No le pidas organización a un sistema que crece aceleradamente, porque su entropía te hará fracasar

Introducción

En la actualidad, la mayoría de las organizaciones están experimentando un crecimiento acelerado impulsado por la innovación, la globalización y la adopción de nuevas tecnologías. Aunque el crecimiento, de hecho, es deseable, trae consigo una tremenda complejidad en los procesos internos de una organización. A medida que una organización crece, las cosas se vuelven más complicadas y se vuelve difícil mantener las cosas en orden y con estructura. Aquí es donde se aplica la noción de entropía, tomada de la termodinámica, para explicar la desorganización y la incertidumbre que parecen crecer en sistemas complejos como las organizaciones emergentes.

Donde surge el problema es cuando los líderes intentan imponer el orden en estos sistemas dinámicos con modelos convencionales de gestión que no están lo suficientemente capacitados para hacer frente a la sofisticación que se está desarrollando. El propósito de este ensayo es, por lo tanto, ilustrar cómo la entropía influye en las organizaciones en crecimiento y por qué a veces las formas convencionales de gestión simplemente no pueden, literalmente, manejar. También se plantearán algunas intervenciones contemporáneas que podrán ayudar a las organizaciones a prosperar en medio del desorden y la confusión.

Entropía en Sistemas Organizacionales

 El término entropía se usó en el contexto de la termodinámica para denotar una medida del desorden en un sistema. La entropía de un sistema cerrado tiende a aumentar sin cesar, y también implica que el desorden aumenta con el tiempo a menos que haya un flujo de energía externa para mantener las cosas en un patrón ordenado. Este concepto fue adoptado por teóricos organizacionales para explicar cómo las organizaciones, especialmente aquellas que están creciendo, tienden a volverse más desordenadas y turbulentas con el tiempo. Ilya Prigogine, premio Nobel de Química, propuso que los sistemas complejos alejados del equilibrio, especialmente las organizaciones en desarrollo exhiben niveles crecientes de entropía que a veces pueden resultar en desorganización y a veces en nuevas formas de organización espontánea (Prigogine, 1980). En un ambiente organizacional, esto se traduce en que al mismo tiempo que una organización crece y se vuelve más compleja, también lo hace el desorden interno—o la entropía. Entonces, este desorden puede provenir de la falta de claridad de roles, la duplicación de esfuerzos, la ineficiencia en la toma de decisiones, y otras disfunciones organizativas.

Crecimiento Rápido y Complejidad Organizacional El crecimiento rápido de una organización, generalmente considerado un éxito, también es una de las principales causas de complejidad. Con el crecimiento de una organización, surgen más procesos, tecnologías y personas que complejizan las interacciones y aumentan las interdependencias. La creciente complejidad no solo sobrecarga los sistemas de gestión actuales, sino que también hace que la entropía interna aumente-algo así como la condición en la que los procesos se vuelven más desordenados y menos predecibles. Christensen y Raynor (2003) en La Solución del Innovador presentan un caso de cómo la complejidad puede morder a una empresa exitosa con un crecimiento hiperactivo. Es un error intentar domesticar la complejidad emergente con la misma mentalidad y estructuras que se estaban utilizando en la empresa cuando era mucho más pequeña y menos compleja. En lugar de proporcionar claridad y dirección, esas viejas estrategias pueden empeorar las cosas al permitir que un sistema rígido sea incapaz de adaptarse a las necesidades cambiantes del entorno.

Desventajas de los Modelos de Gestión Tradicionales

 Los métodos tradicionales de administración, que dependen de jerarquías estrictas y planificación centralizada, no tienen la capacidad de manejar con eficacia los sistemas complicados en organizaciones de rápido crecimiento. Estas prácticas, cuyos conceptos fueron concebidos para el trabajo en un entorno estable y predecible, no pueden soportar la incontrolable dinámica de las organizaciones modernas. Ralph Stacey (1996) en su libro Complexity and Creativity in Organizations escribe que las organizaciones son sistemas no mecánicos que pueden ser gobernados por controles planificados y rígidos. Más bien, son sistemas de complejidad y adaptabilidad, en el que las interacciones a lo largo de sus partes son no lineales, y las perturbaciones ligeras pueden causar efectos desproporcionados. Las estrategias de gestión que no reconocen la naturaleza compleja de la organización y, en su lugar, intentan empujar un control demasiado rígido sobre la organización, están destinadas al fracaso. Estos modelos no solo no logran reducir la entropía, sino que en muchos casos también la aumentan, al restringir la creatividad y agilidad de la organización.

Ejemplos de Fallos por Uso de Modelos

Obsoletos Hay muchos ejemplos en la literatura histórica de negocios en los que se mencionan organizaciones que no pudieron manejar su expansión utilizando modelos de gestión tradicionales. El caso más común y registrado es quizás el de Kodak, una organización que, a pesar de haber sido la primera en la industria de la fotografía, no pudo manejar el cambio tecnológico con su estructura inmóvil y su velocidad lenta para la innovación. El fracaso de la empresa se debió a una estrategia de gestión que defendía la estabilidad en lugar de la innovación en un mercado desestabilizado por la era digital. Leading Change de John Kotter (1996) da además una lista de ejemplos de organizaciones que no pudieron realizar el cambio utilizando métodos tradicionales. Los ejemplos muestran cómo la incapacidad de lidiar con una complejidad creciente y la gestión rígida pueden llevar a un aumento en la entropía organizacional y finalmente a una disolución.

Nuevas Estrategias para Gestionar la Entropía

Se requiere adoptar prácticas que controlen y canalicen la entropía en lugar de sofocarla para gestionar efectivamente una organización de alto crecimiento. Las prácticas contemporáneas, como la Gestión Ágil y la teoría de sistemas adaptativos complejos, ven el desorden como algo inherente al crecimiento y, por lo tanto, intentan capitalizarlo como un conductor para la innovación y la adaptabilidad. Un ejemplo en particular, el pensamiento de diseño, liderado por pensadores y practicantes como Tim Brown y Barry Katz (2009) en Change by Design, es solo uno de los varios caminos a través de los cuales las organizaciones pueden prosperar en un entorno caótico. Defiende la experimentación, el trabajo en colaboración interdisciplinaria y la iteración continua, y permite a las organizaciones ser increíblemente ágiles ante el cambio, mientras protegen la entropía en la medida de lo posible.

Conclusión

La entropía es una fuerza en las organizaciones que son sistemas en estado constante de cambio. Tratar de "hacer que parezca que no es un sistema dinámico" utilizando modelos de gestión obsoletos es una estrategia de garantía de fracaso. En lugar de luchar contra la entropía, los líderes de la organización deberían poner en su lugar estrategias que tengan una alta apreciación por la complejidad y la incertidumbre y, a través del desorden, sean capaces de generar innovación y adaptación. De esa manera, solo entonces serán capaces de mantener el desarrollo bajo control y no permitir que la entropía sea una característica de la que no puedan recuperarse.

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Bibliografía

• Brown, T., & Katz, B. (2009). Change by Design: How Design Thinking Transforms Organizations and Inspires Innovation. HarperBusiness.
• Christensen, C. M., & Raynor, M. E. (2003). The Innovator's Solution: Creating and Sustaining Successful Growth. Harvard Business School Press.
• Kotter, J. P. (1996). Leading Change. Harvard Business Review Press.
• Prigogine, I. (1980). From Being to Becoming: Time and Complexity in the Physical Sciences. W.H. Freeman.
• Stacey, R. D. (1996). Complexity and Creativity in Organizations. Berrett-Koehler Publishers.