¿ Cómo llevar su evento presencial al entorno Digital ?

Resumen: Debido a la nueva normalidad los eventos virtuales han llegado para ser parte de nuestro diario vivir. Hay que estar claro de las implicaciones, las diferencias y las oportunidades para sacar el máximo valor. En mi experiencia haciendo grandes eventos hay diferencias significativas por el cual pienso hay que convertir esto en una ventaja competitiva.

Esta pandemia no está mostrando que la adaptabilidad es fundamental para el éxito. Sin tiempo para prepararse con antelación, los dueños de negocios de todo el mundo repentinamente han tenido que apartarse de las estrategias probadas y comprobadas para optar por lo desconocido.

A la hora de convertir un evento presencial en uno virtual, lo primero que hay que saber es que no todo sucederá de manera perfecta y planeada. Habrá cosas que su evento virtual no podrá simular de un evento físico.

Fases o etapas para el evento: Identifique las oportunidades de interacción de todo su cliclo de vida del evento.

Creación del evento. Haga un bosquejo la estructura de su evento y responda lo siguiente: ¿De qué trata su evento? ¿Quiénes son sus ponentes y por qué deben ser escuchados? ¿Cómo va a transmitir esta información a su público? ¿Cuáles son sus requerimientos técnicos para realizar este evento? Esto le permitirá para poder comenzar a hacer arreglos y crear contenido.

• Contenido promocional. Identifique el valor, lo interesante e incluya las cosas divertidas que habrá para comunicarle a la gente de su evento. Publique en medios sociales para promover el registro, emails promocionales a su base de datos (y no olvide programar correos de confirmación, de seguimiento, a los que no abrieron sus mensajes, recordatorios antes del evento, etc.), landing pages del evento, mini trailers del evento que usted puede apalancar en medios sociales, entre otros.
• Considere los siguientes Tips: -- promueva los días martes (22% de los registros se producen los martes); -- promueva por las mañanas (la mayoría de los registros se hacen entre las 8-11 de la mañana); -- promueva su evento con 4-6 semanas de antelación; -- email sigue siendo la mejor forma de obtener registros para los eventos en línea; -- no olvide promover su evento en su sitio web (de preferencia una landing page con formulario de registro); y -- forme alianza con otra compañía (quizá una afín a sus oradores) para incrementar el púbico de su evento tanto como sea posible.
• Personalice su evento. Para los eventos en línea, utilice herramientas de conferencias como GoToWebinar, o bien, Zoom. Estos productos le permiten crear páginas de registro para su evento en línea, que puede personalizar con su marca. Haga que los llamados a la acción (CTA) sobresalgan; y asegúrese de optimizar su página de registro para dispositivos móviles.

Tips: Sitios como Canva o Bannersnack pueden ayudar a crear imágenes y banners atractivos. Y para vídeos con calidad profesional con Promo.com haciéndolo uno mismo.

Durante su evento. Considere las oportunidades de interacción. ¿Cómo asegurar la interacción con su público durante la sesión para mantener su interés?

• Use Webcams. La gente quiere sabe e interactuar con gente. No permita que todo sea PowerPoint, evite que sea aburrido o monótono. Hay que estar preparados para compartir sus cámaras con el público.
• Incluya preguntas a intervalos preestablecidos. Defina esto con antelación y practique la transición de evento a preguntas. No olvide a Benjamín Franklin: “Si fallas en la preparación, te preparas para fallar”.
• Use encuestas. prepararlas con antelación pensando en las preguntas que usted quiere hacerle a su público.
• Rompa el hielo con preguntas divertidas y de conexión cotidiana. Use preguntas para captar información como: ¿de qué manera han cambiado sus actividades durante la pandemia?
• Use preguntas para planear el futuro como: ¿en qué temas quiere que enfoquemos nuestros eventos en el futuro? ¿Qué tema quiere conocer más a fondo?
• Establezca un tiempo y practique lo que hará mientras se lleva a cabo la encuesta Prepárese para comentarios sobre las respuestas más importantes.
• Use vídeos. Usados correctamente, son maravillosos para darse un descanso breve durante un evento y atraer a su público aún más. ¡no deje de aprovecharlos!

Hay diferentes formas de crear salas de exhibición virtual o interacción entre los participantes para el Networking, usando chats/mensajería. También áreas o secciones para crear trivias, juegos de conocimiento, rompecabezas, retos que desafíen al participante a involucrarse y pasar un buen rato mientras se aprende. Diseñe cuanto de esto debe haber dependiendo de la duración de su evento virtual.

Después de su evento en línea

¡Espere un momento! Considere las oportunidades de interacción continúan también después de su evento.

• Saque partido a la grabación de su evento. No olvide agregar la grabación a su correo de seguimiento al evento. Comparta su grabación también en su landing page posterior al evento. Asegúrese de recolectar datos de email de las personas que ven su grabación porque representan más leads potenciales

Tips: No olvide personalizar el email para quienes asistieron y no asistieron al evento. Los mensajes deben ser diferentes en cada caso.

Haga un análisis postevento. Siempre resulta fundamental hacer una recapitulación y revisión del evento para determinar lo que funcionó y lo que no. Los análisis de su tablero en GoToWebinar o Zoom le indicarán cuántas personas asistieron, cuánto tiempo permanecieron, qué preguntas hicieron y mucha más información. Tómese el tiempo para revisar lo que funcionó y lo que hay que mejorar para la siguiente ocasión << Lecciones Aprehendidas >>.

Tips: Use las preguntas del público en su evento para darle seguimiento a sus visitantes y posiblemente crear más eventos y contenido para el futuro.

Use su grabación para generar contenido que perdure. Una vez concluido su evento deberá extraer tanto contenido relevante de su grabación como sea posible.

• Además de compartirlo con su base de datos, usted puede usar el vídeo para: crear publicaciones en su blog que resuman el evento.
• Cada expositor puede aportar contenido a su blog, o a su propio sitio web; generar un ebooks que resalte las enseñanzas fundamentales; generar vídeos cortos; convertir su evento web en una serie de lecciones para compartir; convertir citas, estadísticas y mensajes clave en publicaciones para sus medios sociales y compartir.

En conclusión: planifique su evento como profesional...

A final de cuentas, sea en persona o virtualmente, su evento tiene que aportar valor a su público. Investigar y encontrar temas que hagan eco entre su público será la clave que conduzca a un contenido promocional excelente y a un evento en línea emocionante.

Con un buen tema, un buen plan y una lista de consejos de los que ya hemos pasado por esto no hay duda de que su próximo evento en línea ¡será arrollador! ¡Buena suerte!