La Estructura Organizacional en el Emprendimiento

Después de superar toda la etapa de planeación, es muy importante la organización de tu emprendimiento, ya que de ella dependerá en gran parte el éxito y crecimiento de tu negocio. Crear una estructura adecuada te permitirá tener más control sobre el.

La organización te ayudará a establecer todas las tareas que se deben realizar y encontrar las personas idóneas para que las realicen. Del mismo modo, habrá un uso más eficiente de los recursos permitiendo plantear los objetivos que se tienen a corto, mediano y largo plazo.

En nuestro artículo de esta semana, te invitamos a conocer, cómo realizar la estructura organizacional de tu emprendimiento.

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Por OEI y ATemprendedores

Una estructura organizacional exitosa define el trabajo de cada empleado y cómo encaja dentro del sistema general; normalmente es ilustrada en algún tipo de gráfico o diagrama.

Por lo tanto, esta determina cómo se asignan, controlan y coordinan los roles, el poder, las responsabilidades, y cómo fluye la información entre los diferentes escalafones de la gestión; resulta un factor principal que afecta los proyectos de tu emprendimiento.

Dependiendo de las condiciones del mercado, la competencia, la industria y la historia del negocio, tu emprendimiento puede adoptar diferentes estructuras organizacionales en diferentes momentos.

Importancia de la Estructura Organizacional en el Emprendimiento

Las empresas requieren una estructura para crecer y ser rentables. Diseñar una estructura organizacional ayuda al CEO a identificar el talento que debe incorporarse.

Su planificación, garantiza que existan suficientes recursos humanos para lograr los objetivos establecidos en el plan de negocio, y es de mucha importancia que las responsabilidades estén claramente definidas.

Las estructuras organizacionales, suele mostrarse en un organigrama, pirámide de trabajo o tarea, donde se muestran las relaciones de autoridad y responsabilidad entre las distintas posiciones de la organización al describir quién informa a quién.

Es muy importante que guarde una estrecha relación con el logro de los objetivos, para que así todas las personas involucradas caminen hacia una misma finalidad.

"Si los seres humanos tienen esqueletos que definen sus parámetros, los emprendimiento deben tener estructuras que definen los suyos"        

Para lograr hacer una buena organización debes agrupar las actividades por departamentos. Veamos qué tipos de departamentos puedes crear:

• Productos: se agrupan las actividades y tareas necesarias para producir o comercializar el producto o servicio que ofrece tu emprendimiento. Esto ayudará a que el equipo de trabajo de producción sea más eficiente.
• Territorial o geográfica: si tu negocio trabaja a nivel nacional o mundial, debes agrupar los trabajos por regiones para mejorar la productividad y establecer responsables directos por el trabajo que se realiza en cada lugar.
• Clientes: determinar los tipos de clientes posibles hará que puedas enfocarte más en qué es lo que quiere cada uno y cómo tu producto o servicio te ayudará a suplir las necesidades de ellos.
• Procesos o equipos: si para la elaboración de un producto se necesitan varios procesos, hay que dividir cada uno y así hacer más eficiente los procesos de producción y habrá mas control sobre los recursos con los que cuentas.
• Función empresarial: aquí se agrupan las áreas que tiene la empresa y las tareas que cada una debe realizar dentro de ella. Así se establecen varios proyectos que cada área deberá sacar adelante para que crezcas a buen ritmo.

En cada división es importante que haya un administrador, quien va a ser el encargado que esa área haga bien las cosas y tiene la autoridad suficiente para controlar los procesos que tiene el equipo que está a cargo de él.

Se creará, con cada jefe de departamento, una planeación estratégica para saber hasta dónde se quiere llegar y qué decisiones tomar respecto al curso de tu emprendimiento.

La organización es muy útil para los emprendimientos, sin importar el tamaño que esta tenga. Si es pequeña, delega funciones y organízala para que algún día logre ser una gran multinacional.        

Características de la Estructura Organizacional en el Emprendimiento

Cuando hablamos de la estructura organizacinal, describimos una base representativa en constante evolución, coordinada y con protocolos estandarizados, especializada por departamentos, con una estrategia común definida y unos objetivos a alcanzar.

