Inventarios

Los inventarios son activos de la empresa que le permiten generar utilidades, producto de su transformación y/o comercialización.

Que tipos de inventario tenemos? Son 3 los principales tipos de inventario:

- Materia prima: Son todos los elementos necesarios para fabricar un producto.

- Mercadería: Son todos los productos terminados que están listos para ser vendidos.

- Insumos: Son todos los materiales necesarios para poder fabricar y/o vender los productos, por ejemplo, material de empaque, cintas, strech film, etc.

Vamos a enfocarnos en la mercadería, revisando las cosas más importantes que debemos tener claras en nuestras empresas:

1) Datos Maestros: Es la identificación del producto, cada registro debe ser único y debe contener varios campos importantes:

- Código: Valor único que identifica al producto. Si cambia de versión, debe tener otro código.

- Descripción: Este campo parece fácil, pero debe haber una política de nomenclatura detrás, para que todos los nombres de productos tengan la misma estructura y sean fáciles de distinguir unos de otros. Esta descripción es la que va impresa en los documentos y reportes y por lo general no es mayor de 40 caracteres.

- Unidad de medida: es importante que cada sku tenga registradas las unidades en las que se comercializan y almacenan, por ejemplo: litros, kilos, caja, unidad.

- Conteo: cantidad de unidades sueltas que están contenidas en el cartón, master pack o polisaco.

- Dimensiones: Largo, ancho, alto, metros cúbicos que ocupa el producto, esta data sirve al momento de cargar el camión y para definir el tipo de ubicación física que requiere en el almacén.

- Peso: en kilogramos, esta data sirve al momento de cargar el camión. Esta medida y la anterior se aplican tanto para la unida suelta como para el cartón o polisaco.

- Estado: Es importante que se definan los estados por los que puede atravesar un código (creación, activo, bloqueado, descontinuado, inactivo, etc)

- Datos de agrupación: Esta parte es quizás una de las más importantes, ya que permitirá realizar todo tipo de reportes, análisis estadístico y proyecciones. Son tantos campos como sean necesarios para poder agrupar los códigos de diferentes formas, como por ejemplo: familia, categoría, marca, presentación, tier. Ejemplo, si maneja varias marcas y presentaciones de shampoo, podríamos querer evaluar el performance del tamaño de 125ml, sin importar la marca, para determinar si se lanza o cambia la presentación.

2) Unidad de registro: Es vital para el buen funcionamiento de la empresa que los inventarios estén registrados en la unidad de venta y todos los skus deben estar registrados de la misma forma. Para un productor la unidad podría ser la caja completa, mientras que para un distribuidor, ese mismo producto se podría registrar en unidades. Por ejemplo: Aspirina, el productor puede vender el cartón por 50 cajillas de 5 unidades cada una (digamos que vende 10 cartones), el distribuidor podría tener el mismo sku registrado en cajillas de 5 unidades cada una (los 10 cartones, se convierten en 500 cajillas) y el punto de venta al público podría tener registradas las unidades (las 500 cajillas se convertiría en 2,500 unidades).

3) Almacenamiento: Cada producto debe ir en la ubicación ideal dentro del almacén. Esta ubicación se determina en base a la rotación, tamaño, apilabilidad y requerimientos ambientales específicos de cada sku. Si aplica, deben tener en cuenta también el manejo de lotes, para aplicar las estrategias de rotación: FEFO, FIFO, LEFO, LIFO, etc

4) Nivel de inventario: Mantener un inventario en los niveles correctos puede significar el éxito o quiebra de una empresa. Recordemos que el inventario es capital inmovilizado, si tienes mucho, pierdes liquidez, si tienes poco, pierdes ventas. Se suele medir el inventario en cantidad de unidades por SKU o cantidad de dinero, pero esos conceptos no son muy útiles hoy en día. Imaginemos que tenemos 1000 unidades del producto A, 1000 del producto B y 1000 del producto C. Si vendemos 2000 unidades del producto A, significa que nos quedaremos cortos y perderemos venta. Si vendemos 10 unidades del producto B, significa que el capital estará estancado por mucho tiempo, corriendo el riesgo de que se dañe o expire. Si vendemos 700 unidades del producto C significa que tenemos un nivel correcto que nos permite reaccionar ante un pico, no perder venta y rotar el capital.

Entonces, si es tan complicado, como mido los inventarios? La mejor opción es medir en días de inventario. Que son los días de inventario? Es el cociente de dividir el inventario disponible entre el promedio de ventas diarias (ambos en la misma unidad de medida, por eso es importante el punto 2). El promedio de ventas diarias se calcula de acuerdo a lo que decida la empresa, podría ser las ventas totales de los últimos 3 meses divididas entre los días de venta efectiva. Es importante que el cálculo de los días de venta sea homologado en todas las áreas, para que el resultado sea estándar. Generalmente se calculan dos tipos de días de inventario: el logístico, que se mide en unidades y el financiero, que se mide en costo.

Cuál es el nivel ideal de días de venta en inventario? El ideal es cero, pero eso es casi imposible de lograr. El nivel ideal depende del negocio de la empresa, de las ventas, de los picos, del tiempo de entrega el proveedor, del nivel de servicio del proveedor, del tiempo de preparación de pedidos y del tiempo de entrega al cliente. Todas estas variables influyen para calcular el nivel ideal para la empresa y para cada sku.

5) Nivel de servicio: Es importante medir el nivel de servicio del proveedor, ya que es una variable fundamental para calcular los días de inventario que debemos mantener. Cada proveedor debe ser evaluado de acuerdo a lo que es importante para la empresa. Unas variable generales son: Cuanto tiempo de demora en atenderme? Atendió la orden de compra completa? Llego a tiempo? Tiene los documentos en regla? El personal que realiza la entrega es el ideal? Qué porcentaje de su negocio represento? Qué porcentaje de mi negocio representa?  Sus productos tienen estacionalidad? Los productos entregados son de la calidad solicitada? Cuantos rechazos ha tenido?

En base a esos criterios podemos decidir cuántos días de inventario necesitamos almacenar.

6) Picos de inventario: En muchas empresas es usual tener picos de inventario durante el año y deben estar preparadas para almacenarlos. Por ejemplo: Nuevos lanzamientos, compras para llegar a la cuota y ganar un descuento, compras por cierre del proveedor, compras para tener inventario barato ante una subida de precios, llegada de uno o mas contenedores, etc. En fin, hay muchos motivos para tener picos de inventario y si no se tiene la capacidad, es muy costoso implementarla al último momento.

7) Merma: Toda operación debe asumir un porcentaje de merma o pérdida, la cual debe estar reflejada en el presupuesto. El producto que sufre manipulación está sujeto a daños propios de la operación. La merma se puede reducir, pero no eliminar.

8) Auditoria: Finalmente, los inventarios deben auditarse periódicamente para verificar que lo que dice el sistema es lo que hay físicamente. El hito más importante es el inventario general que se realiza una vez al año y que paraliza las operaciones de la empresa. Sin embargo, se pueden realizar conteos al azar o en base a los movimientos de los productos más importantes de manera más frecuente, incluso diaria.

Hay mucho más que aprender con respecto a los inventarios, pero creo haber tocado las partes más importantes de acuerdo a mi experiencia.