La Epidemia de la Dispersión: La Distorsión de la Gestión del Tiempo (Parte 2)

Una Par de Historias

Pablo es gerente general y hace un largo silencio al comienzo de sus labores, ordena todo antes de iniciar, da una limpieza a su escritorio, se mentaliza positivamente para trabajar durante el día porque sabe que será una jornada muy larga y hay que aguantar estoicamente todos los problemas que, ya sabe, se van a presentar.

He visto mucha gente como Pablo, que llegan muy temprano a sus actividades, antes que nadie, se toman máximo 15 minutos para comer sobre su mismo escritorio, además es sumamente organizado con sus tiempos y sus espacios, cuando entras a su oficina te deslumbra la pulcritud, pareciera que no tienen documentos pendientes, no hay desorden aparente en su escritorio, y claro, son de los últimos en salir, sin embargo, los resultados que producen son muy pobres.

Es obvio que algo no está funcionando y seguro tienes compañeros así o incluso eres uno de ellos, pero no te has dado cuenta.

Por otro lado tenemos a Martha Lucía, gerente de suministros, responsable del abastecimiento de materiales para que la operación no pare.

No tiene tiempo para nada, su función es hacer que las cosas funcionen sí o sí. No importa la hora que sea, responde más de ciento cincuenta correos al día. Lo que sucede es que ha dado la instrucción de que se le informe hasta el mínimo detalle para “al menos” estar enterada por “si le cuestiona la Dirección”.

Como te podrás imaginar, tiene agendadas horas completas para la revisión de correos durante el día.

En nuestro trabajo de consultoría en las empresas, observamos líderes como Martha Lucía, sobrecargados, con una gran tensión y estrés que se refleja en su comportamiento, lo que los convierte en una bomba de tiempo. En cualquier momento puedes esperar su estallido cuando sucede algo que no pueden controlar.

Es cierto, estas personas trabajan incansablemente, no paran en todo el día, de repente se aparecen en la planta, en el área de compras, van a revisar los embarques, tienen un uso “adecuado” de su agenda (a decir por ellos mismos), incluso milimétrico, no llegan un minuto tarde, inician en tiempo y forma las reuniones que dirigen, llaman la atención a los que se atreven a retrasar algo por impuntualidad, sin embargo, su nivel de desempeño y resultados también pueden llegar a ser bajos, porque sencillamente su enfoque es: solucionar lo que salga durante el día.

Esta es una cuestión cultural en los latinoamericanos. Según la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE), somos de los países con las jornadas laborales más largas en el mundo, por mucho, y si lo relacionamos con el PIB (Producto Interno Bruto) per cápita, nos quedamos muy lejos de los países desarrollados.

Una distorsionada gestión de prioridades

Pareciera que nos hemos enfocado a meterle horas al trabajo sin voltear a ver el valor agregado que este tiempo genera.

La educación tradicional no enseña a planear el día, a definir prioridades o a usar una agenda eficientemente, y no nos referimos solamente a las aulas, sino también en el hogar. La planeación, en el mejor de los casos, se aprende y desarrolla con la experiencia.

El concepto de gestión del tiempo nació con el espíritu de mejorar la productividad con el objetivo de ser más eficientes, más rápidos, disminuir la carga de actividades y reducir el estrés.

Se han creado plataformas, aplicaciones y sistemas, sin embargo, todavía permanecemos más tiempo en el trabajo.

El riesgo está en tratar de hacer más eficientes procesos que por su naturaleza son ineficientes, que ya no funcionan y desafortunadamente el uso que hacemos del tiempo puede ser uno de ellos, tanto en el centro de trabajo como en nuestra vida personal.

Todo mundo te dice, tiene ge gestionar tu tiempo, sin embargo no es la solución así de simple.

La gestión del tiempo tradicional es sencillamente reacomodar todos los pendientes, pero sin priorizar realmente en aquellos que generan valor y los que requieren mayor enfoque, y es que los resultados no son cuestión del número de horas, son producto de lo que haces con las que tienes disponibles.

Una Historia Personal

Hace más de 20 años, quien en ese momento era mi jefe me dijo: “Por favor quédese aquí para que se asegure que todo salga bien”.

Durante cuatro horas me la pasé observando a la gente haciendo su trabajo y dando instrucciones específicas de lo que yo consideraba estaba bien hecho.

