La feria se acabó. ¿Y ahora qué? O ¿Cómo hay que organizarse para que el seguimiento sea lo más eficiente y efectivo posible?

La semana pasada tuve la suerte de estar 4 días en Alimentaria (la feria de Alimentación más importante del Sur de Europa), asistiendo a un cliente mío.

Hablando con muchas empresas pequeñas, me di cuenta que estas empresas no siempre saben qué hacer después de una feria, o sea, han recibido decenas de visitas, han hablado con muchísima gente, pero una vez acabada la feria, ¿cómo hay que organizar el seguimiento para que sea lo más eficiente y efectivo posible?

Desgraciadamente, hay pocas empresas que aprovechan al máximo las ferias, y muchas veces esto es porque su seguimiento es deficiente.

Van aquí unas recomendaciones y observaciones que espero sean de ayuda:

1. El tiempo y la rapidez son muy importantes:

•  para su empresa, porque cuanto más tiempo deje entre la feria y el seguimiento, más cosas va olvidar, y luego su seguimiento no será tan eficiente;
• para su cliente potencial, ya que, teniendo en cuenta que esta persona probablemente ha visitado a decenas de empresas, también se irá olvidando de vosotros si pasa demasiado tiempo sin recibir noticias suyas

Por lo cual, vale la pena, inmediatamente después de la feria (uno-dos días después),  reunirse con su equipo (el equipo que estaba en la feria) y revisar todos los contactos (de los que en principio tenéis tarjetas de visitas, formularios de visitas o apuntes). Controlar si la información referente a cada contacto es completo, y si no, revisarla y completarla.

¡NO ESPERE  A HACER ESTO!

Aproveche también esta reunión para revisar los siguientes temas:

•  ¿Cuál es la impresión general de la feria? ¿Les ha ido bien, no tan bien? ¿Por qué?
• ¿Qué ha funcionado bien, y qué no? ¿Por qué? ¿Cómo se puede mejorar en el futuro? ¿Qué cambiarían para la siguiente feria?
• ¿Ha logrado los objetivos de la feria (suponiendo que se ha puesto objetivos)

2. Ponga prioridades:

 Si en la feria ha conseguido 100-200 contactos nuevos (o más), obviamente no tiene sentido dedicar el mismo tiempo a todos estos contactos, porque no todos tienen el mismo valor para ustedes; por lo cual hay que poner prioridades y para esto hay que filtrar primero sus contactos.

Haga un ABC de sus contactos, en función de criterios de importancia; estos criterios pueden ser p.e.:

• estratégicos: posiblemente no le interesa en este momento facturar pero busca construir unos partnerships importantes (que le garantizarán facturación a medio-largo plazo)
• futura cifra de ventas: quizás le interesa facturar lo máximo posible y se orientará por la cifra de facturación que podría alcanzar con estos contactos
• rapidez de facturación: o tal vez le interesa facturar lo antes posible e interesa primero volver a contactar con los visitantes que más rápidamente se podrían convertir en clientes
• margen: posiblemente le interesa más márgenes altos que facturación y entonces se dirigirá primero a los contactos que le permitan trabajar con más margen 

        ¡Piense bien primero lo que es importante para su empresa !

Una vez definidos los criterios (que también pueden ser varios), divida sus contactos en tres grupos:

• A: los contactos que más posibilidades de éxito tienen, teniendo en cuenta sus criterios
• B: los contactos que claramente tienen menos posibilidades, pero que todavía tienen bastante probabilidad de éxito

• C: los contactos que cree que tiene muy poca probabilidad de éxito

Después aplique otro filtro, que es el de la urgencia. Urgencia no tiene nada que ver con importancia. Un contacto le puede haber solicitado muestras de manera urgente, porque está preparando una campaña de verano que empieza en tres semanas. Sin embargo, siguiendo sus criterios de importancia, a lo mejor es un cliente de poca importancia (un cliente C). Divida sus contactos también en varias categorías, dependiente del grado de urgencia, p.e. 1 (más urgente), 2, 3 (menos urgente).

Finalmente, trabaje con sus clientes según los dos criterios, empezando siempre por los que son más importantes y más urgentes hasta llegar a sus contactos menos importantes y menos urgentes.

 Asegúrese de que los empleados de su empresa que tienen que dedicarse al seguimiento, tienen el tiempo suficiente para hacer efectivo el seguimiento, o sea, libere recursos para ello. No tiene sentido que los empleados caigan en la rutina y estrés diarios y nunca lleguen a hacer seguimiento de la feria, porque entonces todos sus esfuerzos habrán sido en vano.

 3. Asegúrese de poner todos los datos de sus contactos en una base de datos.

Lo ideal para esto es algún programa informático de CSR (Zoho, Sage, Salesforce,...), pero si no dispone de estas programas o no quiere invertir en ellos, se puede hacer a través de un hoja de cálculo de Excel para empezar.

Ponga algún "tag" o etiqueta (p.e. Alimentaria 2016) para que en el futuro pueda identificar donde ha conocido a este contacto.

Las bases de datos de una empresa son finalmente de lo que vive la empresa, ahí se encuentran sus clientes y clientes potenciales - ¡dedíquele la atención necesaria!

4. En la primera semana, envíe a los contactos nuevos un mail agradeciéndoles su visita.

Si en este momento, tiene tiempo para contestar al cliente a sus preguntas o solicitudes (hechas en la feria), hágalo, pero lo más importante es que ya reciba esta nota de agradecimiento con todos sus datos. Después, ¡no tarde más de 1 semana para enviarle el resto de la información!

En su nota de agradecimiento también puede referir a alguna nota de prensa que haya sido publicada sobre su empresa durante la feria, sobre el éxito tenido en la feria, etc.

 5. Publique también alguna noticia en su Twitter, Facebook, Pinterest etc...

Mantenga a su público informado sobre los resultados de su empresa en la feria!

 6. Escriba una nueva nota de prensa, y envíela a sus contactos de prensa.

 Este es el trabajo más urgente que le espera después de la feria. Debería hacerlo en 1-2 semanas después de la feria. ¡Hágalo para obtener los mejores resultados!

 Obviamente, hay más temas, pero no son los más urgentes. P.e. medir el resultado general de la feria, calcular el ROI (rentabilidad) de su participación en la feria, evaluar si le interesaría participar en la siguiente edición de la feria, pero estos son temas que hay que hacer más tarde, 2-3 meses después de la feria, ya que primero su empresa debe ser capaz de convertir los contactos en partners o clientes.

 Jan Jonckheere, 30.04.2016