Implementando nuestro Kanban: STATIK

STATIK (Systems Thinking Approach To Implementing Kanban), propone un método para la implementación de un sistema Kanban, basado en un Enfoque de Pensamiento Sistémico, de forma sencilla y progresiva, aplicando los principios y las prácticas ágiles.

STATIK consta de los siguientes pasos:

0.    Identificar los servicios y tipos de trabajo que realiza el equipo. ¿Qué hacemos?

1.    Especificar el propósito y objetivo de cada servicio y trabajo para el cliente. ¿Quién es nuestro cliente y qué hacemos para prestar un servicio adecuado al propósito del cliente?

2.    Entender las fuentes de insatisfacción, internas y externas, del sistema actual. Serán fáciles de identificar siempre y cuando haya transparencia. ¿Qué necesitamos mejorar?

3.    Analizar la demanda. ¿De dónde llegan las peticiones? ¿Cuál es su volumen y frecuencia? ¿Qué áreas transversales están involucradas en la prestación del servicio?

4.    Analizar la capacidad del equipo. ¿Cuánto trabajo somos capaces de abordar en un período determinado? ¿Cuál es nuestra tasa de entrega?

5.    Modelar el flujo de trabajo. ¿Cuál es nuestro flujo de valor de principio a fin (End to End)?

6.    Descubrir las clases de servicio dentro del sistema y acordar políticas explicitas que guíen el comportamiento de todos los miembros del equipo. ¿Qué tan diferente es el flujo de trabajo de una clase de servicio en relación con otra? ¿Qué acordamos para facilitar la gestión y entrega de valor con excelencia técnica?

7.    Diseñar el Sistema Kanban, con filtros y tableros, que faciliten la visualización y análisis del flujo de valor de cada clase de servicio. ¿Qué tipo de tableros y filtros necesitamos para implementar el sistema Kanban? Este primer tablero se irá adaptando a las necesidades del equipo.

8.    Socializar el sistema y el diseño de tableros y filtros. Acordar la logística de implementación y configuración de filtros y tableros en Jira Software, considerando las dependencias con otras áreas. ¿Cómo involucramos a las áreas transversales en la ejecución del flujo de valor? ¿Cómo nos hacemos cargo de las dependencias?

Implementar reuniones de seguimiento:

1.    Reunión Diaria (Kanban Meeting) que sirve para saber en qué estamos trabajando, qué tenemos por terminar y qué para hacer hoy antes de iniciar trabajo nuevo. Reunión diaria de 15 minutos.

2.    Reunión de Planificación (Replenishment Meeting) en la que se selecciona trabajo para empezar en los próximos días. De esta manera todos los integrantes del equipo tendrán priorizado el trabajo para esa semana. Reunión semanal entre 45 y 9 minutos.

3.    Reunión de Retrospectiva (Retrospective Meeting) donde el equipo reflexiona sobre cómo ha realizado el trabajo, qué debe fortalecer y mantener, qué debe mejorar y priorizar cómo hacerlo. Aplicadas las acciones de mejora, mide el impacto en su proceso. Reunión mensual entre 45 y 90 minutos.

Nota: Estos tiempos son referenciales, el equipo, de acuerdo con su tamaño y a la naturaleza de los servicios que presta, acuerda cómo y cuándo inspeccionar y adaptar su trabajo.