La gestión electrónica de documentos nos permite optimizar los procesos

Diariamente generamos una gran cantidad de documentación, empleamos mucho tiempo en su tratamiento y en el análisis de los datos o la información que contienen.

• Digitalización de documentos

Lo primero que debemos hacer es digitalizar toda la documentación que tenemos en papel, para evitar la pérdida de documentos y asegurar la fiabilidad de la información que manejamos.

• Centralización de la información de la empresa

Definir un repositorio donde centralizar toda la documentación de la empresa. Ubicarla en un mismo dispositivo, para unificar la gestión documental, evitando la duplicidad de documentos, y permitiendo el rápido acceso a la información, así mejoramos el proceso de toma de decisiones.

• Clasificación de los documentos

Identificar los procesos cruciales de la empresa, nos permite comprender la estructura de la, lo que nos da un inicio para realizar esta clasificación.

• Identificación de los Metadatos

A partir de los metadatos, podemos estructurar la información y optimizar la gestión documental. Los metadatos permiten conocer el contenido de los archivos, lo que unido a una buena clasificación, acelera la localización de documentos.

• Definir permisos de acceso

Debemos tener roles y permisos, para el control de la gestión documental y que sea realmente eficaz. No toda la información debe ser accesible para todos los empleados, hay documentos que son sólo para consulta, o documentos confidenciales, o documentos que deben ser trabajados por los responsables.

Definir controles de acceso, establece la seguridad de la gestión documental, evitando pérdida de documentos, o modificaciones no autorizadas.

• Motivar el trabajo colaborativo

Permitir que un documento sea elaborado por varias personas, revisado y aprobado, nos asegura, que todos los que intervienen en el proceso, colaboren en la gestión documental, evitando duplicidades. Administrar las versiones de los documentos genera un historial de todas las versiones. Así es más sencillo el cumplimiento de las políticas de la empresa, y de los sistemas de gestión.