INTRODUCCIÓN a métricas e indicadores de Gestión del Cambio (I)

¿Por qué es importante medir el avance en los procesos de cambio?

¿Cómo empezamos a diseñar un Cuadro de Mando completo que nos permita evaluar el éxito de estos procesos y realizar los ajustes necesarios?

La gestión del cambio es un proceso fundamental en las organizaciones que buscan adaptarse y mantenerse competitivas en un entorno empresarial en constante evolución. 

En estos procesos, la medición del avance es esencial, pues nos permitirá evaluar el éxito de la implementación del cambio y realizar los ajustes, que siempre son necesarios, durante el mismo. En esta NewsLetter introductoria, exploraremos la importancia de medir la gestión del cambio proporcionaremos una primeras palancas de medición, que desarrollaremos en siguientes entregas.

Para poner de manifiesto la importancia que tiene medir el cambio, exponemos cuatro aspectos fundamentales:

UNO => medir los avances del proceso de cambio permitirán evaluar el éxito e identificar aquellas áreas/aspectos que necesitan refuerzo. El hecho de medir, obliga a establecer objetivos claros y a definir métricas específicas. Este mero ejercicio, promueve la generación de un espacio reservado a tratar estos aspectos y dirige los esfuerzos del cambio, además, permite que los líderes puedan analizar si el cambio se está implementando de manera efectiva y si se están logrando los resultados deseados.

DOS => la medición ayuda a identificar problemas en la implementación del cambio. Si se mide regularmente el progreso del cambio y se encuentran problemas, los líderes de la organización pueden tomar medidas para solucionarlos. Por ejemplo, si la tasa de adopción del cambio es baja, se pueden identificar las razones por las que los empleados no lo están adoptando y se pueden implementar soluciones para motivar y apoyar a los empleados en la adopción del cambio. Sin duda, debemos recordar que, detectar problemas no sirve de nada si no se cuenta con un plan de acción para solventarlos. De ahí que este bloque de medición deba contemplar también un apartado específico de planes de acción.

TRES => la medición ayuda a garantizar que se estén utilizando eficazmente los recursos y a justificar los gastos asociados con el cambio. Si se están utilizando recursos, tiempo y dinero para implementar el cambio, es importante medir y evaluar el impacto de estos recursos. Si se encuentra que los recursos no se están utilizando de manera efectiva, se pueden hacer ajustes para mejorar el rendimiento.

CUATRO => la medición ayuda a asegurar la transparencia y la responsabilidad en el proceso de cambio. Al medir y compartir los indicadores con las personas y equipos impactados, los líderes pueden demostrar su compromiso con el cambio y su disposición a ser responsables del éxito o fracaso del mismo. Aspecto que resulta fundamental en estos procesos.

"Como vemos, la medición es una parte fundamental de la gestión del cambio.

Los indicadores deben ayudar a:

• Evaluar el éxito del cambio,
• identificar problemas en la implementación,
• garantizar la eficacia en el uso de los recursos, y
• asegurar la transparencia y la responsabilidad en el proceso de cambio."

Con el propósito de aportar valor en los proyectos que desarrollamos en ECM Studio con nuestros clientes, mantenemos un esfuerzo continuado en diseñar indicadores clave que permitan disponer de una información realista y veraz, y que soporte todos los aspectos que hemos mencionado.

En esta primera News Letter, queremos compartir nuestro enfoque y una primera recopilación de los indicadores base que utilizamos en nuestros proyectos de gestión del cambio:

1. Indicadores de Desempeño del Patrocinio, centrados en asegurar el compromiso y apoyo de los líderes de la organización.
2. Indicadores de Desempeño de Personas y Equipos, fundamentales para analizar el grado de avance en la adopción del cambio en todos los niveles de la organización.
3. Indicadores específicos del Proceso de Cambio, dirigidos a evaluar la eficacia de los procesos de cambio. En este sentido, se trata de medir el progreso y el éxito de la implementación del cambio y pueden ayudar a identificar áreas que necesitan mejoras. En este bloque cobraría especial importancia las acciones relacionadas con la Comunicación y el Aprendizaje.
4. Indicadores transversales de medición del cambio en el tiempo. Basados en encuestas transversales y periódicas, este tipo de indicadores se focalizan en "dar voz" - obteniendo "FeedBack" - a las personas que se ven impactadas directamente por el cambio y que son parte fundamental en la construcción del mismo. Primer paso para generar participación y compromiso en personas y equipos.
5. Indicadores de resultados habilitadores. En este caso analizamos en qué medida las “rutinas de gestión” vinculadas a ciertos procesos o procedimientos se han modificado en el sentido deseado (en qué medida se materializa la diferente forma de hacer las cosas).
6. Indicadores de resultados finales - "alineación" con la estrategia. Se trata de explicar en qué medida los cambios intermedios (o habilitadores) realmente contribuyen a los objetivos estratégicos o indicadores habituales de negocio de cualquier tipo, a raíz de los cambios acometidos.

"Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre."

Lord Kelvin