La Etapa de Construcción y Configuración de un Sistema ERP: Lo que Todo Directivo Debe Saber

Implementar un sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) es un paso crucial para modernizar y optimizar las operaciones de la empresa. Como directivo, uno puede estar más enfocado en la visión estratégica, los resultados financieros o la gestión del personal, pero hay una parte importante de la implementación que puede parecer confusa: la etapa de construcción y configuración del ERP.

En términos sencillos, esta etapa es donde se comienza a “armar” el sistema ERP de acuerdo con las necesidades específicas de la empresa. Es un proceso clave porque aquí es donde el software realmente comienza a alinearse con cómo funciona el negocio. A continuación, se explica en un lenguaje claro lo que ocurre durante esta fase, por qué es importante y qué debe esperar uno como directivo.

¿Qué es la etapa de construcción y configuración?

Imaginemos que el ERP es como un traje hecho a medida para la empresa. La etapa de construcción y configuración es el momento en que los "sastres" de la tecnología, que en este caso son los consultores e implementadores, empiezan a adaptar el ERP para que encaje perfectamente con los procesos y operaciones de la empresa. No se trata de cambiar radicalmente cómo se hacen las cosas, sino de optimizar esos procesos para que funcionen mejor con la ayuda del sistema.

En esta etapa, el software ERP que la empresa adquirió viene con muchas funciones estándar que ayudan a gestionar finanzas, ventas, inventarios, compras y mucho más. Lo que ocurre en la construcción y configuración es que estas funciones se personalizan o adaptan para que reflejen la forma en que la empresa hace negocios. Es una combinación de configurar lo que ya existe en el ERP y, en algunos casos, hacer desarrollos adicionales para necesidades específicas.

¿Qué pasa exactamente durante esta etapa?

Aquí se da una visión clara de lo que sucede:

1. Configuración del sistema:

Los consultores de implementación ajustan los módulos del ERP para que se alineen con los procesos de la empresa. Por ejemplo, si se tiene un departamento de ventas, se configuran los módulos de ventas y facturación para que reflejen los productos, servicios, y métodos de cobro que utiliza el equipo. Si se tiene un sistema de gestión de inventarios, se adaptan los parámetros para que la gestión del stock sea eficiente.

2. Personalización mínima (si es necesario):

Aunque el ERP tiene muchas funciones predeterminadas, puede ser que algunos procesos específicos del negocio no estén cubiertos en el sistema estándar. En estos casos, se realizan pequeñas personalizaciones para asegurar que todo funcione como se espera. Por ejemplo, si la empresa maneja un flujo de aprobación de gastos único, el ERP se ajusta para que ese flujo quede integrado. Lo ideal es que el ERP que se haya elegido tenga al menos 80% de funcionalidades incluidas en el paquete estándar, para evitar problemas posteriores por exceso de personalización. Esto es, la empresa debe adoptar le nuevo ERP y adaptarse a las nuevas prácticas optimizadas que éste ofrece.

3. Integración con otros sistemas:

Muchas empresas ya tienen otros sistemas de software (como CRM, gestión de nómina o herramientas de control de calidad) que necesitan comunicarse con el ERP. Durante esta fase, los expertos se encargan de que todos estos sistemas trabajen de manera conjunta, permitiendo que la información fluya sin problemas entre ellos.

4. Migración de datos:

Todos los datos vigentes que están en los sistemas anteriores (muchas veces llamados “sistemas legados”), como clientes, proveedores, productos o inventarios, se transfieren al nuevo sistema. Esta es una parte crítica, porque asegurarse de que los datos lleguen correctamente y sin errores es clave para que el ERP funcione bien desde el primer día. En un blog anterior se trató el tema “Desafíos y Estrategias en la Migración de Datos” en el que se desarrolla este aspecto en específico.

5. Pruebas:

Una vez configurado el sistema, se realizan pruebas para asegurarse de que todo funcione como debe. Esto significa que los consultores y parte del equipo de la empresa simulan escenarios reales (por ejemplo, hacer un pedido de venta o registrar una compra) para verificar que el ERP responde correctamente y que los resultados sean los esperados. Próximamente tendremos un blog dedicado exclusivamente a las pruebas del nuevo sistema ERP.

¿Por qué es importante esta etapa para la empresa?

1. Optimización de procesos:

La configuración correcta del ERP significa que los procesos operativos se vuelven más ágiles y eficientes. Tareas que antes podían tomar mucho tiempo, como la aprobación de facturas o la gestión de inventarios, se automatizan y simplifican.

2. Reducción de errores:

Con el ERP bien configurado, hay menos riesgo de errores humanos, ya que el sistema ayuda a evitar duplicidad de datos, registros incorrectos o pasos omitidos.

3. Mejor toma de decisiones:

Una vez configurado, el ERP proporciona reportes y análisis más precisos y en tiempo real. Esto le permitirá a los directivos de la empresa tomar decisiones mejor informadas y basadas en datos fiables.

Desafíos de la construcción y configuración (y cómo superarlos)

Aunque esta etapa es crucial, no está exenta de desafíos:

1. Tiempo y paciencia:

La configuración del ERP lleva tiempo. Es tentador querer que el sistema esté listo rápidamente, pero apresurar este proceso puede llevar a errores. Como directivo, ha que tener paciencia y permitir que los expertos configuren el sistema correctamente.

2. Capacitación del personal:

A medida que el sistema se configura, también es necesario formar al equipo en su uso. Involucrar a los empleados clave durante las pruebas es fundamental para que se sientan cómodos con el nuevo sistema y puedan aprovechar todo su potencial desde el inicio. También dedicaremos un blog para explorar la importancia de la capacitación.

3. Ajuste cultural:

La implementación de un ERP conlleva cambios en la forma en que se hacen las cosas. Esto puede generar cierta resistencia dentro de la organización. Es importante liderar este cambio desde la Alta Dirección, comunicando los beneficios y la importancia de adaptarse. La Gestión del cambio también tendrá un blog dedicado, toda vez que es clave para la adopción del nuevo sistema ERP para generar y cosechar los beneficios de esta importante inversión.

¿Qué debe esperar el directivo en esta etapa?

1. Colaboración con los expertos:

Aunque no esté involucrado directamente en la tecnología, la participación del Directivo sigue siendo clave. Debe trabajar con el equipo de implementación y asegurarse de que entienden bien las prioridades y objetivos del negocio.

2. Revisión de hitos:

Durante esta fase, habrá ciertos hitos o etapas importantes. Deberá asegurarse de estar informado sobre el progreso, ya sea a través de reuniones periódicas con los líderes del proyecto o revisando informes clave.

3. Preparación para el cambio:

Como líder de la empresa, debe ser un defensor del cambio. Asimismo, asegurarse de comunicar de manera efectiva los beneficios del ERP al equipo y preparar a la organización para la transición.

Conclusión

La etapa de construcción y configuración de un ERP es una fase crítica para asegurarse de que el sistema funcione a la perfección y se ajuste a las necesidades específicas de la empresa. Aunque el proceso puede parecer técnico, su impacto es directo y tangible: una operación más eficiente, menos errores y mejores decisiones. Como directivo, no se necesita ser un experto en tecnología, pero sí se debe estar informado y ser un promotor del cambio que el ERP traerá a la organización. Con el equipo adecuado y una visión clara, esta etapa marcará el inicio de una mejora significativa en el rendimiento de la empresa.