Innovación tecnológica en el sector eventos, sin dejar de lado los “clásicos”

En los últimos años, la industria de los eventos ha experimentado una transformación radical impulsada por las innovaciones tecnológicas. Aunque desde SOMOS Experiences hemos sido testigos y partícipes de este cambio, promoviendo constantemente la innovación, queremos hacer un alto en el camino para echar la vista atrás y apreciar cómo las herramientas tecnológicas que ya damos por asumidas y no les prestamos quizás tanta atención, siguen siendo muy importantes en cualquier fase del evento y han favorecido la evolución y profesionalización de la industria del marketing experiencial. Hablamos de esos ya “clásicos tecnológicos” que son esenciales en cualquier evento.

Si tradicionalmente el envío de invitaciones era un proceso laborioso y limitado en cuanto a personalización y seguimiento, con la llegada de la digitalización, las invitaciones han dado un enorme salto cualitativo. Los envíos digitales permiten una mayor flexibilidad y creatividad, con diseños dinámicos e interactivos, pudiendo integrar contenido multimedia, a través del cual generar expectativas y comenzar a sumergir al invitado en el imaginario de nuestro evento.

El día del evento, la tecnología también ha revolucionado uno de los aspectos más críticos: el acceso. Los tradicionales listados de invitados y el chequeo manual de nombres y documentación han quedado atrás. Ahora, los sistemas de acceso digital, basados en códigos QR, wallets o NFT, entre otros, no solo agilizan la entrada al venue, sino que también mejoran significativamente la experiencia del asistente. Estos métodos permiten un control de acceso rápido y seguro, reduciendo las colas, facilitando la logística y obteniendo métricas en real time sobre las personas que han accedido a nuestro acto.

Una vez dentro del evento, la manera en que se informa y asiste a los participantes ha sido otro de los aspectos que se han visto profundamente favorecidos por la digitalización. Aunque el rol de los azafatos sigue siendo esencial para no perder el factor humano, la tecnología ha añadido una gran cantidad de posibilidades, permitiendo, por ejemplo, disponer de asistentes virtuales basados en inteligencia artificial que permiten al usuario, a través de un simple clic, resolver cualquier duda relacionada con el evento.

Las aplicaciones móviles diseñadas específicamente para eventos se sitúan también como herramientas habituales e indispensables. Por un lado, cumplen con una función informativa, albergando contenido relevante sobre nuestro acto: agenda, ponentes, localizaciones, alojamientos, traslados, normas, documentación… y, por otro lado, fomentan la conexión entre asistentes (networking), así como posibilitan la participación en dinámicas interactivas: encuestas, concursos…

Por último, si hay un avance que no podemos pasar por alto en la industria es la irrupción de la inteligencia artificial. Una de las grandes tendencias del año pasado, ha revolucionado el sector de eventos en todas sus fases y de múltiples maneras. Desde los ya mencionados asistentes virtuales, fundamentales para proporcionar respuestas inmediatas tanto en el propio evento como incluso en el proceso de inscripción, hasta todas las experiencias que se pueden generar en el directo utilizando como base la inteligencia artificial: avatares, creación de imágenes y textos personalizados, caricaturas, networking inteligente, sistemas de recomendación…

En SOMOS Experiences creemos firmemente que la innovación es el motor que impulsa la evolución. La rápida adaptación a nuevas herramientas tecnológicas ha sido clave para mantenernos a la vanguardia, y continuaremos abrazando todas las nuevas herramientas que nos permitan crear experiencias innovadoras y diferenciales. Ahora bien, siempre manteniendo un hueco para esos “clásicos tecnológicos” que tan bien funcionan.

Rubén López Martín , Project Manager Senior en SOMOS Experiences