Guía básica para estructurar una presentación de alto impacto

Hablar en público no es lo mismo que comunicar al público.

Hablar, según la Rae, es “emitir palabras”, tan simple como eso. Es la facultad que desarrollamos y mejoramos a lo largo de nuestros primeros meses y años de vida. Es el hecho de producir sonidos que pertenecen a un determinado lenguaje y es entendido por un determinado grupo de personas.

Es común encontrarse con personas que consideran que saben hablar en público, que se sienten seguras al respecto porque son capaces de controlar los nervios, los miedos y la ansiedad. Sin embargo, saber manejar las emociones y usarlas para el propio favor del presentador es tan solo la primera parte de la ecuación.

La otra parte es saber conectar. Y esta es la unión de cables emocionales, físicos, sentimentales entre el expositor y los oyentes que permite el flujo de información, de emociones, de ideas y de pensamientos ayudando a que el mensaje llegue al receptor de la forma más fiel posible.

Para lograr conectar con la audiencia, al preparar el mensaje, debemos pensar en los tres momentos que estructuran una presentación: el inicio, el desarrollo y el cierre. Cada momento debe ser planeado y preparado con el foco puesto en la audiencia, en “cómo considero que es la mejor forma de entregar el mensaje en cada etapa y así alcanzar el objetivo deseado”.

A continuación, veremos que para lograr una presentación de alto impacto, que conecte con las personas y comunique nuestro mensaje lo más fiel posible, es necesario romper, deshacer y desaprender la forma tradicional que nos enseñaron durante nuestra etapa escolar y universitaria.

Introducción, el momento más importante

Tradicional: la forma tradicional que nos enseñan en el colegio y en la universidad de introducir o iniciar nuestras presentaciones es a través de un saludo a los asistentes, para después presentarnos individual o grupalmente, acto seguido de la introducción del título y, finalmente, de la exposición de la teoría que sustenta nuestra presentación.

Esta secuencia es generalmente replicada cuando salimos al campo laboral. Allí tendemos a realizar los mismos pasos con la única diferencia de presentarnos usando nuestras acreditaciones profesionales.

Presentación de impacto: en los primeros momentos de una presentación -que va desde los primeros 20 segundos hasta los 2 minutos-, las personas que se encuentran frente a nosotros harán un juicio que determinará si vale la pena, o no, oír lo que tenemos por decir. Esto se debe a que en los primeros minutos que estamos frente a la audiencia causaremos una primera impresión, lo mismo que ocurre al conocer a una persona, y que se basa en la idea que se formulan respecto a si la persona les agrada o si resulta de provecho escucharla.

El saber comunicar eficientemente frente al público implica comprender que esta ventana de la impresión inicial es primordial para ganar la atención de las personas y para desestructurar mentalidades escépticas respecto a nuestra capacidad de comunicar el mensaje. El saber aprovechar este tiempo hará que quienes se hallen frente a nosotros decidan que vale la pena prestarle atención y tiempo a nuestro mensaje.

Durante la introducción tenemos la atención plena de todo el auditorio, es decir, tenemos el 100% de la atención tanto de quienes consideran que tenemos un mensaje de valor como de quienes no creen que tengamos la plena facultad de dar un buen mensaje. Como buenos oradores, presentadores o expositores debemos saber aprovechar esta atención de ambas partes y así confirmar la creencia de quienes confían en nosotros y romper el escepticismo de quienes no lo hacen.

Los pasos que recomiendo a toda persona que desee lograr presentaciones de alto impacto, en orden de ejecución, son:

1.      Comienzo envolvente: la mejor forma de iniciar es con algo que capte la atención de los presentes. Un buen inicio refuerza la atención de quienes tienen deseos de escucharnos y rompe el escepticismo de quienes no confían o creen en nosotros. Presento a continuación 3 opciones para alcanzar este objetivo:

a.      Contar una historia: saber contar de forma clara y envolvente una historia que ejemplifique lo que vamos a presentar.

b.     Pregunta: esta debe llamar a la reflexión de los oyentes. Debe hacer pensar a la audiencia sobre su situación actual y sobre cómo pueden mejorarla aplicando lo aprendido en la presentación.

c.      Datos e información: estos deben ser relevantes, que capten la atención del público y que reflejen la trascendencia de la situación que vas a exponer.

