Gestión de procesos: ¿cuál es la fortaleza? - verlista

5 feb. a las 15:07

Gestión de procesos: ¿cuál es la fortaleza? - verlista

La cuestión de cómo construir mejor el trabajo de la empresa se convierte incluso en las condiciones peruanas en uno de los temas clave en la agenda de los altos directivos. Obviamente, las formas más familiares de organizar empresas en nuestro país son sistemas estructuralmente funcionales, que se han generalizado desde hace décadas. Los especialistas en gestión proponen muchos conceptos alternativos diversos que son aplicables en diversos grados en la práctica doméstica real. Resumiendo las observaciones y tendencias de los últimos 8 años, quiero señalar que el enfoque basado en procesos ha demostrado ser mejor que otros. Cuales son sus ventajas?

El enfoque basado en procesos es el método más efectivo para organizar el trabajo efectivo de la empresa, desde finales de los años 80 del siglo pasado hasta el presente, y hay muchas razones para creer que seguirá siéndolo durante mucho, mucho tiempo. La esencia del enfoque basado en procesos es la presentación de la organización como un conjunto de procesos comerciales interconectados.

Proceso empresarial:

una secuencia de acciones destinadas a obtener un resultado dado, valioso para la organización . Por ejemplo, aceptación de un pedido de cliente, planificación de compras, producción de bienes, etc.

Sistema de proceso de negocio

El sistema de procesos comerciales

La diferencia fundamental entre el enfoque del proceso y otros (por ejemplo, funcional) es el enfoque en el resultado y la forma óptima de lograrlo. La separación de una parte de la actividad como un objeto separado, un proceso empresarial, hace posible gestionar este objeto: diseñar, regular, optimizar, planificar y controlar los indicadores de eficacia y eficiencia del proceso. Por lo tanto, gestionando todos los procesos comerciales, gestionamos las actividades de toda la organización como un sistema de procesos comerciales.

Considere y compare varios enfoques de gestión con la gestión de procesos.

Esquema de control amorfo

Llamamos a ese esquema de gestión amorfo debido a la falta de una estructura de gestión clara. A pesar de la existencia de una jerarquía formal los flujos de trabajo son de naturaleza aleatoria, determinados por la situación específica. Obviamente, este esquema de gestión es característico de las empresas jóvenes que se encuentran en la etapa de implementación de una idea de negocio. Pero, curiosamente, las características de dicha gestión se pueden encontrar en grandes organizaciones de buena reputación.

Las desventajas de dicha gestión también son obvias:

Todos están haciendo todo, sin hacer nada a tiempo;

Aumento de la carga del administrador debido a la necesidad de administrar un gran flujo de trabajo;

Mayores requisitos para las habilidades de los artistas intérpretes o ejecutantes.

Además, solo uno: una reacción rápida a los cambios en el entorno externo o interno.

Circuito de control funcional

El esquema de gestión funcional es característico de grandes organizaciones bien establecidas. La estructura organizativa de una empresa de este tipo se basa en una agrupación por funciones: Finanzas, Abastecimiento, Producción, etc. , puede ver claras relaciones jerárquicas entre unidades organizativas, cada una de las cuales se encuentra en su propio pozo funcional. Pero, ¿qué pasa con el flujo de trabajo? Se puede ver que pasa por el nivel superior:

la información fluye desde los niveles inferiores hasta el superior, en el nivel superior, los gerentes determinan cómo resolver el problema y reducir las tareas en toda la jerarquía. Prácticamente no hay conexiones horizontales entre los empleados con este esquema de gestión. La consecuencia de esto es que los propios artistas no pueden tomar decisiones, por lo tanto, las unidades funcionales se están ahogando en las aprobaciones. Y dado Dado que los intereses de varios servicios son a veces contradictorios, este esquema no permite lograr los resultados requeridos. Los cambios activos del personal y las rotaciones frecuentes no resuelven el problema. La compañía, después de alcanzar cierto tamaño, siente una fuerte disminución en la eficiencia.

Hablando de los pros y los contras de tal esquema de control, podemos notar:

Pros También hay una ventaja:

la concentración de especialistas funcionales dentro de una unidad, que:

Le permite encontrar una solución a cualquier problema dirigido a la unidad funcional (en qué período de tiempo, otra pregunta);

Potencialmente proporciona el intercambio de conocimientos entre los empleados, su crecimiento profesional.

Contras:

Baja velocidad de ejecución, cambio de responsabilidad en la resolución de problemas que requieren la participación de varios departamentos. (Las historias sobre los términos del acuerdo de acuerdo en “… prom” y en organizaciones similares probablemente ya sean conocidas por todos).

