GUIA DEL PROCESO DE SELECCION

¿Si tuviéramos que definir como tendría que ser y lo que tendría que durar el proceso de selección ideal, lo tendríamos claro?

Si yo tuviera que escoger que valoraría más en un proceso de selección destacaría 2 cosas: que el proceso fuera acertado con la persona escogida y que fuera en el menor tiempo posible.

Está claro que hay muchas más cosas dentro de un proceso tipo, pero ¿cuántas veces se equivocan las empresas y/o consultoras en la elección de los candidatos?

O una cosa terrible para los candidatos ¿Cuántas veces los procesos de selección se hacen eternos?

Y ese precisamente es el clásico de los clásicos que me sigue llegando de distintos procesos de selección en marcha. El candidato al cabo de una, dos, tres semanas sigue sin noticias de absolutamente nadie, parece como si la entrevista realizada con la empresa fuera un sueño lejano, y lo peor es que incluso el candidato después de ese tiempo pregunta al reclutador si hay alguna novedad y no recibe respuesta alguna… ¿Alguien no entiende que es absolutamente fundamental la comunicación con un candidato que ha dedicado su esfuerzo y tiempo en realizar una o varias entrevistas? Ya ni comento que es una falta de profesionalidad el no contestar…

Hace poco llegaba a mis oídos otro proceder incorrecto en el que habían llamado a un candidat@ para secretari@ de dirección y, lo primero que le comunicaron por email fue: tienes que venir a hacer un test. No hubo ni llamada previa para filtrar si el candidat@ era válido o realmente estaba interesado. ¿Qué crees que pensó el candidat@? No puede ser que no se haga un filtro primero con el candidat@, eso en primer lugar, y luego con la tecnología que tenemos deberíamos poder agilizar telemáticamente cualquier tipo de evaluación con el candidato.

Otro clásico recurrente que me ha llegado hoy nuevamente es cuando la empresa requiere o piensa que necesita un perfil senior, pero eso si, con las condiciones salariales de entrada en la organización, es decir de las más bajas. No se entiende a veces como gente que es capaz de dirigir una empresa y tomar decisiones difíciles no es capaz de entender la relación justa o de mercado que tiene que haber entre perfil deseado y perfil adecuado en función de lo que se esta dispuesto a pagar salarialmente por la posición.

Otro mal ejemplo que me llegó hace poco, en una empresa de más de 8000 empleados, la persona responsable de RRHH con un equipo a su cargo de no sé cuantas personas va y se compromete a dar feedback al día siguiente de la entrevista, cosa que es fantástica y se agradece, eso sí, se agradece si la cumples… ¿Cómo es posible comprometerse a hacer una llamada y después no la hagas? ¿Qué crees que pensará el candidato de esta persona y de la empresa? A veces no hace falta entrar en una empresa para sentirse un simple número, ¿Verdad?

En definitiva la mala praxis sigue existiendo y hay muchas cosas que se podrían mejorar así que definamos cuáles serían los factores tipo de un buen proceso de selección.

⚓ ⚓ ⚓ ⚓ ⚓ ⚓ FASE IN (INTERNA) ⚓ ⚓ ⚓ ⚓ ⚓ ⚓

-         Valoración interna de candidatos.

Antes de empezar a buscar fuera siempre es recomendable mirar hacia nuestra organización por si hubiera la posibilidad de promocionar a alguien, o alguien interesado realmente y capaz.

Esto, para mi, es obligatoria y además sano. ¿Cuántas veces recorremos antes a talento externo antes de escuchar a nuestra gente y sus inquietudes? Debemos ver esto como una oportunidad para hacer crecer a nuestra gente, darles nuevas oportunidades y motivaciones. A pesar de que tendremos que seguir cubriendo una posición que probablemente está funcionando bien, tendremos un empleado feliz y motivado cosa absolutamente necesaria para el buen funcionamiento de cualquier empresa.

