Haz mejores tus reuniones con Juntas de Pie SCRUM

Una de las practicas que hace que el desarrollo de nuevos productos en las empresas tecnológicas sea más rápido y eficiente es administración Ágil de Proyectos y una de las herramientas dentro de esta metodología que puede desplegarse a otras industrias es la Reunión SCRUM. La reunión scrum, también conocida como el stand-up diario, es una reunión de 15 minutos que hace que los equipos sean más productivos y eficientes.

El hecho de que las reuniones Stand-Up son llevadas a cabo de diferentes maneras, las hace sumamente flexibles para aplicarlas a las necesidades específicas de cada industria.

Aquí les muestro algunos consejos y trucos para que sus reuniones SCRUM sean eficientes y efectivas.

1.   ¡Manténgase de Pie¡

Puede parecer un truco barato, puede parecer un capricho o puede parecer una formalidad: pero no lo es. Mantenerse de pie es el principio fundamental de la reunión scrum. Reduce las distracciones y te mantiene al equipo concentrado.

¿Necesita una solución fácil para eliminar la tentación de sentarse? Organice la reunión en una sala sin sillas o mantenga todas las sillas a los lados de la sala. Obligar a alguien a desviarse para acercar una silla es una excelente manera de mantener en pie a su equipo.

2 La agenda de 3 preguntas

La reunión scrum, en un entorno de desarrollo ágil, hace que cada miembro del equipo responda tres preguntas simples :

i)                   ¿Qué lograste desde la última reunión?

ii)                  ¿En qué estás trabajando hasta la próxima reunión?

iii)                ¿Qué se interpone en tu camino o te impide hacer tu trabajo?

Esto le dice al equipo exactamente qué se está haciendo y qué necesita mejorar. Enumerar cualquier problema o problemas que pueda tener es crucial, para que su equipo sepa se le va a ayudar. Y los pequeños problemas siempre deben abordarse para que no se conviertan en grandes problemas.

Nota: La respuesta a la primera pregunta solo debe ser cort. Se debe dedicar mucho más tiempo a hablar sobre las tareas actuales y los problemas que puede enfrentar.

3 Tener a la vista la herramienta de administración de proyectos

Esta puede ser un tablero Kanban, PDCA o Fast Response físico, o una versión en software de los mismos proyectado en una pantalla.: es importante que el equipo vea lo que se está terminando y lo que está tardando más de lo esperado. Esto es especialmente útil para los equipos que pasan demasiado tiempo respondiendo la pregunta clave nunero 1.

Además, hacer que todos tengan el habito de revisar la herramienta de administración de proyectos justo antes de la reunión da como resultado un gran impulso de eficiencia.

4 Es un esfuerzo colaborativo

Uno de los errores más comunes de la reunión de scrum es convertirlo en una conversación Uno-a-Uno con el líder de la reunión. Esto anula por completo el propósito de la reunión de pie y debe evitarse a toda costa. Este es un tiempo valioso que debe tratarse como un esfuerzo de colaboración para todo el equipo.

Una buena manera de mantener eficientes las reuniones de scrum es establecer una regla simple:

Todo lo que diga debe ser valioso para todos en la sala. Las conversaciones individuales pueden ocurrir en cualquier momento del día, aparte de la reunión de pie.

5 Planifique la reunión en torno a su equipo

Entendemos que en el mundo real es imposible cumplir con un horario estricto, pero es importante desarrollar algún tipo de rutina para sus reuniones de pie. Sin una rutina, estas se postergarán y las reuniones nunca sucederán

Ya sea que la tenga todos los días o todas las semanas, la consistencia es clave. Si su equipo llega temprano a la oficina todos los días, celebre sus reuniones a primera hora de la mañana para no interrumpir el valioso tiempo de trabajo. Si los miembros del equipo tienen diferentes horarios de entrada o tienen otros compromisos por la mañana. Realice los stand-ups en la tarde.

La reunión scrum se trata menos de reglas estrictas y más de maximizar la productividad. Convertir el stand diario o semanal en una rutina regular que se adapte al horario único de su equipo ayuda a garantizar que las reuniones scrum sean una herramienta efectiva para su equipo de desarrollo.

4 malos hábitos que descarrilan las reuniones de scrum.

1. Esperar al equipo

Siempre comience su reunión a la hora establecida. Quienes se lo pierdan o lleguen tarde se sentirán culpables y se esforzarán más por llegar al siguiente.

2. Presentación de nuevas ideas

La reunión scrum no es una reunión de planeación. La introducción de nuevos temas desviará la atención de responder a su estricta agenda de 3 preguntas.

3. Dejar que la gente divague

Lo entendemos: pedirle a la gente que deje de hablar puede ser incómodo. En general, siguiendo la regla, "todo lo que diga debería ser valioso para todos en la sala" ayudara a que haya menos desviaciones. Si eso no es suficiente, otra solución simple es establecer un límite de tiempo estricto para cada participante.

4. Descuidar la comunicación del equipo a favor del stand up.

La reunión scrum no debe ser el único medio de comunicación del equipo. Es fácil esperar a la próxima reunión para plantear un problema, pero esto solo retrasa a su equipo y extiende la reunión de pie.