Baja velocidad de toma de decisiones en caso de desviaciones del curso normal de las cosas;

Motivación del personal, enfocada no en lograr el resultado final, sino, en el mejor de los casos, en cumplir su función. Además, si no se puede medir la calidad del desempeño de la función, los indicadores por los cuales se paga la bonificación adquieren un carácter extremadamente extraño: cumplimiento de la disciplina laboral, falta de comentarios del jefe, etc. lanzó un nuevo producto, a nadie le importa);

Los gerentes se ven obligados a administrar las actividades actuales, y no el desarrollo de la empresa o sus divisiones;

Una gran cantidad de “pisos” (o niveles de gestión) entre los empleados que fabrican productos y el tomador de decisiones.

Esquema de control del proceso.

Las deficiencias de los esquemas previamente considerados pueden eliminarse mediante la transición a un nuevo principio de gestión: la gestión de procesos. La compañía está construyendo un sistema de conexiones horizontales efectivas .

El enfoque de la alta gerencia es el entorno interno de la empresa: el sistema de procesos. La gestión de las unidades se realiza en la “entrada” y “salida”. El objetivo principal de la gestión es aumentar la eficiencia y la transparencia.

Estilo de gestión: delegación de autoridad y asignación de responsabilidad.

Las consecuencias inevitables de la introducción de la gestión de procesos son:

Regulación de procesos de negocio. Describe el curso normal del proceso, los posibles puntos de toma de decisiones (los que se dan “a merced” de los artistas intérpretes o ejecutantes);

Cambio de los principios de formación de unidades. Se vuelve más conveniente tener especialistas en diferentes áreas funcionales en una unidad (multifuncional) (por ejemplo, un especialista en ventas, abogado, diseñador). Sí, en este caso, puede estar involucrado un mayor número de empleados que con un enfoque funcional, ya que supongamos que necesita abogados en tres departamentos. En el caso de que la creación de una unidad completamente funcional sea demasiado costosa y no genere un aumento significativo en la eficiencia, puede utilizar las llamadas “unidades de servicio”, unidades que proporcionan servicios a otras unidades como parte de sus procesos. Al mismo tiempo, se regula la interacción con la unidad de servicio, se establecen estándares de tiempo y calidad de servicio;

Eliminación de una gran cantidad de niveles de jerarquía redundantes: las estructuras organizativas del proceso son horizontales, con una pequeña cantidad de niveles de control (4–5) correspondientes a la jerarquía de procesos.

Ventajas del esquema de control de procesos:

Orientación de artistas y gerentes para obtener el resultado de la empresa deseada. Los esquemas de motivación del personal están vinculados a los resultados;

Un sistema claro de gestión unipersonal: un líder concentra en sus manos la gestión de la totalidad de las operaciones y acciones dirigidas a lograr el objetivo y obtener el resultado deseado;

Descarga de gerentes. Intervienen en la gestión operativa solo en caso de desviaciones significativas;

Los líderes están comprometidos con sus responsabilidades directas: la organización de una estrategia eficaz de gestión y desarrollo;

Un orden de magnitud mayor eficiencia operativa en comparación con otros esquemas de control;

El cambio de empleados no es crítico para la empresa, ya que existe un mecanismo para transferir conocimiento a los nuevos empleados (regulaciones de procesos comerciales).

Contras:

En el caso de la formación de unidades interfuncionales, se requieren procedimientos separados para asegurar el crecimiento profesional de los empleados (capacitación).

La aplicación del enfoque basado en procesos en la práctica se enfrenta a la necesidad de procesar una gran cantidad de información, ya que la construcción de un sistema de procesos de negocio conduce esencialmente a la creación de un modelo de negocio para toda la empresa , que con el tiempo se vuelve bastante grande.

Diagrama de proceso de nivel superior

Para resolver este problema, los paquetes de software de empresas (Enterprise Architecture) están diseñados no solo para describir los procesos de negocios y la estructura organizacional, generan automáticamente documentos regulatorios para la compañía (regulaciones de procesos, regulaciones sobre departamentos, descripciones de trabajo), sino que también proporcionan capacidades analíticas importantes ( modelado de simulación, análisis de costos funcionales) para mejorar el sistema de gestión.

Y lo que es más importante, lo que me gustaría completar es la consideración del enfoque basado en procesos:

el enfoque basado en procesos puede utilizarse de forma económica y no dolorosa durante un período de tiempo claramente definido en empresas de absolutamente todos los sectores de la economía. Incluso puede hacerlo una empresa pequeña que desee pasar a la categoría media y fortalecer su posición en el mercado. El enfoque basado en procesos puede aplicarse en una amplia gama de tareas aplicadas: desde el diseño de las actividades de una empresa “desde cero” hasta la optimización de su trabajo en un solo sitio.

Buena caceria

atentamente verlista.com

Autor Donal Sandro Noblejas Huaman de Lima Perú

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