Lean Engineering. Desperdicio #5: La (mala) comunicación

Resumen

En este artículo, exploro los puntos fatídicos de la mala comunicación en un departamento de ingeniería con diseño de producto propio. Destaco la falta de claridad en los requerimientos, los almacenes de información, la falta de retroalimentación, los plazos y prioridades conflictivas, y la falta de alineación estratégica. Estos problemas pueden llevar a retrasos en la producción, insatisfacción del cliente y pérdida de ventas. Para mejorar la comunicación, recomiendo fomentar la transparencia, establecer reuniones regulares, utilizar herramientas de colaboración, promover la retroalimentación y la formación cruzada.

Introducción

Entradas previas de esta serie sobre los desperdecios en ingeniería:

• Lean Engineering. Desperdicio #1: Los planos. Los planos pueden ser un auténtico desperdicio para un departamento de ingeniería: consumen grandes recursos, sus errores son catastróficos. ¡No aportan valor al cliente!
• Lean Engineering. Desperdicio #2: El conocimiento tácito. El conocimiento tácito, vital para una empresa, es un agente doble porque es fuente inagotable de ineficiencias y desperdicios. Abordamos en este artículo como solucionarlo
• Lean Engineering. Desperdicio #3: el «Artista». El ingeniero «artista» es un desperdicio que no se puede permitir ningún departamento técnico: conlleva exceso de celo, exceso de tiempo y exceso de desperdicio.
• Lean Engineering. Desperdicio #4: La codificación. Codificar se convierte en un desperdicio cuando no nos permite ser ágiles con la gestión documental. ¡Evítalo!

Hoy voy a hablar de un tema muy importante pero a menudo pasado por alto en nuestros departamentos técnicos: la comunicación. Sí, ya sé que suena algo aburrido y que los ingenieros no tenemos entre nuestras «soft skills» la comunicación y relación con terceros, pero créeme, la mala comunicación puede ser catastrófica para un departamento de ingeniería como el tuyo y su relación con otros departamentos como compras, producción y ventas. Así que ponte cómodo y descubre por qué la comunicación es clave para el éxito de tu equipo.

Principales fallos de comunicación en departamentos técnicos

Comunicación con el equipo comercial

Falta de claridad en los requerimientos del cliente: La mala comunicación con el departamento comercial puede llevar a una falta de claridad en los requerimientos del diseño del producto o de un pedido particularmente especial. Si tus ingenieros no entienden completamente lo que se espera de ellos o si tus comerciales no tienen claro lo que los ingenieros necesitan para desarrollar el pedido, el resultado será un producto o pedido que no cumpla con las necesidades finales y reales del cliente. Esto puede provocar retrasos en la producción, insatisfacción del cliente y, en última instancia, una pérdida de ventas.

Esto es particularmente importante en trabajos especializados o empresas que trabajan bajo demanda de requerimientos del cliente donde la ingeniería se desarrolla a medida (ETO: Engineering To Order)

Comunicación en Ingeniería

Gestores documentales: Cuando el departamento de ingeniería trabaja en sus propios almacenes de información pero no están lo suficientemente automatizados, se crea un ambiente propicio para la mala comunicación al no saber si se está trabajando sobre la última versión de una pieza, sin saber qué departamentos están al tanto de los cambios, etc. Lo más probable es que, tarde o temprano, alguien cometa un fallo garrafal.

Comunicación con otros departamentos

Falta de retroalimentación: Una comunicación efectiva implica dar y recibir retroalimentación constante. Si los ingenieros no reciben comentarios sobre su trabajo, no podrán mejorar ni corregir posibles errores, especialmente con el departamento de fabricación. Además, si no se comparten los resultados de las pruebas o los comentarios de los clientes, el equipo puede perder la oportunidad de realizar mejoras significativas en el diseño del producto.

Plazos y prioridades conflictivas: La mala comunicación puede llevar a plazos y prioridades conflictivas entre los diferentes departamentos. Por ejemplo, si los ingenieros no están al tanto de los plazos de producción o si los compradores no comunican a tiempo las necesidades de suministro, el equipo puede enfrentarse a retrasos y entregas inadecuadas. Esto afecta negativamente a la reputación de la empresa y puede generar pérdidas económicas.

Falta de alineación estratégica: Si los departamentos no comparten una visión estratégica común, es difícil lograr una correcta comunicación. Los objetivos y metas de cada departamento podrían incluso entrar en conflicto, y esto puede llevar a decisiones poco informadas y perjudiciales para la empresa en su conjunto. Sin una comunicación clara y una alineación estratégica, el equipo corre el riesgo de perder oportunidades y de no aprovechar todo su potencial.

Soluciones para evitar una mala comunicación

Ahora que hemos analizado los principales puntos fatídicos de la mala comunicación, es hora de buscar soluciones. Aquí tienes algunas ideas para mejorar la comunicación en tu departamento de ingeniería:

Fomenta la transparencia: Promueve un ambiente de confianza y apertura en el que los miembros del equipo se sientan cómodos compartiendo información y expresando sus opiniones. Establece canales de comunicación claros y alienta la colaboración entre los diferentes departamentos.

Establece reuniones regulares: Organiza reuniones periódicas, cortas y efectivas en las que los diferentes departamentos puedan compartir actualizaciones, plantear inquietudes y discutir proyectos en curso. Estas reuniones son una excelente oportunidad para resolver problemas, alinear objetivos y mantener a todos en la misma línea. En SAMAT realizamos una reunión semanal para revisar todos los proyectos en marcha: en apenas 40 minutos todos vemos las necesidades de nuestros compañeros y sabemos del avance de los proyectos.

Utiliza herramientas de colaboración: Ahora hay infinidad de herramientas digitales que han dejado atrás al correo electrónico y los chats empresariales. La automatización de flujos de trabajo y las plataformas de gestión de proyectos facilitan la comunicación entre los miembros del equipo y de otros departamentos evitando el error en un 100% de los casos. Asegúrate de que todos estén familiarizados con estas herramientas y promueve su uso para mantener a todos informados y facilitar la colaboración.

Fomenta la retroalimentación: Establece un sistema de retroalimentación regular en el que los miembros del equipo puedan proporcionar comentarios constructivos sobre el trabajo de los demás. Esto fomentará la mejora continua y ayudará a prevenir errores costosos. 

Promueve la formación cruzada: Aunque no parezca una actividad referente para mejorar la comunicación, el hecho es que fomentar el intercambio de conocimientos y habilidades entre los diferentes departamentos hará que el nivel de comunicación necesaria descienda, no sea tan necesaria y eso conlleva un riesgo menor de desinformación. La formación cruzada, por tanto, fortalece más que la comunicación, la mejora en la colaboración de todo el equipo y la empresa.

Conclusión

Recuerda, la comunicación efectiva es la clave para el éxito de cualquier departamento de ingeniería con diseño de producto propio. No subestimes su importancia y trabaja activamente en mejorarla. Una buena comunicación puede evitar malentendidos, impulsar la eficiencia y fortalecer las relaciones entre los diferentes departamentos. ¡Juntos, se pueden lograr grandes cosas cuando nos comunicamos de manera efectiva!

Y si necesitas ayuda externa, ya sabes, para eso estoy yo y mi equipo SAMAT, que suele traer la paz social a muchas empresas gracias a nuestros proyectos, que, desde luego, incluyen la mejora de la comunicación dentro y fuera del departamento de ingeniería.

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