Recientemente me llegó una mala praxis relacionada con esto y es que el proceso de captación de talento externo había empezado ya con las entrevistas y luego la empresa decidió parar y valorar a un candidato interno. Estamos hablando de una empresa muy potente en el sector asegurador, de las que te puedes FIAtcR. ¿Cómo creéis que se sintieron los candidatos que ya habían avanzado con sus entrevistas al enterarse? ¿Qué frustración e impotencia verdad? ¿Incluso la consultora que hizo la selección de l@s candidat@s como se sentirían habiendo perdido su valioso tiempo y esfuerzo?

Una vez mirado hacia nuestros empleados si no tenemos a nadie interesado y/o que encaje, avanzamos con el talento externo.

-         Contratación o no de una empresa externa para la realización de la búsqueda del candidato.

Este es un punto importante al principio y la empresa debe ser consciente de sus limitaciones. A veces parece caro pagar 1500, 2000 o 3000 eur para que alguien te busque al candidato ideal, pero mucho más caro es pasarse un año buscando a alguien, desgastando y perdiendo horas de trabajo de no se cuanta gente de la propia empresa.

Si no estamos preparados, ni tenemos experiencia, ni a veces tiempo suficiente, lo mejor es delegar todo el trabajo sucio a alguien experto en eso y solo dedicar el esfuerzo de nuestra empresa a hacer las entrevistas finales.

En el caso que la empresa decida hacerlo ella todo, si cabe será aun más importante tener claras todas las fases del proceso y estar más que preparados. Todo lo que se haga de forma improvisada y con prisas, podemos estar seguros que acabará saliendo mal.

⚓ ⚓ ⚓ ⚓ FASE PD (PREPARACION Y DEFINICIONES) ⚓ ⚓ ⚓ ⚓

-         Definición del puesto de trabajo.

En esta fase es muy importante describir no solo lo que teóricamente debe realizar la posición, si no contrastar de verdad con la empresa cual es la realidad de lo que va a hacer esa persona. Lo mejor es poder realmente explicar cómo es el día a día real de la posición para afinar mucho más en la selección del candidato. Por poner un ejemplo muy reciente que me comentaron hace poco: Se buscaba una administrativa polivalente para hacer de todo, eso era la teoría, la realidad era que la persona debía pasarse todo el día revisando Excel y haciendo de analista. ¿Cómo créeis que le sentó al candidat@ en medio de la entrevista con el dueño cuando le explicó la realidad del puesto teniendo en cuenta lo que le había explicado el consultor?

-         Definición del tipo de persona o perfil que creemos encajaría.

En este punto es muy importante que la empresa nos explique muy bien sus intríngulis. Es necesario saber como son los compañeros con los que se va a trabajar. Tanto los de arriba, como los de los lados o los de abajo. Cuando ya tenemos claro el entorno debemos saber que tipo de persona escogería la empresa y luego cotejarla con la que escogería la empresa que lleva el proceso (Consult@r). Entre una y otra versión debería estar el perfil de persona o candidato a seleccionar.

-         Fijación del Salario para la posición.

Para la correcta proposición de salario debemos conocer bien que está pagando la empresa en esas mismas posiciones, como mínimo para estar en línea y evitar desvíos que puedan causar futuros desequilibrios internos.

El salario debe ser acorde con la realidad del puesto y la expectativa que genera esa posición. Lo de pagar poco y obtener mucho no funciona.

Es recomendable tener una horquilla de negociación para facilitar la negociación en ambos sentidos.

No debemos esconder el salario o horquilla salarial, de hecho debería ser obligatorio conocerse ya en la propia descripción de la oferta. Eso es un muy buen filtro de candidatos potencialmente interesantes.

El salario debe ser acorde al mercado y a poder ser consensuado entre empresa contratante y empresa que realiza la selección. ¿Cuántas veces se piden perfiles extraordinarios con salarios de convenio? El talento se paga, todo lo demás es rotación, problemas y costes añadidos para la empresa.

Está muy bien ofrecer todo tipo de beneficios adicionales al salario: jacuzzi en la oficina, fruta para desayunar, café gratis, una de ping pong, piruletas de colores, etc Pero que no se nos olvide que nada de esto sustituye el salario, ni tan siquiera se contempla la opción de renunciar a una parte del salario esperado por ningún tipo de beneficio que ofrezca una empresa. Cualquier tipo de beneficio que se desea ofrecer debe servir para reforzar la oferta y atraer talento a partir de un salario acorde a la realidad del mercado y de lo que realmente se espera de la persona que se está buscando.

