La aventura de romper los límites

Oportunidades y desafíos para sumar valor al departamento Legal con software de gestión

La reunión, digamos que fue hace unos meses.

Dialogamos con un joven y prometedor abogado de empresa que busca innovar su área, dentro de los límites que la propia organización le impone.

¿Qué se busca cuando se busca un software? ¿Alguna vez te lo preguntaste? ¿Qué estamos buscando cuando buscamos tecnología y cuando pensamos pagar por ella?

De la charla salieron cosas muy interesantes. Lo que más me llamó la atención fue que, si bien estaba presente el deseo de innovar a la vez estaban fuertemente marcados los límites de hasta dónde se pretendía llegar. En un punto ambos extremos se chocaban.

Mi propuesta, en este caso, fue atreverse a desafiar esos límites.

La foto que elegí como portada de este artículo, es de una película que todos conocemos: "Indiana Jones"; la premisa de hoy sería:

Vale la pena arriesgarse lo suficiente para lograr un objetivo, sin perder el sombrero en el intento.

Veamos.

Gestionar las oportunidades

Podemos desarrollar una lista bastante amplia de motivaciones, intereses, sentimientos, etc., que se fusionan en la toma de decisión a la hora de adquirir un bien tecnológico. Pero en este artículo, quisiera detenerme en un aspecto que, frecuentemente, NO es el primero en aparecer en la lista y que tiene que ver con otra pregunta ¿hasta dónde estamos dispuestos a cambiar? ¿Cuáles son los límites y posibilidades de arriesgar paradigmas?

En esta entrevista con nuestro potencial cliente, puede advertir que, si bien estaba presente la posibilidad de cambio de gestión, también se presentaban límites muy claros de hasta dónde se podía o pretendía llegar.

Entonces, no me quedó otra que hacer notar a los presentes que todo cambio tecnológico y de gestión tiene que “sumar valor”. Caso contrario es ilógico realizar un proyecto.

Incorporamos tecnología para sumar valor, para lograr alcanzar metas u objetivos que de otra forma no conseguiríamos.

En esto no hay diferencia con lo que de ordinario pretendemos en nuestro quehacer cotidiano.

De un software de gestión se espera lo mismo que de cualquier empleado: “que sume valor”.

Cuando no aportan valor al negocio, a la organización y a los mismos usuarios, no tiene sentido llevar adelante un proyecto. Por más que otras motivaciones sean ampliamente justificadas.

Hoy no tengo nada

Hoy no tengo nada (o algunas planillas de Excel, que para el caso es lo mismo), es la máxima que se suele escuchar. Así lo manifestó también nuestro abogado en esta reunión.

¿Cómo podemos ayudarle? Lo primero es comprender la necesidad.

Ser conscientes la necesidad es empezar por el buen camino. No crearnos, ni crear ilusiones. Si el diagnóstico es certero estaremos alineados con la realidad y la solución será efectiva.

Este es el principio fundamental para llegar a una correcta solución. Aspirar a enfoques que están más allá de las posibilidades fácticas del negocio generan frustración. El primer requisito para que un proyecto sea exitoso es que esté fundamentado en necesidades concretas y reales.

A partir de estas premisas, podemos desarrollar un camino con resultados exitosos en el corto plazo y pasar rápidamente del “no tengo nada” al “tengo lo que necesito”.

Pero en esta reunión, tuve la sensación de que los límites obstruían la oportunidad de mejora. Por tanto, animé a nuestro joven abogado, a ser más desafiante, a intentar franquear algunos supuestos límites con los que su propia organización, por su cultura, lo limitaban.

Tenemos el deber de sumar valor a un proceso, al usuario, mejorar nuestro día a día. Caso contrario, es mejor buscar otro camino.

 ¿Qué es concretamente, sumar valor?

Frente a esta pregunta, un economista puede dar una respuesta lo suficientemente cuantitativa que sintetice en modo perfecto una definición.

