Diez Retos Clave en la Implementación de un Sistema de Gestión Documental (SGDEA)
En la era digital actual, la gestión eficiente de documentos se ha convertido en un aspecto indispensable para organizaciones tanto gubernamentales como del sector privado. La implementación de un Sistema de Gestión Documental Electrónico de Archivos (SGDEA) no solo es una respuesta a las demandas tecnológicas del momento, sino también una estrategia para garantizar la transparencia, accesibilidad y optimización de la información. Sin embargo, es esencial considerar una serie de retos que podrían surgir en el proceso.
1. No descuide el negocio, ni lo que es esencial:
La transformación digital no debe distraer del núcleo del negocio. Es fundamental priorizar y analizar qué aspectos realmente necesitan ser digitalizados para evitar desviarse de los objetivos centrales de la organización.
2. No se deje llevar por las tendencias:
Antes de actuar por impulso, tómese el tiempo necesario para evaluar las necesidades reales de su organización. Una planificación adecuada es clave; el 80% del esfuerzo de transformación debe dedicarse a la planificación meticulosa.
3. La tecnología es una herramienta, no el fin:
Si bien la tecnología desempeña un papel fundamental en la gestión documental, es importante recordar que es solo una herramienta. Busque un SGDEA que no solo sea tecnológicamente avanzado, sino también adaptable a las necesidades específicas de su organización y en cumplimiento con la normativa aplicable.
4. Asegure la adaptación al contexto normativo:
Es fundamental que el SGDEA se ajuste a las regulaciones y normativas vigentes, especialmente en el caso de organizaciones del sector público. Busque una solución que garantice el cumplimiento normativo sin comprometer la eficiencia operativa.
5. ¿Gestión de Documentos o Gestión de Registros?
En la Era Digital no podemos discriminar entre documentos que evidencian la actividad de una organización. Cualquier documento adquiere “archivalía” y debe ser considerado un “récord”, cuando este es revisado o aprobado por cualquier responsable y sirve de justificación para cualquier trámite. Ambos deben convivir.
6. Gestión eficiente de expedientes
En la Era Digital el expediente es el rey. Por tanto, no basta con relacionar documentos entre sí o guardar los documentos de un mismo trámite en una carpeta. El expediente cobra vida y debe proporcionar funciones avanzadas para facilitar la gestión
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7.La firma digital es necesaria para el cumplimiento legal, pero no es suficiente
A veces pensamos que firmar un documento es suficiente para garantizar la autenticidad del mismo y preservarlo de forma segura. La firma es necesaria, pero no es suficiente… Porque lo que hay que acreditar no es solo la autoría de una determinada acción, sino el proceso en su totalidad, erradicando cualquier opción de fraude o suplantación durante el trámite integral.
8. Los cuadros de clasificación deben estar orientadas a procesos o funciones
El nuevo reto que tenemos es modelar el cambio estructural en las compañías, sin que los documentos pierdan su asignación a un cuadro de clasificación funcional, mucho más alineado con la estructura de la información subyacente. Por ello, tendremos que ir migrando nuestros cuadros de clasificación a un nuevo paradigma orientado a procesos y no a dependencias.
9. La educación de los usuarios y profesionales como reto
El reto futuro como fabricantes de tecnología documental está en la educación de los profesionales, la usabilidad de las aplicaciones y la gestión del cambio. Digital Ware cuenta con una unidad de aprendizaje DIGITAL UNIVERSITY que permite a los clientes capacitarse sobre los conceptos clave sobre gestión documental y las funcionalidades del sistema. Lo anterior permite potencializar la herramienta y mejorar la toma de decisiones en la organización.
10. Evalúe y ajuste constantemente:
La implementación de un SGDEA es un proceso continuo. Evalúe regularmente su efectividad, realice ajustes según sea necesario y esté preparado para adaptarse a los cambios en el entorno operativo y tecnológico.
En resumen, la implementación de un Sistema de Gestión Documental Electrónico de Archivos (SGDEA) presenta numerosos desafíos, pero también ofrece oportunidades significativas para mejorar la eficiencia y la transparencia en la gestión de documentos. Con una planificación cuidadosa, una selección adecuada de tecnología y un compromiso organizacional sólido, su organización puede superar estos retos y aprovechar al máximo los beneficios de la gestión documental digitalizada.
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