Gestión Documental para empresas más inteligentes
Las Tecnologías convergentes e industria 4.0, o como también es llamada, la cuarta revolución industrial, tiene como enfoque el uso de tecnologías convergentes, el termino fue acuñado durante la Feria de Hannover en 2011 para describir la organización de procesos basados en dispositivos que se comunican entre si de forma autónoma, provocando una transformación de la fabrica común a la anhelada fabrica inteligente.
Esta revolución esta marcada en la interacción de personas, máquinas y sistemas y en la disponibilidad de la información generada en tiempo real; por medio del internet de las cosas, Big Data, inteligentica artificial, block-chain, comercio digital, drones, política de datos y movilidad autónoma y urbana; enfocada en el manejo de información.
La mayoría de las empresas y compañías deben manejar altísimos volúmenes de información que es generada desde diferentes ámbitos del proceso productivo y administrativo, las cuales deben asegurar que la información creada y almacenada sea integra, trazable y de calidad.
Esta información debe gestionarse de modo que garantice la precisión, confidencialidad, y que pueda ser administrada y transmitida por sistemas de medios tecnológicos que sean flexibles con los diferentes sistemas tecnológicos disponibles, incluyendo software de edición, visualización y gestión de texto como lo puede ser un gestor documental.
Los gestores documentales son herramientas que permiten almacenar, organizar, transferir, recuperar y compilar documentos gracias al uso de metadatos (información que incluye: título, descripción y fecha de almacenamiento), proporcionando una mayor seguridad mediante control de accesos y derechos de edición, una fácil indexación para la búsqueda y recuperación reduciendo el tiempo necesario para encontrar los documentos correctos, un mayor control de versiones brindando a los usuarios un sistema de monitoreo a lo largo del tiempo, y una mayor colaboración mediante un sistema que monitorea algún cambio e ilustra la trazabilidad a tiempo real, permitiendo trabajar a múltiples usuarios en gran variedad de documentos al mismo tiempo.
Dentro de los gestores documentales existen atributos que permiten identificar las capacidades del tipo de software de acuerdo con las necesidades administrativas, productivas y operacionales de cada empresa. Las ofertas de cada software comprenden funciones que se articulan bajo sistemas de gestión de contenido, sistemas de administración de registros, sistemas de archivos digitales, sistemas basados en la nube y sistemas de servidor privado.
Filedesk es un gestor documental que contempla todos los atributos descritos previamente, permitiendo la digitalización de documentos, automatización de procesos, y optimización del uso de papel. Del mismo modo permite automatizar flujos de trabajo y optimizar procesos, deshaciéndose de tareas repetitivas, limitadas de espacio y con problemas de seguridad. Haciendo que tu empresa impacte sobre la productividad y competitividad de los usuarios al reducir los tiempos contemplados en la búsqueda, control y gestión de documentos corporativos, como también, generará un impacto sobre el medio ambiente y la sociedad, al poseer captura de datos en tiempo real y obtener una reducción de la compra y uso del papel.
Con los sistemas de gestión documental como Filedesk, se dieron por finalizados los días de los documentos perdidos, facilitando que los documentos, proyectos, registros, etc, sean manipulados en un entorno en línea y local cifrado; desde la clasificación de contenido hasta los flujos de trabajo automatizados adquirirán un nuevo valor de la información digital, transformando la forma en la que tu compañía puede hacer negocios.
La administración de documentos puede ser un proceso desafiante y engorroso. Nuestro objetivo es hacer su vida un poco más fácil.