Gestión de la comunicación, elementos del proceso

“El arte de la comunicación es el lenguaje del liderazgo” - James Humes

Comunicación

Un líder necesita comunicar. Es una habilidad principal que debe aplicar de manera efectiva para conseguir el éxito en los proyectos. Destina un 90% de su tiempo a la comunicación. El reto consiste en establecer canales de comunicación sencillos, eficaces y oportunos; que permitan una comunicación clara, completa, rápida y confiable durante todo el ciclo de vida del proyecto.

El proceso de gestión de la comunicación implica desarrollar en el equipo de proyecto un ambiente de sinceridad, escucha activa, participación y circulación permanente de la información. Antes de comunicar es importante habilitar la escucha activa, para lograr comunicar información que sea de interés de la audiencia.

La comunicación es un proceso complejo. Fluye en todos los sentidos. Dentro del equipo, con los líderes, directores, proveedores, clientes y demás interesados. Mientras más actores intervienen más complejo es. No todos requieren la misma estructura del proceso pero todos ameritan que se haga de manera eficiente. Busca lograr establecer un puente entre los involucrados que permita conectar entornos culturales, conocimientos, experiencias, enfoques e intereses en favor del proyecto.

Proceso

El proceso de gestión de la comunicación básicamente considera las actividades de: Planificar, Gestionar y Controlar. Son necesarios para asegurar la generación oportuna y apropiada, recopilación, difusión, almacenamiento y la última disposición de la información del proyecto.

Planificar

En el proceso de planificación es necesario determinar qué, cuándo, quién y cómo intervienen las variables que influyen en la comunicación en el proyecto. Evaluamos y definimos:

• Interesados
• Canales de comunicación
• Distribución de información
• Modelos de comunicación
• Frecuencia y contenido

El resultado principal es el plan de comunicación que sirve como base para el resto de las actividades. Establece el diseño, procedimientos y herramientas que garanticen la adecuada, oportuna y eficaz comunicación entre los interesados.

Gestionar

Durante la ejecución del proyecto se deberá gestionar el plan de comunicaciones para informar en tiempo y forma a los interesados. Considera las diferentes dimensiones de la comunicación ya sea oral o escrita, informal o formal, presencial o remota. Cuestiones culturales como costumbres, léxico, expresiones coloquiales son parte del estilo de la comunicación a revisar. En las presentaciones se requiere revisar las técnicas a utilizar y el cuidado del lenguaje no verbal.

En la preparación de la información es importante evaluar los obstáculos o retroalimentación que se espera, en particular en la cadena de mando. En caso de conflictos cuáles serían las alternativas de comunicación.

Controlar

A partir de la información gestionada se asegura que los interesados reciban la información en tiempo y forma de acuerdo con lo establecido.

Al comunicar a los interesados sobre el estado del proyecto y los informes que se han considerado se incluyan gráficas en relación con los textos, apoyos explicativos y aclaraciones adecuadas al nivel de la audiencia a la que va dirigido. Indicar el avance de hitos y variaciones que se identifican.

La comunicación no verbal es un punto relevante, sobre en las presentaciones cara a cara. La forma en que se viste, la entonación de la voz, la postura y seguridad al hablar son elementos que comunican e influyen en el proyecto. En todo proceso de comunicación influyen y debemos cuidar los valores, referencias, hábitos, ritos y signos que establecen la concepción de la organización y todos los que intervienen en ella.

El proceso de gestión de la comunicación contribuye a:

• Facilitar la integración entre los intereses personales y de la organización
• Reducir los conflictos internos mediante la cohesión del equipo de proyecto
• Contribuir a la creación de espacios de información, participación y opinión a lo largo del proyecto

Los medios electrónicos cada vez más influyen en los mecanismos y herramientas de comunicación por su inmediatez, multidifusión y posibilidad de utilizar en cualquier momento y lugar. Correos, chats, tableros de información, foros de discusión, redes sociales, videos conferencias son herramientas muy útiles y que deben ser usadas con precaución y orientadas a su propósito principal. La inmediatez de la comunicación, el descontrol sobre los receptores, las relaciones de intercambio y hasta donde puede llegar un mensaje son elementos a considerar en plan de comunicación.

Las reuniones presenciales o remotas siguen siendo la forma más recurrida para comunicación oral entre los equipos. Su adecuada preparación y ejecución ayudan a que sean efectivas, oportunas y necesarias. Siempre establecer un objetivo claro, identificar los asistentes, la agenda a desarrollar, apoyarse con gráficas e ilustraciones y coordinar la logística para el lugar, hora y demás condiciones.

Una buena comunicación puede establecer la diferencia entre el éxito o el fracaso de un proyecto.