La Importancia de la Gestión Documental en el SG-SST: Un Análisis del Decreto 1072 de 2015

La gestión documental es una parte fundamental en cualquier organización, especialmente cuando se trata de cumplir con normativas legales y garantizar la seguridad de la información. En Colombia, el Decreto 1072 de 2015 establece directrices claras sobre la conservación de los registros y documentos que soportan el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). En su artículo 2.2.4.6.13, se determina que estos documentos deben ser conservados durante 20 años después de que cese la relación laboral del trabajador con la empresa. ¿Por qué es tan importante esto y cómo puede una adecuada gestión documental ayudar a las organizaciones?

Marco Legal y Obligaciones

El SG-SST es un sistema integral que busca prevenir accidentes y enfermedades laborales, promoviendo un ambiente de trabajo seguro y saludable. Para lograr esto, se generan una serie de registros y documentos, como informes de riesgos, actas de capacitaciones y planes de emergencias, que son cruciales para demostrar el cumplimiento de las normativas y para la gestión efectiva de la seguridad laboral.

El decreto mencionado resalta la obligación de conservar esta documentación por 20 años. Esta disposición no solo responde a necesidades legales, sino que también se basa en la posibilidad de que, transcurrido ese tiempo, surjan reclamaciones o controversias relacionadas con la seguridad y salud del trabajador. Por lo tanto, mantener un archivo ordenado y accesible no es solo prudente, sino un requisito legal.

Retos en la Gestión Documental

Conservar documentos durante largos períodos plantea varios desafíos:

1. Almacenamiento: Las empresas deben contar con espacio adecuado para el almacenamiento físico o soluciones digitales que garanticen la integridad de la información.
2. Accesibilidad: Los documentos deben ser fácilmente accesibles cuando se requieran, lo que demanda un sistema de gestión eficiente.
3. Seguridad: La protección de datos sensibles es esencial. Las empresas deben implementar medidas de seguridad que eviten el acceso no autorizado.
4. Actualización: Los documentos obsoletos deben ser identificados y gestionados apropiadamente, asegurando que solo la información relevante y necesaria sea conservada.

Estrategias para una Gestión Documental Efectiva

1. Digitalización: La conversión de documentos físicos a formatos digitales permite un almacenamiento más compacto y seguro. Las herramientas de gestión documental pueden facilitar el acceso a la información.
2. Organización: Implementar un sistema de clasificación que permita categorizar y ordenar los documentos de manera lógica, facilitando su búsqueda y recuperación.
3. Capacitación: Formar al personal sobre la importancia de la gestión documental y las responsabilidades que tienen en el manejo de documentos relacionados con el SG-SST.
4. Revisión periódica: Establecer protocolos para la revisión y actualización de documentos, asegurando que se cumplan los plazos de conservación establecidos por la ley.

Conclusión

La gestión documental es una herramienta clave que las empresas deben utilizar no solo para cumplir con el Decreto 1072 de 2015, sino también para promover un ambiente de trabajo seguro y saludable. Mantener en orden y accesibles los registros del SG-SST durante 20 años puede parecer un desafío monumental, pero con las estrategias adecuadas, es un objetivo alcanzable. Al final, el compromiso con la gestión documental no solo protege a los trabajadores, sino que también fortalece la credibilidad y el buen funcionamiento de la empresa en su totalidad.