La estructura organizacional puede ser centralizada o descentralizada, según sean los altos cargos o los equipos de los departamentos quienes tomen las decisiones principales.

El entorno de la compañía, sus herramientas y sus recursos disponibles influyen directamente en el modelo organizacional. Del mismo modo, la estructura elegida depende de la visión, la misión y los valores de tu emprendimiento.

Elementos clave de la Estructura Organizacional de tu Negocio

Toda estructura organizacional cuenta con algunos componentes fundamentales que las distinguen de otras.

Cadena de Mando

Es la base de todo modelo organizacional. Se trata de una línea de autoridad que fluye desde la más alta dirección hasta los puestos más bajos. Esta cadena define a quién hay que dirigirse según el tema que se trate.

Para evitar las confusiones, es recomendable disponer de una plataforma que aclare la cadena de mando y mejore las comunicaciones internas. 

Según Henry Mintzberg, la estructura de la cadena de mando se compone de cinco elementos:

• Ápice estratégico (cúpula directiva).
• Línea media (directores de departamento).
• Núcleo operativo (trabajadores no directivos).
• Tecnoestructura (especialistas técnicos).
• Staff de apoyo (subcontratados en labores de limpieza o seguridad).

Nivel de centralización

Que la organización esté centralizada o descentralizada contribuirá directamente en la velocidad del proceso de toma de decisiones. También tendrá un impacto en la percepción más o menos democrática de la forma de actuar.

Margen de control

Es un elemento muy influido por el tamaño de la compañía y el nivel de centralización. Cuantos más empleados controle un mando directivo, mayor será su margen de control.

Grado de especialización

Esta clave de la estructura organizacional aborda la división del trabajo. Dentro de una organización, las tareas se distribuyen en distintos niveles. Si los empleados cuentan con una especialización alta, estos serán expertos en su campo y serán más productivos.

Sin embargo, al mismo tiempo, cuando el grado de especialización es menor, la plantilla es más flexible y versátil. Ambas opciones tienen sus ventajas y desventajas. Lo ideal es encontrar la más adecuada para la actividad de la empresa, con cierto equilibrio entre ellas.

Formalidad estructural

Otro punto sobre el que hay que mantener cierta armonía es el grado de formalidad de la estructura organizacional. Un compromiso entre rigidez y libertad que permita trabajar con procesos rápidos, pero sin eliminar las relaciones entre los trabajadores ni su creatividad.

Formación de departamentos

Las diferentes actividades de una organización se dividen en departamentos, cada uno de ellos con sus propios proyectos. Cuando se construye el modelo organizacional, se estudia la necesidad de departamentalizar de forma rígida o flexible. Las estructuras más rígidas alcanzan mayor grado de especialización, mientras que las flexibles incentivan la colaboración entre departamentos.

Componentes operativos

Los componentes operativos son todos aquellos recursos que intervienen y se combinan en la realización de las operaciones de un proyecto, aunque provengan de diferentes orígenes, todos participan en el engranaje operativo que lleva al producto o servicio final (Willmore, 2016 b). 

Dependiendo del tipo de negocio, las áreas funcionales pueden ser: 

• Dirección general (se encarga de dirigir todas las operaciones de la empresa)
• Recursos humanos (se encarga del manejo de personal y sus beneficios)
• Producción (es el área operativa por excelencia, se encarga de elaborar el producto o brindar el servicio que llegará a los clientes)
• Finanzas y contabilidad (se encarga de los costos, balances y finanzas de una empresa)
• Mercadeo (se encarga de promocionar los productos o servicios de la empresa). 

Se pueden añadir otras áreas según el tipo de idea emprendedora, por ejemplo, si el principal producto de un emprendimiento son aplicaciones de software, es evidente que se necesitará un área de informática.        

Todo nuevo negocio sí debe contar con un organigrama en el que se establezcan los puestos, las responsabilidades y la relación de jerarquía (quién manda a quién o quién se reporta a quién). Esta estructura debe ser flexible y deben evitarse los siguientes errores:

1. Dividir demasiado la estructura, de manera que las personas tengan puestos demasiado especializados.
2. Generalizar demasiado, de manera que un puesto tenga muchas funciones.
3. Hacer estructuras muy rígidas que no permitan que las personas sean capaces de aportar más a la organización.

