La PMO y las Metodologías para la Gestión de Proyectos

Las empresas buscan en todas partes una nueva metodología que resuelva sus problemas, pero cada empresa es diferente y, como tal, cada una necesita una solución dinámica y personalizada. Los proyectos de una organización también son diferentes y cada uno enfrenta un reto distinto y muchas veces la forma metodológica de abordarlo necesita ser diferente.

En contraparte se espera que la PMO proporcione una metodología estandarizada, de acuerdo con las necesidades de la organización y con las mejores prácticas internacionales de gestión de proyectos. Por lo general se tiene la expectativa que la PMO establezca lineamientos claros para aplicar la gestión estandarizada de proyectos, normalizando un conjunto de prácticas de gestión de proyectos con el fin de mejorar el resultado de los proyectos. 

En este punto en particular es donde la PMO debe ser lo suficientemente audaz con una mentalidad flexible centrada en ofrecer valor y beneficios con sus lineamientos metodológicos. En el mercado existen diferentes metodologías y marcos de trabajo para los proyectos: Scrum, Kanban, Lean, XP, Waterfall, PRINCE2 y PMBOK, etc, por tanto, quiero exponer los siguientes puntos:

1.     Primero que nada, desde mi punto de vista no existe una metodología de proyecto que sea única y correcta. No estoy de acuerdo cuando se piensa que la PMO debe estandarizar una metodología única que cubra todas las áreas de conocimiento necesarias para la organización y esté totalmente adaptada a los diferentes tipos de proyectos de la organización. Por el contrario, le toca a la PMO conocer y poder articular el mejor lineamiento metodológico que tenga sentido y sea más adecuado para cada tipo de proyecto. Desde la PMO no podemos imponer camisas de fuerza cuando lo que requieren los equipos de proyectos es mayor flexibilidad para trabajar de forma adecuada y generar valor.

2.     Existen diferentes metodologías de gestión de proyectos que podríamos aplicar en los proyectos. Hay muchas maneras diferentes de ejecutar los proyectos, basados en diferentes principios, marcos de trabajo, procesos y estándares para ayudar a estructurar la forma en que entregamos los proyectos. Nuestro equipo de la PMO tiene el gran reto de poder concertar varias metodologías, conocer cuáles son las diferencias entre los distintos marcos de trabajo, poder integrar diversos grupos, poder influenciar o persuadir cuál es la metodología correcta para un tipo de proyecto. 

3. Es importante la combinación de prácticas, técnicas, procedimientos y reglas utilizadas por quienes trabajan en los proyectos, pero mientras más livianos sean los procesos de la PMO, mayor peso tendrán dentro de la organización. Cuestionemos desde la PMO toda actividad que no genere valor para los resultados del proyecto y por tanto para el negocio. Todos los estándares y procesos deberían ser lo suficientemente flexibles para tratar a las personas como seres humanos y para tratar proyectos como únicos y especiales. Uno de los desafíos para la PMO es posibilitar diferentes formas de trabajar para distintos interesados. ¿Existe una manera fácil para la PMO de lidiar con esto? No es fácil, pero tampoco imposible.

4.     Me gusta distinguir claramente lo que son metodologías de dirección de proyectos y metodologías de implementación o para llevar a cabo un proyecto. Sin querer entrar a debatir qué es una metodología y qué no, es importante diferenciar los métodos para dirigir un proyecto de los mejores métodos que combinamos para realizar los proyectos sin que sean excluyentes, por el contrario, son altamente complementarios. Al igual que existe una distinción entre el rol que juega un scrum master y el de un gerente de proyecto en un proyecto, así mismo existen prácticas diferentes para implementar y para dirigir un proyecto. Existen organizaciones que no entienden estos conceptos y por tal razón los mezclan o simplemente los excluyen, dando como resultado problemas en los proyectos.

5.     En el ámbito de la dirección de proyectos existen varias metodologías, unas más conocidas que el resto, como las del PMI, IPMA y Prince2, con reconocimiento internacional. En todos los casos son propuestas de prácticas que han sido efectivas para la dirección de proyectos, englobando la planificación, organización, seguimiento y control de cada uno de los aspectos de un proyecto. Incluyen también aspectos tan relevantes como son el liderazgo y las habilidades blandas, la empatía, la comunicación, la confianza y la inteligencia emocional, ahora denominadas habilidades de poder. La metodología de gerencia de proyectos del PMI (Project Management Institute) no es realmente una metodología, sino un conjunto de estándares, convenciones, procesos, mejores métodos, terminologías y pautas ampliamente aceptados y utilizados a nivel mundial. Por su lado Prince2 es un conjunto de temas, principios, procesos y pasos para elaborar un proyecto controlado.

6.     En el entorno de ejecución del proyecto, la metodología de proyectos es el conjunto de técnicas, métodos y procedimientos que se deben seguir durante el desarrollo de un proyecto para la producción de los productos o servicios. El marco tradicional consiste en acordar inicialmente el objetivo del proyecto y planificar este de forma completa, valorar la planificación sólida, hacer las cosas una vez y hacerlas bien, contrario al enfoque ágil incremental e iterativo. Cuando nos referimos a una metodología ágil de gerencia de proyectos, realmente nos referimos a una implementación flexible e iterativa.  La verdad es que la agilidad no es en realidad una metodología de un proyecto, sino una mentalidad y un conjunto de principios para desarrollar software basado en la flexibilidad y adaptabilidad, produciendo valor de una forma continua. La metodología híbrida combina las mejores prácticas de las metodologías clásicas y el mundo ágil.

7.     No es posible concebir la ejecución de los proyectos sin pensar en definir y sistematizar el conjunto de técnicas, métodos y procedimientos que se deben seguir durante el desarrollo de un proyecto. El beneficio más obvio de la adopción de un marco de gobierno es que permite aplicar una serie de criterios objetivos a las decisiones que debemos tomar, eliminando las subjetividades. Adoptar una metodología permite un lenguaje común que ofrece claridad y una defensa adicional contra la falta de comunicación. Adicionalmente al estandarizar las actividades a realizar en el ciclo de vida de los proyectos, se simplifican los procesos de gestión y se reduce la burocracia, se establece un proceso visible y controlado, repetitivo, eficiente por lo general a través de herramientas que facilitan la toma de decisiones.

Ya para finalizar quiero recordar que el objetivo de la PMO no es establecer una metodología estandarizada.  El objetivo de la PMO debe ser ofrecer beneficios a la organización con la finalización exitosa del proyecto, debido al uso estándar de la metodología de gestión de proyectos entre otras funciones que pueda desempeñar. Asegurémonos desde la PMO que el conocimiento de estas metodologías y su aplicación contribuye a la culminación de los proyectos con éxito, mejorando el rendimiento de los equipos y motivando a las personas al comprobar que gran parte del éxito de los proyectos depende del equipo. Cuando los trabajadores sienten que su PMO elimina los obstáculos en lugar de crearlos, cambian rápidamente su opinión sobre las PMO.