específico.

Por ejemplo, los contratos digitales en la actualidad, ya se han comenzado a estructurar sin que intermedien terceros, en virtud de la firma electrónica, lo cual volverá necesario la reconversión de los notarios en cierto modo y los trastocará con la venida del “Blockchain” que podría traer aparejados cambios estructurales en la manera de manejar contratos como lo contemplan las leyes primarias y secundarias en nuestros países, al mismo tiempo que se vaticina desaparecerán los archivos físicos y archivadores.

Pero antes de esta disrupción que está a la vuelta de la esquina, se debe ordenar lo básico diluyendo el distanciamiento o disociación de la experiencia del dato y el documento, que desde mi perspectiva ineludiblemente, al trabajar en una buena estrategia de gestión documental sobre los datos, las organizaciones ganarán muchos beneficios que hoy se están perdiendo por pasarlos desapercibidos.

¿Qué piensas?, ¿te atreves a sumergirte más en el tema y ganas en tu visión direccional?, ¿o simplemente te sientas con unas palomitas de maíz y esperas a ver qué pasa?.....en cualquiera de los casos podemos también seguir el “green IT” y cuidar de los arbolitos.