La gestión de stakeholders es un arte

Desde mi aprendizaje y experiencia el éxito de un proyecto no se basa solo en cumplir con los plazos o en tener un plan bien elaborado. Muchas veces, lo que realmente define si un proyecto triunfa o fracasa es cómo gestionamos a las personas que están involucradas o que tienen algún tipo de interés en él: los stakeholders. A lo largo de mi experiencia, he visto que la forma en que manejamos estas relaciones puede ser la clave para alcanzar los objetivos del proyecto.

Gestionar a los stakeholders es uno de los aspectos más importantes y desafiantes de cualquier proyecto, ya sea que se siga una metodología tradicional o ágil. Los stakeholders son todas aquellas personas o grupos que tienen algún tipo de interés en el proyecto o que pueden influir en su resultado. Esto incluye a los miembros del equipo, los clientes, los proveedores, e incluso la alta dirección. Cada uno de ellos tiene sus propias expectativas e intereses, lo que hace que su gestión sea una tarea crucial para el éxito del proyecto.

Cuando hablamos de gestionar stakeholders, no nos referimos solo a enviar informes de vez en cuando o a resolver problemas cuando ya han surgido. Se trata de un proceso que requiere anticiparse a las necesidades, planificar cuidadosamente, y ejecutar acciones que aseguren que todos estén alineados con los objetivos del proyecto. A continuación, comparto tres puntos clave que considero esenciales para una gestión efectiva de stakeholders:

• Comunicación Proactiva y Transparente: La comunicación con los stakeholders no debe limitarse a simples informes de progreso o a reuniones ocasionales. Es fundamental ser proactivo, es decir, adelantarse a las necesidades y preocupaciones de cada stakeholder. Esto implica proporcionar la información adecuada, en el momento adecuado, y a través del canal más efectivo. De esta manera, evitamos sorpresas y mantenemos a todos bien informados sobre el avance del proyecto.
• Escucha Activa y Empática: Escuchar a los stakeholders es mucho más que simplemente prestar atención a lo que dicen. Requiere una escucha activa y empática, lo que significa que debemos esforzarnos por entender sus verdaderas preocupaciones, motivaciones y expectativas. La empatía es clave aquí; es importante ponerse en el lugar del stakeholder y tratar de ver las cosas desde su perspectiva.
• Adaptabilidad y Resiliencia: Los proyectos son dinámicos y están en constante cambio, al igual que los intereses y prioridades de los stakeholders. Por ello, es esencial ser adaptable, lo que implica estar preparado para ajustar nuestras estrategias y tácticas cuando sea necesario, sin perder de vista los objetivos principales del proyecto.

La gestión de stakeholders es fundamental en el proceso de gestión de proyectos. Gestionar bien a los stakeholders significa no solo cumplir con los plazos y el presupuesto, sino también crear un entorno en el que todos los involucrados se sientan valorados, comprendidos y comprometidos con el éxito del proyecto.

Tener siempre presente que un proyecto exitoso es aquel que logra satisfacer las expectativas de sus stakeholders mientras alcanza sus objetivos. Esto requiere liderazgo, visión estratégica y, sobre todo, la capacidad de construir relaciones sólidas y duraderas. Porque, en última instancia, son las personas, no los planes, las que determinan si un proyecto tendrá éxito o no.