La lista de verificación de gestión de impresión para preparar su negocio para 2024

¿Entonces crees que puedes imprimir? Es posible que su empresa ya esté utilizando servicios de impresión administrados, pero confíe en nosotros: después de trabajar con cientos de clientes comerciales a lo largo de los años, siempre hay cosas que puede hacer para mejorar su entorno de impresión.

Para que su empresa esté lista para imprimir para 2024, hemos diseñado una práctica lista de verificación de impresión. Uno que puedan seguir las organizaciones de los sectores público y privado de todos los tamaños. Estos consejos garantizan que maximiza su inversión en impresión y, al mismo tiempo, mantiene los costos y volúmenes de impresión lo más bajos posible. ¿Suena bien?

Obtenga una solución de gestión de impresión

Si aún no utiliza servicios de impresión administrados, nunca es demasiado tarde para comenzar. Hable con su proveedor de impresión sobre sus necesidades de impresión actuales y lo que desea en términos de compatibilidad, seguridad y funcionalidad de la nube. Por lo general, pueden recomendar una buena solución (por favor diga PaperCut, por favor diga PaperCut...). O si tiene más preguntas sobre el software o sus opciones, puede llamar a un miembro de nuestro amigable equipo. Pueden recomendarle una solución PaperCut que se adapte a sus necesidades.

Compare su uso de impresión año tras año

Si cuenta con una solución de administración de impresión inteligente (como PaperCut MF, tomando un ejemplo al azar), intente comparar sus patrones de uso de impresión de 2022 y 2023. En general, las oficinas han sido mucho más silenciosas desde la pandemia, especialmente con el aumento del trabajo híbrido, y muchos de sus dispositivos de impresión podrían estar inactivos. Utilice la información detallada proporcionada por una solución de gestión de impresión inteligente para consolidar su flota de impresión mientras maximiza la eficiencia de los dispositivos restantes.

Revise sus políticas de impresión

Cada año es una buena idea sentarse y comprobar si sus políticas de impresión todavía tienen sentido. ¿Hay más personal trabajando de forma remota ahora? ¿Se están imprimiendo un montón de documentos innecesarios? ¿Necesita establecer cuotas de impresión o suspender la impresión en color? ¿Están configurados sus permisos de impresión y seguridad, verdad? Nuevamente, si no conoce las respuestas a estas preguntas, nuestro equipo puede ayudarlo a resolverlas.

Audite su configuración de impresión remota

Si hay mucha impresión remota no administrada, puede que sea el momento de revisar su configuración de impresión remota. Cuando hablamos de impresión "no gestionada", nos referimos básicamente a la impresión invisible. ¿Sabe quién tiene acceso remoto a sus impresoras en este momento? ¿Sabes cuánto y con qué frecuencia imprimen? ¿Sabe qué controles de autenticación tiene implementados? Si respondió no a alguna de esas preguntas, es hora de actualizar su sistema de gestión de impresión. No olvide tampoco la capacitación: podemos brindarle algunos consejos de mejores prácticas, adaptados a su organización, para garantizar que su personal imprima remotamente de forma segura.

Factor en el trabajo híbrido

El trabajo híbrido llegó para quedarse y eso significa que necesita una solución de gestión de impresión que se adapte a condiciones de trabajo flexibles. La mayoría de las políticas de impresión se diseñan en torno a un lugar de trabajo centralizado tradicional. Las organizaciones que no actualizan sus políticas de impresión para reflejar las nuevas prácticas laborales corren el riesgo de verse expuestas a costos y volúmenes de impresión crecientes, así como a violaciones de seguridad relacionadas con la impresión.

Automatice sus flujos de trabajo de impresión tanto como sea posible

Con un buen software de gestión de impresión, debería tener una idea de dónde están los cuellos de botella. Ya sabes, los puntos del flujo de trabajo donde el trabajo tiende a atascarse (a veces literalmente, en este caso). Tanto PaperCut NG como MF incluyen una lista detallada de comandos del servidor y API de servicios web. Se pueden utilizar para automatizar operaciones comunes y tareas de gestión, ahorrando tiempo y dinero a su equipo. Los buenos lugares para comenzar incluyen la automatización de copias de seguridad y sincronizaciones de dominios/grupos de usuarios; automatizar la creación de cuentas; y automatizar saldos de cuentas y transacciones.

Busque oportunidades de ahorro de costos

Dependiendo de la organización y la industria, la impresión puede representar una parte importante de su presupuesto anual. Pero hay docenas de maneras de aliviar el dolor financiero. Hemos escrito guías completas sobre reducción de costos, pero este año, pruebe estos consejos para obtener ganancias rápidas: use su software de administración de impresión para limitar la impresión en color de los usuarios, configure la impresión dúplex (doble cara) como predeterminada y use la impresión básica. scripting para enviar sus trabajos a la impresora más barata. Créenos, todo suma.

Imprima de forma más sostenible

Es muy probable que su organización ya tenga implementada una política ESG, tal vez incluso algunos objetivos concretos de sostenibilidad. Pero si sigues imprimiendo sin parar como si fuera 2003, en realidad no estás viviendo esos valores, ¿verdad? Nuevamente, hay muchas maneras de hacer que su impresión sea más sustentable: use papel reciclado, recicle los desechos de oficina siempre que pueda, reduzca los trabajos de impresión innecesarios, use impresoras multifunción energéticamente eficientes y obtenga energía de fuentes renovables. Si necesita más ideas, lo tenemos cubierto.