-         Expectativas de la persona en su posición.

Debemos concretar la realidad de lo que se espera de esa persona. Muchas veces no solo se trata de que sepa hacer lo que se pide, si no que, debemos tener en consideración esas cosas intangibles que van a existir en el día a día (tolerancia a la presión, empatía, soportar situaciones estresantes, etc). Es importante saber todos los matices intrínsecos de la posición porque los candidatos de hoy no son los mismos de hace 15-20 años, las generaciones cambian, al igual que las maneras de pensar o hacer.

El saber que espera la empresa por parte del candidato seleccionado muchas veces nos orientará de si otros aspectos como el salario o la propia definición del puesto son acordes entre si. No puedes esperar que una persona nueva con un salario mínimo sea capaz por ejemplo de pulverizar todos los récords de ventas en la empresa o que tenga el nivel más alto de implicación, ¿Verdad?

En función de la posición entraríamos también a definir la expectativa vía objetivos exigidos. Sobre todo en algunas áreas como puede ser ventas.

-         Establecer una duración máxima del proceso incluyendo acordar el timming de las entrevistas y todas las pruebas que fueran necesarias.

Muy importante definir de antemano que queremos que dure el proceso o, tener claro cuando queremos incorporar al candidato. Y que esas dos cosas estén bien ajustadas para que puedan ser posibles ambas. Definir bien esto de entrada nos da un horizonte temporal el cual podemos comunicar a los candidatos, cosa fundamental para que estén tranquilos y debidamente informados. ¿Cuántas veces los procesos son extremadamente largos? ¿O ni tan siquiera tenemos claro cuando incorporaremos a alguien en la empresa? Esto no puede pasar, todo debe estar perfectamente definido para el buen funcionamiento de la búsqueda y sobre todo para profesionalizar el proceso.

Con ese horizonte temporal definido podemos perfectamente definir y acordar el tiempo de preselección, filtros e incluso ya definir el calendario de entrevistas necesarias para el proceso. De hecho, hacer esto es muy importante porque cuando estamos en la fase de entrevistas con la empresa y, las hacen ciertos altos cargos… ¿Cuántas veces nos encontramos con sus agendas llenas y eso nos retrasa el proceso? Para esto nos sirve una buena definición de antemano del calendario. Podremos incluso reservar huecos en las agendas de este tipo de altos cargos. Y por supuesto también nos facilita poder comunicar de antemano y, con suficiente tiempo a los candidatos que vayan avanzando. Además, que todo se pueda planificar mucho mejor y de forma más coordinada. Para ambas partes (empresa y candidatos) es mejor, y eso seguramente se notará en la calidad del resultado de las entrevistas.

Lo mismo ocurrirá en la planificación de todo tipo de pruebas que fueran necesarias hacer (test de personalidad, pruebas específicas, etc). Si todo está planificado podemos informar de lo que hay que hacer y cuando lo deberíamos tener acabado.

-         Establecer de antemano un flujo de comunicación de feedback entre empresa/entrevistadores y candidatos.

¿Qué importante es tener feedback verdad? Pues aunque lo sea en muchísimas ocasiones no se produce, sobre todo de la empresa o consultora hacia el candidato. Evidentemente también ocurre en ocasiones que el candidato no actúa correctamente. En cualquier caso la empresa y/o consultora siempre deben ser profesionales y están obligados a dar feedback al candidato.

Por eso es muy importante que en cada fase tengamos comunicación entre empresa y consultora para ir hablando y dando feedback correctamente a los candidatos, tanto a los descartados como a los que avanzan.

Si podemos acordar y definir como comunicarnos entre las partes de antemano, mucho mejor (vía telf., email, etc.).

-         Definir tipo de entrevistas a realizar.

