Home Office la oficina en casa

Estaba leyendo, un artículo de una presentación de un reseller en el mercado argentino, que daba como consigna que el trabajar desde casa es para el futuro -osea tener nuestra oficina en nuestra casa- pero yo diría, que ya es un tema actual y de hace muchos años ya. Como siempre muchos subestiman a los clientes y su adaptación a las tecnologías.

Si bien hay muchos que siguen usando versiones distintas de Windows u otros sistemas operativos ya hace mucho que se implementó el trabajo desde casa. Muchos de mis clientes, empiezan su día laboral desde su casa, lo siguen en el medio de transporte desde su smartphone y lo continúan en la empresa. Eso es una realidad.

Pero hay otros, que por razones de presupuesto han fragmentado su negocio y distribuido sus recursos vía internet, como asi también los empleados establecerlos remotamente desde sus casas. Esto lo pueden hacer gracias a la implementación de soluciones en la nube (o Cloud como se le llama en inglés) y diferentes plataformas como las que da Microsoft con Office 365 o también la competencia con Google Cloud Plataform. Aunque mencionare la primera, la última tambien es útil.

Para mí entender, Microsoft

con la solución Office 365 Business, es la herramienta ideal a modo laboral de implementación,

para trabajar remotamente. El no tener que depender de un solo lugar, con todos

los empleados concentrados en una sola oficina es óptimo y con ello, no gastar más

para tener un negocio, sea cual fuere este. Por ejemplo, ahora es más fácil

tener una pequeña oficina comercial a modo de lugar de reunión con algunos

clientes que todavía le gusta el cara a cara y tener una reunión, pero esto último

tambien queda obsoleto dado que podemos hacerlo vía Skype u otro medio de video

llamada.

Con Skype para empresas podemos hacer video llamadas de equipo si tenemos que generar una reunión de grupo de trabajo. Microsoft con su suite de Office 365 para empresas, nos da un montón de herramientas que nos ayudan a tener nuestra empresa conectada sin que esta, este en un lugar físico en sí. Internet es el lugar. Y la forma de reunir o armar la empresa, es usar la nube. Una página web bien diagramada, es nuestra plataforma de negocio para que el cliente nos vea y nos conozca. Con un buen equipo de marketing, es la forma de cómo podemos vendernos. Hasta el call center, puede estar remoto via software u hardware usando una vpn y puede estar en la casa de uno de nuestros empleados. Osea, cada área de la empresa puede estar distribuida vía internet y esto abaratar costos y tiempos de respuestas. No es lo mismo que nuestro personal se traslade desde su casa hasta la oficina que la oficina este en la casa.

El dilema del

tiempo

Trabajar desde

casa es cómodo, pero para lograrlo hay que tener ciertas pautas a seguir. Lo

mejor es hacer un concilio con la familia, dado que por el hecho de que alguien

trabaje por internet desde casa no quiere decir que esta para hacer “otras

cosas en su casa”. En ese horario, está trabajando y la familia o la pareja

debe de entender que esta ahí por razones de simplificar los tiempos y aun asi

esta dedicándose a trabajar, pese a que está en la casa.

¿Cómo lograrlo?

Lo ideal sería tener una habitación o un espacio dedicado para tal fin, con buena iluminación y ventilación asi como todos los periféricos necesarios para trabajar. No hay que dejar nada al azar cuando uno quiere trabajar desde su casa. Tienen que tener la computadora en condiciones, el sistema operativo tiene que ser mínimo el actual. Tener una buena multifunción, una buena cámara web. Si es una notebook tenerla en condiciones, para que nuestra experiencia laboral sea la adecuada y la conexión a internet siempre al día, un mínimo de 10 megas es lo ideal. Para los contratiempos de cortes de luz, podríamos tener una UPS y una conexión de wifi al celular como modem de datos para no perder el día. Si tenemos una notebook podríamos irnos del lugar y buscar un bar con conexión a internet o hacer lo mismo que comente al principio, para suplir el problema momentáneo.

Rentabilidad de la oficina en casa

Para los tiempos de crisis, una empresa distribuida por internet ayuda mucho. Podemos con ello, abaratar costos de infraestructura y tiempos. Pero el hecho de que los empleados no estén en el mismo lugar que esta el CEO o dueño de la empresa, esto no quiere decir que no tienen los mismos derechos laborales, que tendrían estando dentro de un edificio laboral. Al contrario, una buena diagramación requiere poner en claro las reglas o pautas laborales, el tiempo que el empleado remoto usará para cada tarea asignada. Generar un contrato de trabajo, pese a que no este en el mismo lugar físico que el empleador, ayudará a que no haya malentendidos. Se pueden pautar normas laborales en el contrato, los tiempos que dedicará y que actividad realizará, como asi también sus ingresos. Si el empleado es de medio tiempo o a tiempo completo, es lo mismo. Un contrato es lo ideal para -como mencione antes- no tener problemas. También, podemos optar por tener empleados freelancers. Estos son más baratos, dado que se les puede pagar por determinado trabajo y no se requieren contratos a largo plazo. Si se puede hacer, es un contrato de confidencialidad, si asi lo estipula la empresa.

Abaratar los costos de IT

Un departamento IT, o de helpdesk, puede ser costoso. Tener empleados dedicados para tal fín y tener todo el parque informático, servidores, upeses, sistemas de backups, computadoras, notebooks e impresoras de red, es un gasto cuantioso de dinero y recursos para una empresa. Pero con la implementación del home office, eso no pasa. Por ejemplo, con Office 365 para empresas nuestros servidores de correo y datos estan mantenidos por Microsoft mismo. Tampoco necesitamos un departamento IT. Lo que puede hacer el empleador o empresario, es contratar un servicio externo que supla esta necesidad y con ello bajar los costos aún más.

Como hemos visto, esto del home office es algo actual no del futuro. Nos puede servir para tener una empresa de bajo costo, con altas prestaciones. ¿Como diagramarla?, dependerá de la empresa de soporte técnico o la consultora IT que se contrate. Pero no es un imposible, si es que ya no la tiene. Lo importante es que, en tiempos de crisis, es la solución más rentable.