La importancia de una PMO en las organizaciones.

Primero, entendamos que es un PMO(Project Management Office).

La Guía del Pmbok® en su reciente 6ª edición define una PMO, como sigue:

Definición: Una Oficina de dirección de proyectos (PMO) es una estructura de la organización que estandariza los procesos de gobernanza relacionados con el proyecto y facilita el intercambio de recursos, metodologías y técnicas. 

Las responsabilidades de una PMO pueden abarcar desde el suministro de funciones de soporte para la dirección de proyectos, hasta la propia dirección de uno o más proyectos.

Existen de acuerdo al grado de control, varios tipos de PMO: 

De apoyo: tiene un rol consultivo para los proyectos, suministran mejores prácticas, capacitan, sirve como un repositorio de proyectos. Tienen un grado de control reducido.

De control: con un grado de control moderado, soporta y exige cumplimiento por diferentes medios, tales como: adopción de marcos o metodologías de dirección de proyectos, uso de plantillas, herramientas y conformidad con los marcos establecidos.

Directiva: ejercen el control de los proyectos asumiendo muchas veces la propia dirección. Los jefes de proyectos son asignados por la PMO y rinden cuenta a ella.

Claramente de la teoría a la práctica hay un largo camino, implementar una PMO y luego obtener la madurez necesaria que la organización requiere es complejo.

Que la cultura de la PMO logre instaurarse en la organización, presenta varios retos tales como:

• Encontrarse con resistencia al cambio de la organización ante nuevas formas de trabajar.
• Prejuicios respectos de que la metodología implica necesariamente más documentación o burocracia.
• Obtener la cooperación requerida de los jefes de proyectos que se resisten a una mayor supervisión y fiscalización sobre las actividades que estos llevan a cabo.
•  Bajo nivel de compromiso de la organización.

Estos son algunos de los factores que pueden obstruir el funcionamiento de una PMO en crecimiento.

Se puede afirmar que el rol de la PMO en la actualidad es crítico y es un ente diferenciador en las organizaciones y compañías que buscan llegar a un alto desempeño, así quedó demostrado en el estudio Pulse of the Profession® 2016 de PMI.

Los gráficos a continuación me parecieron muy relevantes, ya que permiten apreciar el impacto de la PMO en las organizaciones reflejado en la encuesta.

Gráfico 1. Componentes de los proyectos exitosos.

Es posible apreciar en el gráfico 1 claramente que la existencia de una PMO es un diferenciador en los proyectos exitosos, por otra parte, la alineación que esta tiene respecto de la estrategia de la organización muestra una ventaja de 20 puntos por sobre aquellas que no lo están.

Existen distintos factores que pueden determinar el éxito de un proyecto, pero los usados habitualmente son tradicionalmente costo, alcance, tiempo, calidad y el cumplimiento de los objetivos fijados por los interesados en el proyecto.

Gráfico 2. Encuesta de tipos de PMO en organizaciones.

Gráfico 3. Distribución de PMO en organizaciones.

Un 68% de los encuestados indicó que su organización posee una PMO, sobre un total de 2.428 profesionales de dirección de proyectos encuestados.

De donde se puede inferir que existe un predominio a la profesionalización de la gestión de proyectos, la importancia que tiene la PMO en las estrategias de toda organización y que se confirma con el gráfico 2 en donde se aprecia que un 66% de las organizaciones que tienen PMO son especializadas por departamento, región o divisiones.

Gráfico 4. Servicios habitualmente provistos según el tipo de PMO.

En el gráfico 4 se describen los servicios más valorados en organizaciones de alto desempeño que entrega una PMO y una EPMO(Enterprise Portfolio Management Office), ésta última tiene el rol de PMO Global o PMO matriz en una organización. En este mismo sentido existen competencias que se encuentran presentes en las organizaciones que cuentan con PMO y que son muy valoradas por sus ejecutivos, estas son:

• Crear una cultura organizativa de gestión de proyectos.
• Evaluar continuamente el desempeño de la PMO.
• Evolucionar y mejorar mediante la gestión del conocimiento y la gestión de cambios.

Pero, ¿Qué labores realiza una PMO?

La PMO tiene como principales labores:

• Recomendar y actuar cuando los proyectos requieren alguna alineación que les permita mantenerse en los objetivos que se han fijado.
• La PMO facilita lineamientos a los jefes o directores de proyectos, conocimiento y apoyo en caso de requerirse.
• Gestiona recursos a la cartera de proyectos.
• La PMO vela por que cada proyecto se encuentre enmarcado en un programa que es parte de la estrategia de la compañía.
• La PMO mide y obtiene métricas de la cartera de proyectos, proporciona informes/reportes que son utilizados por los directivos para la toma de decisiones.
• Informa el estado, tendencias, alertas respecto de los proyectos a la organización.
• Capacita, supervisa y monitorea la cartera de proyectos, programa o portafolio.
• Vela por la correcta aplicación de las mejores prácticas en la gestión de proyectos.
• Genera conocimiento, desarrolla procedimientos y políticas alineadas con las mejores prácticas de la gestión de proyectos.

 Entre muchas otras...

La importancia de la PMO en las organizaciones radica en….

La PMO en la actualidad es llamada a ser un agente de cambio, la guía y termómetro natural del estado de salud de los proyectos en una organización. Debe tener la capacidad para instaurar, medir y monitorear una cultura entorno a la gestión de proyectos en toda la organización. Por supuesto, que sin el apoyo de la alta dirección ni de la participación activa de los directores de proyectos esto no será posible.

La PMO debe ser un actor activo en la implementación de la estrategia de negocios de toda organización, sólo interiorizando los objetivos de negocio podrá velar porque la implementación de los proyectos, programas y portafolios cumplan lo que proponen.

Esto se puede confirmar en que las organizaciones que alinean su PMO con la estrategia reportan la conclusión exitosa de 27% más proyectos y 42% menos proyectos con corrupción de alcance.¹

Se sabe además que la dirección de proyectos cada día tiene mayores exigencias y cada vez más profesionales van mejorando sus habilidades requiriendo una PMO a la altura de las circunstancias, esto obliga a las PMO a continuamente implementar planes de capacitación y mejora continua.

Y finalmente pero no menos importante, la PMO permite estandarizar las políticas y procedimientos entorno a la gestión de proyectos dentro de una organización, buscando mejorar la forma en que se realizan las tareas, bien dirigida; es un catalizador entre la dirección ejecutiva y los directores o jefes de proyecto.

Sin lugar a dudas, las PMOs tienen un gran camino por recorrer...

Referencias:

1.      ¹PMI’s Pulse of the Profession 2016. El alto costo de un bajo desempeño. Imagen de gráfico 1 y valores registrados para gráfico 2,3,4.

2.      Guía de los Fundamentos para la dirección de Proyectos, 6° Edición. 2017.

Carlos Alvarez G,

Santiago, 20 de Marzo 2018, Chile.

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