2.      Presentarse: después del inicio envolvente debemos presentarnos, decir quiénes somos y el porqué estamos capacitados para dar dicha presentación. En este punto ganamos autoridad mostrando a las personas la experiencia y conocimiento que tenemos que respalda nuestro dominio del tema. Esto permitirá a las personas confiar en nosotros y nuestro mensaje.

3.      Agradecer: al saludar debemos reconocer a las personas por habernos brindarnos su recurso más importante, su tiempo. Cuando agradecemos a las personas por estar presentes, les estamos reconociendo el valor de su asistencia, lo cual generará -consciente o inconscientemente- su retribución en forma de atención.

4.      Introducir las ideas fuerza: estas son dos o tres frases breves que apoyan y sustentan la idea central de toda nuestra presentación, son aquellas ideas que queremos que la audiencia recuerde de nuestra presentación, y es aquí cuando debemos introducirlas. Las ideas fuerza deben ser trabajadas sobre una línea guía para que tengan una buena relación y orden que faciliten la comprensión de nuestro mensaje.

Desarrollo, el “cómo” importa más que el “qué”.

Tradicional: La forma en que, equivocadamente, nos enseñan a entregar la parte central de nuestra presentación es únicamente con base en datos e información.

Solo entregar datos e información no es sinónimo de comunicar. Si la mente únicamente se encuentra recibiendo información sin momentos de descanso o sin periodos de asimilación, es probable que se fatigue y deje de captar lo que está escuchando.

Presentación de impacto: Es sumamente importante introducir momentos de asimilación dentro de nuestras presentaciones por dos motivos fundamentales: 1) para dar un descanso a la mente de la recepción de información y 2) para dar un espacio que permita construir una perspectiva diferente a quien nos escucha, facilitando así la comprensión del mensaje.

Los momentos de asimilación pueden ser analogías, historias, comparaciones, entre otros, que muestren lo expuesto desde una mirada totalmente diferente. Estos son espacios donde aparte de ofrecer una perspectiva diferente a la información y los datos brindados, se proporciona un mensaje de mayor recordación debido a su carga emocional.

Debemos manejar con equilibrio estos tres elementos: los datos, la información y los momentos de asimilación. Si únicamente damos información y/o datos, es probable que las personas se saturen y dejen de aprender; por otro lado, si solo damos momentos de asimilación, las personas pueden terminar con la percepción de no haber aprendido nada de valor.

Cierre, un buen cierre potencia o desmorona nuestro mensaje.

Tradicional: para cerrar una presentación tendemos a dejar en claro que eso fue todo, agradecer a todos por estar presentes y salir del escenario sin más. 

Presentación de alto impacto: el cierre de una presentación es el segundo momento más importante. Éste debe llevar al siguiente nivel la presentación, hacer que la audiencia incremente su percepción del valor de la exposición, y es por esto que no lo podemos dejar al azar.

Para ello, debe cumplir con 2 condiciones fundamentales:

1.      Debe estar cargado de emoción, pues como vimos antes, las emociones generan momentos memorables y pueden ser guardadas en la memoria a largo plazo.

2.      Debe ser un llamado a la acción, un momento donde las personas sientan el deseo de poner en practica o aplicar lo que se propuso durante el desarrollo de la exposición.

Siguiendo los pasos anteriores y planeando cada etapa con el foco puesto en “cómo puedo entregar el mensaje de la mejor manera posible a mi audiencia”, seremos capaces de mantener un alto nivel de atención y de conexión durante el desarrollo de nuestras exposiciones. Por eso, esta es la mejor forma de brindar presentaciones, de captar la atención de las personas, de conectarlos con nuestro mensaje y de comunicarnos de forma eficaz.

Por lo tanto, recuerda siempre que… PARA SER UNA GRAN LÍDER, PRIMERO HAY QUE SER UN GRAN COMUNICADOR.