Infractores del Tiempo

En la segunda fase de esta propuesta llamada DEAL de Tim Ferriss llegamos a la fase de ELIMINACIÓN, basados en los principios analizados anteriormente debemos tomar en consideración lo siguiente:

Nunca llegues a tu oficina o frente a tu computadora sin una lista clara de tareas y prioridades por atacar, por recomendación no deberías de realizar más de dos tareas críticas cada día, asegúrate de que dentro de estas tareas se encuentren aquellas que realmente agregan valor y te permiten conseguir el máximo de los resultados. Activa recordatorios en tu Outlook o correo electrónico de tu preferencia que te pregunten ¿Estoy inventando tareas para evitar hacer realmente lo importante? Esto te ayudará a priorizar tu atención y tiempo en lo que si merece la pena.

No te conviertas en Multitask, aunque a principio parezca que eres una persona altamente productiva, lo cierto es que logras menores resultados, puesto que tus esfuerzos y recursos se dispersan proporcionalmente en lugar de ir saliendo una a una de las tareas, desde las más hasta las menos importantes.

Cuando hagas tu lista de tareas recuerda tener presente la Ley de Parkinson y basado en este principio no le des fechas muy largas al cumplimiento de estas, en este caso, menos es mejor.

Cultivando la dieta baja en información.

A menudo consumimos cantidades gigantes de información a lo largo del día que realmente no agregan valor, dispersan nuestra atención y desgastan nuestra energía, a continuación, Ferriss nos da algunos tips a considerar para ponernos a dieta:

Notificaciones de Email: algo importante es que desactives los sonidos, alertas, mensajes en tu escritorio cada vez que llega en correo electrónico, esto evitará desviar tu atención cada vez que estás concentrado en una tarea importante, puedes quitar esta opción que por lo general está predefinida en tu correo desde la configuración. Lo realmente importante de esto es que cada vez que te desconcentras de un tema que requiere atención, puedes demorar hasta 45 minutos en volver recuperar tu enfoque, evita estas interrupciones.

Elimínate como Bottleneck: Este es uno de los principales problemas de un Management 1.0 el típico jefe que nada se aprueba si la decisión no pasa por sus manos, aprende a eliminarte de la ecuación y delega responsabilidades en el resto del equipo, además está comprobado que el coeficiente intelectual de las personas se duplica cuando le asignas más responsabilidades y le haces saber que confías en ellas. Las personas son inteligentes, dales la oportunidad de demostrarlo.

 Noticias: Evita el consumo de noticias y redes sociales a primera hora del día, el 95% de ellas son negativas, y generalmente están fuera de tu control, por lo que consumirlas no te hará un gran beneficio, en caso de que realmente requieras leerlas procura que no sea a primera hora del día y dedica un espacio de no más de 20 minutos para actualizarte en algún tema en particular que sea de tu interés.

Evita los Infractores del Tiempo: En esta parte debemos prestar especial atención a tres grandes ladrones o infractores del tiempo, te los comparto a continuación:

1.     Todas aquellas cosas que puedes ignorar con poca o ninguna consecuencia, pero que te hacen que pierdas tiempo. Esto se refiere a limitar acceso a todas estas actividades que son triviales, pero que te desenfocan de tu objetivo, te daré una lista breve para comprender mejor el ejemplo:

 a.     Revisa tus correos únicamente dos veces al día, no al despertar, ni cada hora, se sugiere una revisión de tu bandeja de entrada a las 11:00 a.m. y a las 04:00 p.m. en estas horas habrás acumulado una buena cantidad de correos y respuestas de emails enviados con anterioridad, si existe alguna urgencia, pide que se comuniquen contigo vía telefónica, aquí hago una acotación respecto al inadecuado uso de la palabra “¡Urgente!” que por cierto está mal empleada y es como un tumor que debemos extirpar de la mente de nuestros compañeros de trabajo.

b.    Aprende a dominar el arte de rechazar y evitar reuniones: Este tema me resulta familiar, el otro día me encontraba con uno de mis pares que generalmente mantiene su agenda a tope y conseguirlo para una acción en específico resulta casi imposible, esta persona me preguntó:

 —“David, tú siempre tienes agenda abierta ¿Cómo le haces para tener siempre tiempo disponible?”

—Le respondí: De hecho, trato de no comprometer mi agenda en no más del 20% de mi jornada diaria, odio las reuniones y por eso sólo tengo espacio para 1 o 2 al día como máximo (El Daily Meeting con mi equipo de trabajo no cuenta como una de ellas). Si cultivas esta máxima en tu vida laboral, te aseguro que te irá bien y la gente en definitiva respetará esta decisión.

c.     Las reuniones deben de realizarse únicamente para resolver un problema ya definido y no para definirlo.

d.    Si te invitan a una reunión, asegúrate que existe un correo electrónico previo con la información y objetivo de esta.

e.     Aprende a decir “No” por mucho que cueste es algo que deberás aprender a cultivar, si accedes a todas las solicitudes que te realicen terminarás desgastando tu día entregando reportes e informes a todos los miembros de la compañía que pidan tu ayuda.

 En esta parte deberás entrenar fuertemente a tu equipo de trabajo para que eviten en la medida de lo posible las reuniones constantes y sin sentido, deberás empoderar, delegar y confiar en sus capacidades, si tú no lo haces, entonces ¿Quién lo hará?

 2.     Tareas Repetitivas que deben de completarse pero interrumpen el trabajo importante de forma constante, imagina que realizas los pagos de tus facturas 5 veces a la semana, y para hacer esto demoras unos 15 minutos por acción, esto significa que inviertes unos 75 minutos a la semana a realizar esta tarea, pero si decides consolidar la acción en un solo día, esta actividad podría reducirse fácilmente a unos 20 minutos, en un día específico de la semana, esto se conoce como Procesamiento por Batchs o Lotes, si consolidas actividades repetitivas en lugar de trabajarlas individualmente ganarás muchísimo tiempo, si mi esposa lee este artículo, “aplica para las visitas al supermercado”.

 3.     Fallas al delegar, uno de los infractores del tiempo más común en nuestros ambientes laborales y de las que muchas personas, líderes y gerentes padecen, resulta que durante la jornada diaria y de forma constante entra personal a tu oficina para solicitar autorización, firmas de documentos, consultas, peticiones etc, y estas interrupciones consumen una gran cantidad de tiempo de tu jornada diaria, si recibes 15 visitas al día en tu oficina y cada una demora entre 5 y 10 minutos en ser atendida, habrás perdido un tercio de tu día resolviendo problemas que pudieron haberse solucionado delegando tareas a tu personal de confianza, de hecho la gente es más inteligente y responsable de lo que parece, dale la oportunidad de demostrártelo y empodéralos.

 Evita en la medida de lo posible los infractores del tiempo y empieza a eliminar tareas que no agregan valor, aumenta tu productividad y pronto empezarás a cosechar un estilo de trabajo agradable, menos estresante y disfrutando de los beneficios de ser productivo.

Hasta aquí con el análisis del día de hoy, continuaremos mañana con otro post relacionado al diseño del nuevo estilo de vida que nos propone Tim Ferriss.

 Déjame saber tus comentarios y si te parece interesante esta metodología 15-15 no dudes en compartir el contenido que día a día estaremos generando en esta red.