Cómo crear la estructura organizacional del emprendimiento

Diseñar la estructura organizacional de un emprendimiento y representarlo gráficamente no es sencillo, lo más complicado es hacer que la presentación sea clara y eficiente. Y para poder conseguirlo, primero hay que distinguir las partes que componen un organigrama.

• Elementos estructurales: son las diferentes unidades en las que se dividen las tareas del negocio. Aquí se encuentran los órganos de gobierno, los departamentos, los servicios de apoyo y la unidad más básica, los puestos de trabajo.
• Relaciones estructurales: es la red que se teje alrededor de los elementos estructurales y que define las relaciones entre todos ellos.
• Sistema de dirección: una serie de elementos gráficos buscan facilitar la comprensión del organigrama: cajas, rejas, líneas, flechas...

El proceso de creación de la estructura organizativa consta de dos pasos:

• En la primera fase se analizan las tareas y se definen las metas del negocio, para posteriormente poder realizar una evaluación de objetivos. En este punto se separan las tareas principales y las subtareas.
• El segundo paso se caracteriza por la síntesis y el reparto de las tareas anteriormente analizadas. Para que la empresa funcione de forma óptima hay que garantizar que, con ese reparto de tareas, se aprovechan al máximo los recursos de los que se dispone.

Descripciones de puestos

Primeramente, vamos a establecer la diferencia entre puesto y cargo. 

Puesto: Es un grupo de actividades y deberes relacionados que se distinguen claramente de otros puestos. Por ejemplo: secretaria, operador, gerente, supervisor, chofer, analista, panadero, tornero, chofer, etc. 

Posición o cargo: Son los diferentes deberes y responsabilidades realizados por un empleado. Por ejemplo: gerente de compras, operador de máquina I, chofer de máquina pesada, etc.

Una descripción de puesto es una declaración escrita de las tareas generales, funciones, deberes y responsabilidades del mismo. Aclara dudas sobre su alcance y sus límites. También, en una sección de la descripción de puestos, en la especificación de puestos, deben describirse con detalle los conocimientos, las habilidades, las capacidades y otros atributos que requieren reunir las personas que van a desempeñarlos. Esto ayuda a establecer los requisitos de la persona que va a ocupar el puesto.

La descripción de puestos debe contener, aunque no de modo obligatorio:

• Identificación del cargo, datos específicos del puesto, tales como título, departamento, centro de costos, etc.
• Objetivo del puesto, este determina la razón de ser del puesto y debe ser definido de manera clara y concreta, incluyendo el resultado final esperado.
• Organigrama de ubicación del puesto, donde se representa de manera gráfica la ubicación del puesto en el nivel superior o inferior de la escala organizacional.
• Finalidades del puesto, describe las principales finalidades que busca el puesto, considerando los siguientes elementos: acción, resultado esperado y procedimiento o documento asociado.
• Principales actividades periódicas, son las actividades que fundamentan el accionar diario del puesto; debe considerarse su periodicidad o frecuencia, así como el puesto encargado de monitorearlas.
• Relaciones clave (internas y externas), se refieren a la entrega o recepción de productos o servicios y responden a las siguientes preguntas: ¿con quién?, ¿para qué?
• Toma de decisiones, describe el nivel de las decisiones, si la responsabilidad es total o compartida y, en el caso de que sea compartida, con que otro puesto se comparte.
• Indicadores clave de desempeño, también llamados KPI, son los métricos que determinan el alcance de logro de los resultados esperados.
• Promoción interna, en el caso de que, de quedar vacante, el puesto pueda ser ocupado por una persona de un puesto interno de nivel inferior, aquí se describe qué puestos del escalafón organizacional pueden ser
• tomados en cuenta para ello.
• Recursos necesarios, especificaciones especiales, tales como celular, laptop, tarjetas de acceso, automóvil...
• Aprobación de la descripción, esto se hace con el fin de garantizar que lo descrito en el documento sea veraz, confiable y con capacidad de poder ser llevado a cabo en la realidad.

Para poder crear la estructura organizacional, es necesario que el emprendedor vaya definiendo los puestos y realizando la descripción de cada uno.

