¿Quieres salvar tu siguiente proyecto?

En más de una ocasión hemos visto proyectos y comités que acaban en desastre. Y eso a pesar de que la persona responsable, generalmente el Jefe, Director o cabeza de una división es considerado muy competente en su trabajo y con un alto grado de conocimiento técnico del área, o inclusive su equipo de trabajo lo considera un buen líder. ¿Y entonces que paso?

¿Qué no es suficiente que ese comité tenga una agenda, establezca los tiempos y el objetivo de la reunión?

Si bien lo anterior puede servir, puede no ser suficiente ya que:

• El tema es demasiado complejo
• Quien está a cargo y dirige la discusión tiene opiniones muy establecidas hacia una solución y los participantes no se escuchan entre si
• El equipo desconfía de quien dirige la discusión
• Quien gestiona la reunión no sabe manejar al grupo y todos terminan agotados después de otra sesión improductiva.

Al enfrentarse a esta situación las organizaciones usarían mejor sus recursos si saben aprovechar el rol que un facilitador puede ejercer y el valor que aporta a proyectos y reuniones.

Pero, ¿qué es un facilitador de grupos? Aunque hay muchas definiciones, me apoyo en Roger Schwarz quien lo define como “una persona aceptable para todos los miembros del grupo, sustancialmente neutral y que no tiene autoridad en la toma de decisiones que ayuda al grupo a mejorar la manera en que identifica y soluciona problemas y la manera en que toma decisiones” .

El facilitador se encarga de la estructura de la reunión para que funcione efectivamente y el resultado sea una alta calidad en la toma de decisiones.

Mientras los participantes de la reunión se enfocan en el contenido, el facilitador se enfoca en el proceso del grupo, en asegurar que los participantes se escuchen, dialoguen abiertamente y lleguen a conclusiones que todos los asistentes puedan respaldar.

Un facilitador planifica la reunión, establece los mecanismos de comunicación y asegura una experiencia valiosa y positiva para todos. Se encarga de la logística y de proveer los formatos y métodos apropiados para el tipo de reunión que se llevará a cabo.

¿Cómo sacar provecho del rol del facilitador en tu próxima reunión? 

• Antes de tu próxima reunión clave nombra de entre los participantes (o externo al grupo si así lo necesitas) a la persona que será el facilitador de la reunión.
• Al comienzo de la reunión el facilitador da a conocer su rol, recuerda a los participantes el objetivo de la reunión y revisa la agenda para identificar algún cambio que sea necesario.
• Todos los participantes, incluyendo el de más alta jerarquía en la reunión deben estar de acuerdo en otorgar al facilitador la autoridad para dirigir la reunión, otorgar la palabra, guiar la discusión y llevar control del tiempo.

Asegura que el tiempo invertido por tu equipo se utilice efectivamente y utiliza el rol de un facilitador en tu siguiente reunión estratégica. Estoy seguro que después de comenzar a aprovecharlo de la manera correcta, la frase de “otra reunión que no sirvió para nada” será cosa del pasado.

Si quieres aprender sobre sobre cómo ser un buen facilitador y cómo puedes aportar un gran valor a tu organización y equipo de trabajo este mes tenemos varios talleres que te pueden ser de mucho interés. Revisa nuestros calendarios (información más abajo).

Artículo originalmente publicado el 6 de Octubre de 2017 en Kunlaboro® - El Blog de la Colaboración. http://www.kunlaboro.lat/index.php/blog-kunlaboro/rol-facilitador/145