¿Cuántas veces hemos hecho entrevistas en las que el entrevistador no tenía ni idea de lo que preguntar? ¿O no seguía un orden lógico? ¿O se iba de un lado para otro sin sentido alguno? ¿O de que solo se dedicaba a preguntar sin explicar nada al candidato como si fuera un interrogatorio? O incluso recientemente me explicaban como un entrevistador que tenía un alto cargo realizaba una entrevista y lo hacía sin ganas, de mala leche, rozando la mala educación… ¿Qué pensaría el candidato?

Pues si, sobre todo si no eres especialista en hacer entrevistas lo mejor es que se acuerde previamente que tipo de entrevista debemos realizar. Si tenemos a una consultora haciendo la selección debería podernos ayudar en eso y, acordar o definir que debemos preguntar, y que esquema deberíamos seguir.

Lo que está claro es que debemos saber que tipo de entrevista queremos hacer y que nos gustaría obtener. Sin eso bien definido, estaremos perdiendo el tiempo.

Las entrevistas finales deben estar bien preparadas, sobre todo porque las hace la empresa que es la que tiene la última palabra. Si se confía en la empresa intermediaria (consultora), probablemente no hará falta dedicarse a detectar si el candidat@ esta preparada para el puesto (ya se habrá filtrado antes adecuadamente) y, en cambio, podremos centrarnos más quizás en la parte humana y de encaje real en la organización.

 En definitiva, tengamos presente establecer que tipo de entrevista necesitamos para cada fase. Y si necesitamos ayuda, sobre todo la empresa, la debemos pedir para poder prepararla adecuadamente.

⚓ ⚓ ⚓ ⚓ ⚓ ⚓ FASE ACCION ⚓ ⚓ ⚓ ⚓ ⚓ ⚓

-         Publicación de la oferta.

Con todo definido solo nos queda publicar adecuadamente la oferta laboral usando los mejores canales y/o plataformas.

Una buena publicación nos garantizará suficiente masa crítica de candidat@s para obtener una buena preselección.

La empresa consultora podrá ayudarnos en eso o incluso harán ellos directamente este trabajo.

También podría ser que la empresa opte por no publicar la oferta y que se proceda a una búsqueda más por referenciados directos. En casos así el horizonte temporal será distinto seguramente y, tendremos menos candidatos para evaluar.

-         Preselección de candidatos, filtro inicial y revisión huella digital.

Antes de empezar a evaluar CV’s debemos tener claro que parámetros, o que factores, consideramos clave para el puesto. Los usaremos como filtros principales para descartar opciones. Esto sobre todo en la primera selección nos ahorrará mucho tiempo.

Con los factores clave definidos obtendremos la primera selección de CV’s que deberemos analizar ya con más detalle y, determinar con cuáles nos quedamos para la primera selección de potenciales candidatos.

Con la primera selección ya podemos activar el primer filtro directo, suele ser vía telefónica. Con la primera conversación nos centraremos en confirmar el interés real por la vacante y, la confirmación del encaje con los parámetros generales y requisitos de la posición.

Ya tendremos los primeros candidatos potenciales seleccionados. Ahora nos tocará revisar su huella digital, redes sociales. Si no observamos nada fuera de lo normal podrán seguir en el proceso. En caso de detectar algo a nuestro juicio grave o, fuera de lugar, tendríamos que acabar descartando el candidato.

Con eso finalizado ya podremos proceder a la comunicación a los candidatos de cómo sigue el proceso.

-         Pruebas en caso necesario y, análisis de referencias.

En caso de necesitar pruebas específicas para la posición deberemos buscar la mejor metodología para la máxima comodidad y, agilidad para todas las partes. Mejor poco, pero de calidad que, mucha cantidad y poca calidad en las pruebas.

Debemos pedir algunas referencias al candidato para comprobar que lo que nos cuenta cuadra con la realidad. No obstante, en posiciones básicas o en perfiles con poca trayectoria laboral podríamos no necesitar contrastar.

-         Entrevistas.

Ya habíamos comentado que las entrevistas deben estar previamente preparadas para poder sernos de utilidad y, sacar todas las conclusiones que necesitamos para una buena toma de decisión.

