La Importancia de los Datos Personales en la Empresa

El 5 de Julio del 2010 se público en el Diario Oficial de la Federación la Ley de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares(LFPDPPP), esta ley otorgó un plazo de un año a los particulares para que pudiera implementar las medidas necesarias para la protección de datos personales en las principales áreas encargadas de recoger información personal de sus titulares, además la obligación de designar responsable del área de protección de datos personales, conocido o llamado algunas veces también como “Oficial de Privacidad”. 

Tratamiento de los datos personales

Así es como desde el 2010, las personas físicas o morales que dentro de sus actividades obtengan información directamente de los titulares, tiene la obligación de implementar los mecanismos y dispositivos físicos y electrónicos necesarios para mantener reservada y en completa confidencialidad la información provista por el titular,  además la obtención de dichos datos personales deberá ser obtenidos con el consentimiento del titular, consentimiento que puede ser de forma expresa o tácita, cuando no se trate de datos financieros o patrimoniales, pues en este caso es obligatorio obtener el consentimiento expreso del titular.   

Aviso de Privacidad

La obligación de la persona física o moral es de poner a disposición de los titulares el Aviso de Privacidad, documento importante, pues en el se detallan cual es el objetivo de recabar información personal de los titulares, el aviso de privacidad deberá contener según el artículo 16 de la (LFPDPPP) al menos la siguiente información:

·        Identidad y domicilio del responsable que los recaba;

·        Las finalidades del tratamiento de datos;

·        Las opciones y medios que el responsable ofrezca a los titulares para limitar el uso o divulgación de los datos;

·        Los medios para ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición, de conformidad con lo dispuesto en esta Ley;

·        En su caso, la transferencia de datos que se efectúen, y

·        El procedimiento y medio por el cual el responsable comunicará a los titulares de cambios al aviso de privacidad, de conformidad con lo previsto en esta Ley.

·        En el caso de datos personales sensibles, el aviso de privacidad deberá indicar expresamente que se trata de este tipo de datos.

Ahora bien es importante tener siempre visible este documento, pues la finalidad de los datos personales, además de indicar cuál es el propósito de su obtención es poner a disposición del titular los mecanismos con los que cuenta para limitar el uso o divulgación  de estos, de lo contrario la ley también estipula las sanciones en las que incurre la persona física o moral, que no cumple con lo establecido en el aviso de privacidad o bien que el uso de esta información es distinto al autorizado por el titular.

Derechos ARCO

El titular de la información tendrá en todo momento la posibilidad de limitar el uso o divulgación de su información, por lo que es importante conocer cual son estos derechos y además que significan cada uno.

Derecho de Acceso.- el titular en todo momento podrá tener acceso a su información personal siempre y cuando esta se encuentre en poder del responsable.

Derecho de Rectificación.-  el titular tiene derecho a rectificar o corregir aquellos datos que son inexactos o que son incorrectos.

Derecho de Cancelación.- el titular tiene derecho a cancelar sus datos personales, por lo que la empresa esta obligada a suprimir toda información con la que cuente del titular, de tal forma que durante un periodo debe bloquear la información y con posterioridad suprimirla.

Derecho de Oposición.-  el titular tiene del derecho en todo momento y por causa legitima a oponerse al tratamiento de sus datos personales, es decir de limitar al responsable de su uso o divulgación, con lo que el responsable no podrá tatar esta información.

Autoridad

El Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos (INAI), es la autoridad encargada de vigilar y verificar el cumplimiento de las disposiciones contenidas en la Ley, además de proporcionar apoyo técnico a los responsables que lo soliciten, para el cumplimiento de las obligaciones impuestas por esta ley, también dentro de sus funciones se encuentra la de emitir los criterios y recomendaciones, de conformidad con las disposiciones aplicables de esta ley, para efectos de su funcionamiento y operación.

Además el Instituto (INAI) se encarga de conocer y resolver los procedimientos de protección de derechos, el cual inicia a instancia del titular de los datos o de su representante legal, mediante la presentación de su escrito en el cual motive y fundamente los preceptos de esta ley que estime vulnerados, esta solicitud debe presentarse en el Instituto  quince (15) días después de que el responsable dio respuesta a su solicitud, y si con motivo del desahogo del procedimiento de protección de derechos o del procedimiento de verificación que realice el Instituto, éste tuviera conocimiento de un presunto incumplimiento de alguno de los principios o disposiciones de esta Ley, determinará la sanción que corresponda.

Conclusiones

Es importante revisar dentro de nuestras empresas se cuenten con los medios de protección de datos personales adecuados, nuestra obligación es mantener actualizado el Aviso de Privacidad y que en este se encuentren detalladas las finalidades de la obtención de los datos personales, además de identificar aquellos departamentos mas vulnerables o con mayor área de oportunidad, pues la Ley es muy clara, y en caso de que en el Instituto decida realizar actos de verificación, debemos demostrar que se cuenta con los mecanismos necesarios para proteger los datos personales de los titulares, además que hemos puesto a su disposición el aviso de privacidad, entre otras muchas mas herramientas que nos ayudaran a comprobar ante la autoridad que continuamente nos encontramos mejorando nuestros proceso de protección de datos personales.

Espero les pueda servir este artículo, pues la protección de datos personales es tan importante y obligatoria, que en ocasiones podemos encontrarnos incumpliendo la normatividad prevista para su tratamiento.

Pedro Estévez Duque