Habilitando Equipos Efectivos de Trabajo

Iniciando el 2016 con mucho optimismo para dejar en claro detalles finos de la habilidad gerencial “Trabajo en Equipo”. Hoy les describiré el grado de efectividad que se logra cuando logramos sinergizar a grupos de colaboradores en la consecución de tareas, proyectos, etc.
En las organizaciones regularmente escuchamos de la importancia de trabajar en equipo, pero pocos nos detenemos a analizar con profundidad dicho concepto. La mayoría de nosotros interpretamos esto como el reunirnos para trabajar sobre un mismo tema o tarea, la realidad es que esto tiene mucho más fondo.
Antes de iniciar a describir las premisas de trabajar en equipo me gustaría el darles la definición de este concepto:

Trabajo en equipo: Capacidad para dirigir su propio esfuerzo y el de su equipo en torno a las metas estratégicas de la organización. Contempla la destreza para guiar a cada uno de los integrantes en función de las oportunidades aprovechando las aptitudes de cada quién.

Como podemos observar la meta es poder conjuntar las habilidades o aptitudes de cada uno de los integrantes hacia un fin común. Esto último nos dará la oportunidad de poder describir un término que describe lo anterior “Sinergia” y que no es más que sumar acciones individuales, con la diferencia que el resultado excede una suma algebraica normal. (1+1 = 3).

Con la claridad de estos 2 conceptos me atrevo a describirles el cómo integrar el talento de un grupo de colaboradores para obtener resultados fantásticos:

Algo importante es entender que no todo proyecto o tarea debe ser enfrentada en equipo, pero ¿que no sería lo mejor poder hacer todo en equipo, donde la participación nos daría una operación algebraica mayor? La respuesta es “No”, los principios de efectividad establece que hay situaciones que deben ser resueltas por el Líder en particular, de lo contrario los colaboradores sienten que invaden un proceso que no les corresponde y que esa situación no necesita de su participación, por el contrario, su participación entorpece la obtención del resultado. (baja efectividad).

Pero, cuando la situación sí requiere de la actuación conjunta de un grupo de personas, entonces deberíamos respetar lo siguiente:

• Entender la problemática: Para entender el problema hay que recopilar información, ordenarla y analizarla y así tener un diagnostico que nos ayudará a detectar el perfil de las personas que deberán integrar el equipo.
• Seleccionar a integrantes idóneos: No cualquier colaborador puede integrar un equipo, esto no es cuestión de ganas o querer trabajar juntos. El tema es de capacidad o habilidades que el individuo debe ser capaz de accionar, además de un poder de adaptación al grupo y así poder obtener resultados que cumplan o superen las expectativas. El sentido de diversidad es medular.
• Disponibilidad de los Participantes: Podrás tener a los participantes idóneos, pero ¿qué hay de su disponibilidad a participar? Hay colaboradores que pueden estar pasando por momentos difíciles o de carga laboral suficiente como para tomar más responsabilidades o más aún no tiene ganas de participar.
• Venda el Proyecto o Tarea: Apóyese de un buen proceso de comunicación y de soportes adicionales para lograr vender el proyecto y cubrir las expectativas de los participantes. Haga su mejor esfuerzo, no tome la participación como algo obligatorio.
• Claridad de Roles: Ya seleccionados y teniendo la aceptación de los participantes, entonces asigne un rol especifico a cada integrante, donde se describa detalladamente sus responsabilidades y nivel de coordinación con los demás. Aquí es importante reunir al equipo y dejar claro la visión compartida que debe prevalecer siempre.
• Establezca reglas para el manejo de conflictos: Es muy probable que durante la realización del proyecto surjan conflictos como consecuencia de la interacción, entonces recomiendo diseñar una serie de reglas (el mismo equipo le puede ayudar) donde se deje en claro un código ante ciertas situaciones. En estos momentos es cuando la habilidad gerencial del Líder toma valor.
• Deje claro los resultados esperados o entregables: Desde el inicio los integrantes del equipo deben conocer en detalle sobre lo que tendrán que focalizarse, el camino a seguir y el nivel de resultados que deben obtener. (entregables)
• Elabore un Cronograma de actividades y Participación: Defina claramente bloques de tareas que den orden a las participaciones y optimicen las intervenciones. Este cronograma tiene como fin administrar la energía del equipo para evitar desgastes. Además, le ayudara a balancear las cargas de trabajo de los participantes.
• Asignación de recursos: Garantice los recursos necesarios desde el inicio hasta el fin del proyecto. Es muy desmotivante el arrancar actividades y después de un tiempo explicarle al equipo de la necesidad de parar y ver como todo se va a la basura. Si no cuenta con el 100% de los recursos, entonces explique al equipo de los riesgos de que esto suceda y las posibles alternativas que tendrán en su momento.

Durante el proyecto el Líder tendrá que mediar conflictos, no dejar que el equipo pierda el foco y ánimo, será indispensable ir reconociendo metas intermedias para mantener al equipo entusiasta y optimista.
Como pudimos observar, el integrar un equipo no es tan solo reunir a un grupo de personas que tengan muchas ganas de trabajar juntas. La posibilidad de tener un proceso efectivo incrementa al seguir las premisas que le describí con anterioridad.
Es crucial realizar un diagnóstico y de éste desprender las habilidades, disponibilidad, roles, reglas y hasta el número de participantes.
Recuerde, antes de emprender acciones, analice si el proyecto se resuelve de manera individual o realmente se necesita de un esfuerzo conjunto.
Espero que estas definiciones les haya brindado la oportunidad de construir habilidades que se traduzcan en actuaciones más efectivas en el futuro.
Nos vemos la siguiente semana para abordar otro interesante tema de negocios.

Cualquier duda o comentario estaré con la mejor disposición de recibirlo y poderles dar respuesta. Recuerden que estoy a sus órdenes en mi página Web y/o redes sociales.

Gracias por su atención y pasen una excelente semana.

Pablo Gerardo Zayas Blanco
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