Por mi parte, prefiero hacer referencia a algunos aspectos que, en mi experiencia, concretice lo que he visto y palpado en nuestros proyectos.

Sumamos valor por ejemplo cuando logramos alcanzar alguno o varios de los siguientes aspectos:

1)     Mejorar la calidad de vida del usuario

El usuario, el que está gran parte de su día gestionando, tiene derecho a mejorar su día a día, lo que llamamos su calidad de vida. ¿Cómo se logra esto? No es difícil encontrar una respuesta. Lo podemos lograr, con una experiencia de uso confortable, simple, con la construcción de interfaces accesibles.

¿Cuántas horas pasamos frente a un monitor? ¿Podemos tener una experiencia más placentera, menos estresante? Seguro que sí.

Trabajemos para lograrlo y mejorar todos los días en esto.

2)     Comunicación

Un software de gestión es también un medio de comunicación. Por tanto, implementando soluciones integraremos una mejor manera de comunicarnos en el equipo y con los que están afuera; aquellos que reciben de lo que producimos o quienes nos alimentan de datos e información.

3)     Distribución del conocimiento

En la medida en que mejoramos nuestros protocolos de comunicación, surge como un fruto la distribución del conocimiento. Y esto nos hace más productivos, nos potencia, nos solidariza en la toma de decisiones, jerarquiza el trabajo, y lleva a evitar o minimizar los errores.

4)     Reportar beneficios a la organización

Todos estos beneficios, entonces podemos empezar a escalarlos en la compañía y como conclusión, toda la organización comienza a nutrirse de los frutos de la gestión. Por ejemplo, el área contable recibe las previsiones en forma automatizada, los contratos son solicitados por un único canal de acceso, etc.

5)     Mostrarse y venderse

Cuando mostramos lo que hacemos, cuando se transparenta nuestro aporte, el área legal entonces está haciendo visible su trabajo. ¿Por qué no decirlo? Nos mostramos y nos vendemos, Legales hace valer su aporte a la compañía. Esto para los abogados es muy importante.

El departamento Legal no es un centro de costos, es un sector que genera abundantes beneficios, pero muchas veces es necesario explicitarlos.

6)     Mayor delegación

La productividad está estrechamente vinculada a la capacidad de delegación. Contar con herramientas técnicas que nos permitan delegar sin correr riesgos, potencia nuestra actividad, nos permite hacer más cosas en el mismo tiempo y con igual efectividad.

7)     Control de los procesos

Podemos delegar porque tenemos el control de los procesos. Estos también pueden ser medidos, cuantificados. Por ejemplo ¿Cuánto tiempo transcurre entre etapas de un proceso? ¿Qué registros guardamos de la efectividad de las acciones? ¿Qué colaboradores realizan los cambios? ¿Qué parte de un proceso puede ser automatizada?

8)     Transparencia (ser auditables)

Dado que los procesos son “controlados” (es decir están bajo la previsibilidad), podemos ser auditados. La gestión goza de transparencia, la información está disponible para cualquier requerimiento de auditoria. Hoy la transparencia, las mejores prácticas, son un valor inmenso para las organizaciones.

9)     Información como activo

Todo esto hace que, no sólo la información, sino todo el departamento legal sea un verdadero activo para la empresa. Sus procesos, su conocimiento, sus productos, son de gran valor.

10)  Predecir y anticipar

Finalmente, se agrega valor cuando podemos predecir y anticipar. Cuando podemos leer el futuro, porque estamos gestionando con las formas, métodos y herramientas correctas. Nos estaremos anticipando cuando generamos información que los demás ni siquiera esperaban tener.

Para terminar, quisiera concluir diciendo que, si bien es importante que nuestras soluciones tecnológicas estén alineadas con las necesidades concretas, también es fundamental considerar que innovar implica desafiar los límites.

 Con frecuencia, para sumar valor, es necesario romper los límites. Innovar es también una aventura.