Indicadores de gestión de mantenimiento industrial. Cómo un software GMAO puede ayudarnos en su monitorización

La medición del rendimiento es uno de los factores claves dentro del sistema de gestión de cualquier organización. En el ámbito de la gestión del mantenimiento, garantizar que las actividades de mantenimiento planificadas y ejecutadas hayan dado los resultados esperados es una cuestión crucial. Esto se puede facilitar mediante el uso efectivo de Indicadores Clave de Rendimiento (KPI) rigurosamente definidos que puedan medir aspectos importantes durante todo el proceso de mantenimiento.

Los KPI se pueden definir como un conjunto de métricas que reflejan el rendimiento de todas las operaciones, como la eficiencia, la disponibilidad o la mantenibilidad. Para los profesionales del sector del mantenimiento industrial, establecer, comparar y monitorear estos KPI a través de una solución moderna de Software de Gestión De Mantenimiento Asistido por Ordenador (GMAO) puede suponer la diferencia entre cumplir los objetivos establecidos por la organización o quedarse en el intento.

El uso de KPI como camino hacia la mejora continua

Los indicadores clave de rendimiento (KPI) son críticos para la gestión de las operaciones de mantenimiento y la mejora continua. A través de la medición y monitorización continua de estos indicadores, podremos identificar y cuantificar diferentes aspectos relacionados con todas las fases que intervienen en proceso, lo que permite extraer conclusiones y a través de estas dirigir los esfuerzos de mejora continua.

Sin embargo, gran cantidad de empresas están insatisfechas con sus sistemas de medición del rendimiento y esto provoca que no establezcan apenas decisiones y cambios motivados por las conclusiones que extraen de sus indicadores KPI.

Beneficios del uso de KPIs en mantenimiento

El beneficio principal de la identificación y monitorización de los correctos indicadores para nuestra empresa es que podremos identificar cuanto antes áreas de bajo rendimiento y poder adoptar cambios e implementar estrategias para poder revertir la situación y conseguir los objetivos que han sido marcados.

Por ejemplo, supongamos que existe una metodología estándar para planificar órdenes de trabajo que no son críticas (la máquina aun funciona, pero el operador quiere poder verificar un posible fallo antes del próximo ciclo de mantenimiento programado). Un KPI adecuado para esta situación sería que el 80% de estas órdenes de trabajo no críticas deberían completarse en los 5 días posteriores a la identificación del posible problema. Entonces, si en la revisión mensual de objetivos vemos que solo el 55% de estas órdenes de trabajo se completaron en ese periodo de tiempo, sabremos que debemos adoptar medidas correctivas.

El seguimiento de estos datos produce la apertura de líneas de mejora que pueden desembocar en innumerables beneficios como:

·       Una reducción de costes

·       Una reducción de tasa de fallos y averías

·       Una reducción del tiempo de inactividad de los empleados

·       Una ejecución del trabajo más efectiva

3 agrupaciones de indicadores KPI en mantenimiento

Podríamos dividir los principales indicadores KPI del sector del mantenimiento industrial en 3 agrupaciones:

1. Indicadores relacionados con los activos

Se entiende por activo cualquier máquina, elemento o instalación susceptible a tareas de mantenimiento. Hay una gran cantidad de indicadores que pueden ayudarnos a conocer cual es el estado, rendimiento o tratamiento que se le está dando a un determinado activo.

Destaca la importancia de estos dos indicadores relacionados con los activos:

·       MTBF – “Mid time before failure”. Permite conocer la tasa de fiabilidad, es decir, la frecuencia con la que suceden averías sobre ese activo.

·       MTTR – “Mid time to repair”. Permite conocer la tasa de mantenibilidad, es decir, el tiempo medio que se emplea en corregir una avería sobre ese activo.

2. Indicadores relacionados con la gestión de las órdenes de trabajo

Su importancia es crucial, debido a que las conclusiones que podamos extraer de ellos nos permitirán establecer las líneas para realizar una planificación y ejecución del trabajo más efectiva.

Algunos ejemplos serían:

·       Órdenes de trabajo correctivas finalizadas el último mes.

·       Órdenes de trabajo pendientes de vencimiento en la última semana.

·       Tiempo medio de ejecución de una orden de trabajo

3. Indicadores relacionados con el personal de mantenimiento

Si el conocimiento del estado de las órdenes de trabajo era crucial para la planificación, conocer el estado y disponibilidad de nuestros técnicos no es menos importante. Para ello, podemos hacer uso de dos tipos de indicadores relacionados con el personal:

·       Indicadores relacionados con su rendimiento: por ejemplo, el número medio de órdenes de trabajo cerradas por técnico al día.

·       Indicadores relacionados con su disponibilidad: por ejemplo, técnicos sin órdenes de trabajo asignadas o técnicos con sobrecarga.

La importancia de contar con un software de gestión del mantenimiento (GMAO) para la monitorización de nuestros KPIs

El primer paso para establecer criterios de mejora es la elaboración y extracción de los indicadores que mejor se adaptan a nuestra compañía. Para ello, habrá que analizar con detenimiento que factores influyen de manera más directa en los procesos de mantenimiento de nuestra compañía.

Una vez identificados los indicadores KPI que más valor van a poder aportar a nuestra compañía, habrá que definir de que manera van a monitorearse, ya que si no se actualizan no van a aportarnos información real en el momento de su evaluación. Es usual ver como muchas personas están acostumbradas a sus hojas de Excel con anotaciones, pero ¿Se analiza posteriormente toda esa información recopilada? Desgraciadamente, luego no se cuenta con el tiempo necesario para poder ordenar, clasificar y analizar toda esta información. Por tanto, ¿Para que sirve recopilar toda esa cantidad de información si no va a poder ser utilizada para poder optimizar todo nuestro sistema de mantenimiento?

Contar con un Software de Gestión del Mantenimiento (GMAO) nos va a permitir disponer de mucho más tiempo para poder analizar la información, debido a que ya no será necesario ordenar, clasificar o incluso realizar anotaciones. Este sistema nos va a permitir contrastar datos y disponer de ellos en tiempo real, actualizando todos los indicadores KPI automáticamente y poniéndolos a nuestra disposición en cualquier momento de forma clara, ordenada y visual.

Finalmente, una vez establecidos nuestros indicadores KPI y contando con una herramienta que nos permita monitorizarlos y analizarlos de manera efectiva, tendremos que identificar las señales del proceso que incidan directamente en ellos para luego poder modificar estas señales en la dirección que produzcan mayores mejoras en nuestros indicadores.