Guía para Reunión Operativa
En el artículo de la semana pasada compartimos algunas consideraciones generales que nos pueden ayudar a tener mejores reuniones. Una de las recomendaciones era la de aprender a separar temas operativos de temas estratégicos argumentando que se necesitan distintos tipos de energía para conversar sobre estos temas. En este posteo queremos compartir una metodología para tener reuniones operativas que realmente ha tenido muy buenos resultados en todas las empresas en donde hemos tenido la oportunidad de implementarla.
Está reunión operativa o táctica es parte de una metodología más amplia llamada Holacracy que ayuda a los equipos a ser más ágiles en la toma de decisiones. Está reunión es uno de los mejores elementos que aporta Holacracy y no es necesario adoptar toda la metodología para que la reunión funcione.
El espíritu de la reunión debe ser de ejecución y no de análisis, lo que queremos hacer es solamente definir próximos pasos a tomar referente a los temas que están captando la atención del equipo, remover los obstáculos que están dificultando la ejecución de nuestros proyectos y acciones.
La reunión está estructurada de la siguiente manera (más abajo explicamos con más detalles cada elemento de la estructura):
1. Ronda de Check In
2. Revisión del Checklist
3. Revisión de Métricas
4. Revisión de Proyectos
5. Construcción y Ejecución de la Agenda
6. Ronda de Check out
Se recomienda asignar a una persona del equipo como facilitador de la reunión y a otra persona como secretario/a para anotar los acuerdos realizados durante la misma. También recomendamos tener una proyección de algún documento (Word o Excel, también existen softwares gratuitos para esto) donde todos puedan ver el paso a paso, los elementos del Checklist, Métricas y donde se vayan anotando todos los próximos pasos acordados.
Ahora analizaremos cada uno de los elementos de la reunión en detalle.
RONDA de CHECK IN
Durante la ronda del Check — IN el facilitador debe preguntar uno por uno a los participantes de la reunión ¿Qué está presente? Y cada participante brevemente debe compartir que tiene su atención. El compartir y el nombrar lo que está presente hace que la persona automáticamente gane más presencia en la reunión y al mismo tiempo ayuda al equipo a conectarse. Algunas organizaciones que utilizan está metodología se preguntan: ¿Cómo estamos por casa?
REVISIÓN DEL CHECK-LIST
El Check-list se utiliza como una herramienta de control y para prestar especial atención a esas tareas que son sumamente importantes y que no podemos dejar de hacer. El líder del equipo puede asignar items en el check-list para cada integrante del equipo. Por ejemplo, un ítem en el check-list puede ser: 3 Posteos Semanales en la página de Facebook — Asignado a X Rol. Este ítem puede revisarse semanal, quincenal o mensualmente. Esto ayuda a generar un sentido de responsabilidad no solo hacia el jefe sino hacia todo el equipo. Nos debemos a todos los miembros del equipo y no solo al jefe.
REVISIÓN DE MÉTRICAS / INDICADORES
Al igual que el check-list el líder del equipo puede asignar métricas a cada miembro y pueden ser revisadas en la frecuencia que sea necesaria. El líder se debe preguntar, ¿Cuáles son las métricas más importantes a las que le debemos dar seguimiento? Ejemplo: Número de ventas quincenales — Asignado a x Rol. Este elemento nos ayuda a que todo el equipo este en la misma página y a hacer transparente la información.
REVISIÓN DE PROYECTOS
En este espacio de la reunión hacemos seguimiento a todos los proyectos que el equipo está llevando adelante. El facilitador debe preguntar a los roles responsables de los proyectos que compartan cuales son las novedades, solamente desde la última reunión hasta está reunión, no es necesario compartir todos los detalles que hayan sido compartidos en reuniones anteriores, el facilitador debe estar atento para cortar cualquier intención de la persona responsable a irse por las ramas.
MUY IMPORTANTE: Durante todos estos pasos el Facilitador NO debe permitir ninguna discusión sobre la información compartida. Este momento solo es para compartir información no para discutir. Si hubiera alguna necesidad de hacer comentarios sobre la información compartida los participantes deberán esperar hasta el siguiente paso cuando se construye la Agenda y agregar su inquietud como un ítem de la misma.