Sobre todo recordar a quien haga las entrevistas, incluidos altos cargos, que cuando se tiene una entrevista debemos centrarnos en ella e intentar no despistarnos con interrupciones, llamadas, etc. Si se producen estas interrupciones puede acabar perjudicando la calidad de la entrevista. ¿Qué creéis que sucede cuando estás con alguien en una reunión o entrevista y no paran de interrumpirlo o se deja interrumpir continuamente? Para los que lo suelen hacer o permitir, que sepáis que vuestro interlocutor (el candidat@) deja de ser importante, es más pasa a ser, una cosa secundaria, sin importancia, una cosa desechable… ¿ Te gustaría sentirte así ?

Importante después de cada entrevista hacer un buen resumen de los puntos a favor principales y, las cosas negativas que hayamos pedido detectar si es que las hay. Esto nos ayudará a recordar bien al candidato unas semanas después si el proceso de selección es largo. Es importante hacerlo porque muchas cosas se nos olvidan esa misma semana y eso nos perjudicaría en la calidad de la toma de decisión.

Del mismo modo es importante trasladarle feedback de ese resumen al consultor y, si ya lo tenemos claro de que pasa a la siguiente fase también indicarle eso. La comunicación debe fluir con agilidad para el bien de todas las partes.

Este proceso se repetirá las veces que hagan falta según el proceso y el nº de interlocutores con los que se debe realizar entrevistas.

⚓ ⚓ ⚓ ⚓ ⚓ ⚓ FASE CIERRE ⚓ ⚓ ⚓ ⚓ ⚓ ⚓

-         Decisión final, comunicación al candidato seleccionado.

Con todas las entrevistas hechas de los candidatos finales podremos ya tomar la difícil decisión de decidirnos por una persona que será la elegida para la posición.

Una vez lo tengamos claro deberemos comunicar, vía telefónica normalmente, al candidato la buena noticia para él. Que no deja de ser un mero trámite pero que a su vez es importante porque el candidato debe aceptar y será el momento también que le tendremos que comunicar las condiciones de contratación que se incluyen, entre ellas evidentemente el Salario y, todas las cosas que se pudieran añadir (se le ofrece coche, teléfono, portátil, Info de las vacaciones, el horario laboral, etc).

-         Aceptación o no por parte del candidato.

Una vez el candidato tiene ya toda la información solo quedará que nos de el si quiero para concretarle todo.

Si la proposición fuera rechazada, pasaremos a contemplar las demás opciones participantes del proceso. Si tenemos entre los finalistas hay opciones, hablaremos con la empresa para volver a iniciar la fase de comunicación al candidato. De no tener opciones, no nos quedará más remedio que volver a empezar el proceso inicial de búsqueda.

-         Comunicación formal de la oferta laboral al candidato.

Con la confirmación de aceptación por parte del candidato ya podemos comunicarle formalmente la proposición. Normalmente un documento firmado por la propia empresa contratante con todos los detalles de lo que se ha ofrecido y, fecha de inicio pactada previamente con el candidato.

De igual forma también se esperará una respuesta por escrito del propio candidato confirmando su fecha de incorporación y aceptación de la propuesta.

-         Feedback a candidatos no seleccionados.

Con todo atado y el proceso ya finalizado procederemos a la comunicación con todos los demás candidatos participantes del proceso final.

Es una obviedad, el agradecimiento por su participación en el proceso, por eso yo recomiendo dar un feedback real del porque no ha sido el candidato seleccionado finalmente. Casi nunca se suelen mojar las consultoras, ni las empresas, en explicar el motivo pero, yo creo que todos agradecemos saber la verdad, nos duela o no, porque nos ayudará a mejorar en futuras ocasiones. Así que os animo a dar un feedback siempre real y, con detalles concretos de la no elección. Recordad que no tiene porque ser algo negativo sobre la persona no seleccionada, si no que puede ser algo positivo que tenía el otro candidato escogido ( tenía más experiencia en tal cosa, un nivel mucho más alto de X, su mejor trayectoria en el sector ha sido determinante, etc).

¿Y tú como haces el proceso de selección? ¿Añadirías algo más?

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