La información bien gestionada principal valor para las organizaciones

¿Están las organizaciones preparadas para gestionar y aprovechar la información que generan?

Las empresas que prestan servicios complejos, con gran variabilidad en las características y tipología de los mismos, con diferentes tarifas, márgenes y criterios de facturación, con innumerables herramientas (sistemas integrados, aplicaciones de usuario, sistemas legados, etc.) y cuya gestión y seguimiento operativo se ha venido realizando de forma manual sobre una ingente cantidad de informes imposibles de asimilar y que, más que ayudar, dificultaban una toma de decisiones coherente y eficaz, se enfrentan a un cambio de paradigma en la gestión de la información.

El rápido avance de la tecnología y los medios han hecho que, a toda la información interna y, digamos, semiestructurada (generada internamente en los sistemas y aplicaciones de usuario de las organizaciones), se le añadan todos los datos que diariamente se generan en los medios (redes sociales, noticias en prensa, transacciones y opiniones online, etc.) y suponen una oportunidad.

“La información es poder”. Pero para ello las entidades deben estar preparadas para gestionar dicha información de forma eficaz, para lo cual deberán realizar una labor profunda de “reforma y organización de los datos” partiendo de:

•Definición de la pregunta correcta. ¿Qué quiero saber?

•Identificación de las fuentes de información,

•Evaluación de la validez, exactitud, completitud y calidad de los datos. ¿Cómo lo controlo?

•Ordenar la información. ¿Cómo se interrelacionan las diferentes fuentes?

•Priorización.

En muchas ocasiones nos encontramos con empresas en las cuales la Dirección solicita recurrentemente información sesgada a sus analistas que no aporta nada útil en un proceso de toma de decisiones eficaz y que además, muchas veces, proviene de fuentes de información incompletas, con datos sobre los que no existe garantía de integridad.

¿Cómo se pueden tomar decisiones correctas y que contribuyan al crecimiento de la entidad en estos casos?

Como se ha mencionado, en la época que estamos viviendo se ha de tomar conciencia de la información de que se dispone y para qué la necesitamos.

Los avances en analítica de datos y su repercusión mediática han hecho que muchas organizaciones se hayan visto atraídas por esta nueva revolución en el tratamiento de la información. El problema que se está detectando es que de forma inconexa los diferentes departamentos de las entidades están empezando a desarrollar proyectos en esta materia. Así vemos proyectos piloto en áreas de compras, departamentos comerciales, direcciones de auditoría interna, áreas de cumplimiento, etc.

Pero muy pocas organizaciones parten del origen del problema. Es decir, un proyecto de estas características debe partir de la información, del dato y tratar de dar respuesta a ¿qué quiero saber? Con esto bien definido ya se puede ir construyendo un modelo de forma coordinada con las diferentes áreas de la organización (que necesariamente y para garantizar el éxito deberán estar involucradas), ya que lo primero es garantizar que los datos sobre los que se va a decidir son válidos tanto para la Dirección de Operaciones, la de Compras, la de Auditoría Interna o la de Cumplimiento. Estamos hablando de tratar la información como objetivo estratégico de la entidad.

Puede parecer obvio, pero en la práctica lo que nos encontramos en grandes corporaciones es que son incapaces de poner orden en su información y lo “dejan estar” porque hasta ahora han trabajado de aquella forma basada en informes manuales y resulta altamente complejo coordinar a tantas áreas involucradas.

No obstante, esta situación está abocada a cambiar por las propias exigencias de inversores y velocidad tecnológica.

El valor de todos en el camino hacia la gestión óptima de la información

Históricamente en la mayor parte de las organizaciones se ha producido una separación entre las áreas operativas, generadoras de negocio y las áreas soporte, vistas como generadoras de costes y con escaso aporte de valor al negocio.

En el nuevo entorno y con la vista puesta en la gestión de todo el flujo de información recibido las áreas soporte deben coordinarse de forma perfecta con las operativas.

¿Por qué? Porque el área Financiera requiere de información fiable sobre el negocio para registrar las transacciones de forma completa en libros, porque el área de Auditoría Interna para ser más eficaz necesita basarse en datos generados por el negocio que sean exactos, porque el Área de Cumplimiento requiere en sus investigaciones de información completa para detectar malas prácticas y porque el Negocio para poder tomar decisiones estratégicas de éxito necesita, en base a sus KPIs, tener la “foto” real de cómo está funcionando operativamente sobre datos exactos, completos, fiables y debidamente controlados.

En definitiva, el uso eficaz de la información debe considerarse por todas las entidades como elemento estratégico prioritario.

Y solamente sobre los pilares de información fiable y bien gestionada se podrán construir analíticas y consultas por parte de las diferentes áreas para cubrir sus objetivos individuales.