CONSTRUCCIÓN y EJECUCIÓN DE LA AGENDA
En este momento de la reunión el facilitador preguntará por ronda a los participantes cuáles son los temas que quieren tratar en la reunión. Cada participante deberá describir en una o dos palabras cuáles son los temas que quiere tratar, no hace falta una explicación sobre cada tema, este momento solamente es para marcar los ítems en la agenda. Al término de la ronda tendremos visualmente todos los temas a ser tratados que fueron anotados por el secretario/a en el documento compartido (proyección). De esta manera podemos ver todos los temas importantes que están presentes en el equipo y no solo desde el campo de acción del JEFE sino desde la perspectiva de todos sus miembros.
Una vez terminada la agenda el facilitador deberá preguntar al dueño de cada ITEM ¿Qué necesita? El participante es dueño de la palabra en ese momento y tiene la responsabilidad de explicar cuál es el problema y de venir a la mesa con un “Próximo paso” para encaminar la solución del problema y quien sería el rol/roles responsables de dar ese paso. El facilitador no debe permitir que el proponente sea interrumpido hasta terminar su propuesta. Prestar atención a que estamos pidiendo “Un próximo paso” y no una “Solución”, el ritmo de la reunión debe ser rápido y no venimos a esta reunión para solucionar problemas (al menos que tengan una rápida solución) venimos solamente a definir próximos pasos, los problemas se resuelven afuera de la reunión.
Ejemplo:
Problema/tensión/oportunidad: Los participantes de los cursos están solicitando descuento por participación de grupos y no tenemos una política para definir los descuentos.
Propuesta: X Rol debe preparar una política de descuento (solo o acompañado de X rol/roles)
Se ve en este ejemplo claramente que no estamos proponiendo el detalle paso a paso de la política sino simplemente la persona/s responsable de hacerlo. La política se prepara fuera de la reunión.
Está dinámica permite que haya un ritmo rápido y ágil durante la reunión, que haya un espíritu de colaboración entre los miembros del equipo, que todos tenga una voz y puedan ser escuchados durante la reunión, además de poder ampliar nuestro campo de visión desde todos los ángulos (roles) de intervención del equipo.
RONDA DE CHECK-OUT.
Al igual que la ronda del Check-IN el facilitador pregunta a cada participante (por ronda) ¿Qué se lleva de la reunión? O ¿Con que sensación salen de la reunión? En este momento cada participante podrá compartir desde su perspectiva como estuvo la reunión. Este elemento nos ayuda a darle un cierre a la reunión y la posibilidad de encontrar elementos a mejorar.
Cierre de la reunión.
La reunión operativa/táctica es un elemento muy útil para generar mayor colaboración, iniciativa y compromiso de parte de los miembros de un equipo, también ayuda a que haya mayor cohesión y coordinación de las tareas. Pero esto no se logra de un día para el otro, hay que tener constancia en la práctica para que poco a poco los equipos se vayan adaptando. En nuestra experiencia la primera prueba suele ser lenta y requiere de mucha explicación y acompañamiento, pero al tercer o cuarto intento los equipos generalmente encuentran el ritmo que les permite resolver los diferentes temas con agilidad.
Desde OKARA tenemos el privilegio de acompañar a muchas organizaciones a implementar este y otros tipos de reuniones y recomendamos cierto nivel de acompañamiento para empezar a ponerlas en práctica, pero animamos también a las personas interesadas a experimentar, esperamos que esté artículo les pueda servir como una buena guía. Es realmente extraordinario el cambio que vimos en las organizaciones que utilizan este modelo, en una organización logramos tratar 29 items de la agenda en solo una hora y media de reunión, en otra, expresaron que una vez que se prueba la reunión ya no hay vuelta atrás al modelo anterior.
¿Y las reuniones de tu equipo? ¿Cómo son?
Sebastián Silva — OKARA