Reclutamiento y Selección de personal: ¿en qué consisten?

Conviene precisar con exactitud en qué se diferencian reclutamiento y selección de personal, las dos fases más importantes, o al menos principales de todo el proceso organizacional del emprendimiento.

Reclutamiento

El reclutamiento es el proceso de búsqueda, recolección e identificación de candidatos que encajan con la oferta de trabajo y, en definitiva, con tu negocio. La organización publicará un anuncio u oferta a través de los distintos portales y fuentes de reclutamiento. La misión de los reclutadores es convocar la mayor cantidad de talento que encaje con los requisitos del proceso de reclutamiento.

Selección

En cambio, la segunda fase del reclutamiento y selección de personal consiste en cribar los CVs y seleccionar los aspirantes más preparados para cumplir con las exigencias de la entidad.

Se descartan los candidatos que no cumplen con la experiencia, competencias o habilidades, rango salarial, entre otros, y se comienza a realizar entrevistas o exámenes o pruebas para comprobar si dispone de los conocimientos necesarios para trabajar en el negoio.

Esta fase es más costosa y lleva más tiempo. ¿Por qué?

1. En una simplemente se trata de encontrar muchos candidatos que cumplan con los requisitos de la oferta.
2. En la segunda ya hay que elegir al mejor profesional para las necesidades de la organización.

Diferencias...

Proceso aislado vs proceso coordinado

El reclutamiento es una fase más individual, simple, concreta. Una oferta de trabajo que define lo que necesita la empresa para recolectar profesionales. Además, muchas veces son los candidatos los que se ofrecen sin que haya ninguna vacante ni proceso abierto.

En cambio, la selección es un proceso integrado y planificado con distintos departamentos. Es indispensable que los responsables de la parte del negocio en la que va a entrar estén de acuerdo en su incorporación, que administración y financiero lo aprueben, y que el CEO de su aprobación.

Tiempo del reclutamiento y selección de personal

El proceso de reclutamiento es muy fácil de optimizar con la digitalización y el cribado curricular y las killer questions.

En cambio, la selección aunque ya gracias a las técnicas anteriores lleguen los mejores profesionales necesita un periodo de reflexión, análisis y, en definitiva, más tiempo.

Captación vs Elección del reclutamiento y selección de personal

• En el reclutamiento existe una definición del perfil profesional que busca la empresa, difusión, evaluación de los candidatos y recolección.
• En la selección se ejecutan técnicas y tácticas para elegir cuál es el mejor talento para nuestra empresa. Se elige y se decide.

Obligaciones laborales del Negocio

Bajo la legislaciones laborales de cada país, las empresas deben cumplir con las obligaciones patronales o laborales que le son comunes.

Sean pequeñas o grandes empresas están obligadas al cumplimiento de las leyes del ámbito laboral, y sus principales o más básicos deberes:

• Seguro Social
• Régimen Prestacional de Empleo
• Obligaciones fundamentales de la Leyes de Trabajo
• Ley de Prevención en el Medio Ambiente de Trabajo
• Ley Para las Personas con Discapacidad
• Otros...

También existen otras leyes pero estan se derivan de las condiciones laborales que posee cada país. Las que se mencionan son las más comunes a nivel de LATAM.

ATE en los procesos de Organización y Selección de Talento para tu Empresa

Dentro de nuestros objetivos están trabajar para responder de forma efectiva a una oferta de proyectos, talentos, emprendimientos, conocimientos reales, vitales y necesarios.

Uno de esos procesos vitales es la estructura de tu negocio, desde la creación del Plan de Negocio, pasando por la selección del Talento, hasta la puesta en marcha.

Hacemos y creamos nuevas combinaciones de tecnologías + personas + recursos según el caso, sin la imposición "tradicional" de un equipo dado. Comprendemos que el futuro del trabajo está en la comunidad elegida. En una comunidad que puede ampliar sus horizontes a nivel global con riesgos y costes mínimos, al unirnos en una Comunidad Virtual.

La evolución social no deja lugar a otro futuro diferente. La mayoría del mundo utiliza las nuevas tecnologías y las generaciones nacientes son nativas digitales. 

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