Esto, en apariencia simple, cambió mi perspectiva de cómo debería utilizar mi tiempo.

Si lo observamos, todo estaba planeado, estaba acordado en la agenda, se me había dado esa instrucción producto de una estrategia y la cumplí en tiempo y forma, sin embargo la pregunta es: ¿ese tiempo generó valor?, ¿realmente fui productivo?

Analízalo, el hecho de “estar ahí” no produce valor cuando no tiene un propósito clave y esto le cuesta a las empresas, y mucho.

Nunca volví a “estar ahí” por estar, desarrollé los conceptos iniciales que un líder cerrador debe mantener en el día a día.

Dios perdona, el tiempo no

La vorágine en el trabajo puede incluso ser apasionante, estar totalmente enfocados pensando en los grandiosos resultados que podemos generar, imaginando qué tan lejos podemos llevar a nuestra empresa, y sin darnos cuenta, cada vez nos demanda más y más tiempo.

Pero, ¿qué pasa en nuestra vida personal?

Hugo, gerente de finanzas, entró a su oficina un viernes a las 9 de la mañana y salió hasta el lunes a las 2 de la tarde. Entregar el cierre de mes a tiempo era su gran reto.

Pasaron tres días de trabajo arduo, pero él dice que cada hora valió la pena. Logró hacerlo con el nuevo sistema de información, de lo contrario no sabemos cuánto se hubiera tardado, ah, pero eso sí, Hugo se prometió que esa “sería la única vez que pasaría tanto tiempo en la oficina”. ¿Te suena familiar esa frase?

El domingo por la noche recibió una llamada de su esposa para recordarle que ese día era el cumpleaños de su hijo más pequeño.

No, no lo había olvidado, simplemente “no era una prioridad en ese momento”. Además de la decepción de su hijo, el reclamo de su esposa y su promesa de no hacerlo más.

Hugo siguió el mismo sistema en cada cierre de mes, aunque “ya no se tardaba todo el fin de semana, terminaba el domingo en la tarde”.

Esto lo repitió durante 30 años, hoy es jubilado, anhelando haber tenido más tiempo con sus hijos que hoy ya se encuentran lejos. Y la realidad es que tampoco logró mayor éxito en su trabajo, solamente cumplir con lo que debía hacer.

Dios perdona, el tiempo no. Se va como agua entre las manos y nunca se recupera. Tal vez nuestra familia puede esperar, tiene consideraciones ante nuestras ausencias, falta de tiempo y cansancio, pero contrario a lo que se piensa, ellos no siempre estarán ahí. En algún momento también tendrán sus ocupaciones y "sus prioridades".

Debemos cuestionarnos si el pasar tanto tiempo en el trabajo es una verdadera necesidad de nuestra labor o si es nada más para demostrar que tenemos “la camiseta bien puesta”, que nada, ni siquiera la familia está por encima del trabajo, ¿qué va a pensar el jefe de que no terminé alguna tarea por ir a celebrar el cumpleaños de mi hijo?

Ojo, tampoco se trata de dejar tirado lo que se debe hacer porque me voy de fiesta con mi familia. Se trata de planear y establecer prioridades, no se trata de tener un manejo adecuado de tu tiempo dentro y fuera de la empresa, sino de ser "más enfocado, más rápido y mejor, en suma más productivo", y es que es claro que gestionar una agenda no es suficiente, estamos expuestos a un sinfín de decisiones que nos llevan a generar valor o no , ahí es donde se tiene que ampliar el concepto.

La gestión del tiempo se queda corta si no hacemos lo que debemos de acuerdo a nuestra posición, cuando decidimos lo que a otro le corresponde, cuando somos presa de las distracciones o cuando nuestros sistemas para sincronizar decisiones no funcionan.

El enfoque hoy, tiene que ser no solamente mejorar tu gestión de tu tiempo sino mejorar la gestión de tu concentración, enfoque y productividad, esa es la clave.

Esta es la segunda parte de nuestra serie, donde analizaremos en profundidad este problema creciente.

En laa próximas entrega, nos sumergiremos en estrategias efectivas para combatir la y la dispersión procrastinación y recuperar el control de la productividad en un mundo laboral cada vez más demandante.

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