Lean Manufacturing en la oficina (o dicho de otro modo: Sentido común en la ofi)

En una explicación muy abreviada, podríamos decir que la filosofía Lean procede del ingeniero Japones Taiichi Ohno, y estaba originariamente enfocada a la producción.

Lo que más nos interesa saber es , que es un modelo de gestión, enfocado en minimizar los desperdicios (muda) y que esto nos llevará a minimizar costes y aumentar calidad.

Se consideran desperdicios:

·        Sobreproducción

·        Tiempos de espera

·        Transporte

·        Exceso de procedimientos

·        Inventario

·        Movimientos

·        Defectos

·        No utilizar la creatividad de la gente.

Si dedicamos un rato a analizar las acciones y procesos administrativos de nuestra oficina conseguiremos reducir tiempo, y por ende, ganarlo para tareas más productivas que incrementen el beneficio en la empresa.

Os dejamos un pequeño checklist para revisar y comprobar donde tenéis posibilidad de reducir “Mudas”:

-La impresora está colocada cercana a la persona que más la utiliza, evitando que tenga que levantarse continuamente.

-Tenemos un mensaje en nuestro teléfono principal que redirecciona las llamadas a la persona correspondiente. Se evita así tener que pasar llamadas, y las interrupciones que cortan la concentración de los trabajadores.

- Nuestras carpetas de archivo diario están cercanas a la persona que las usa. No tiene que levantarse para cogerlas, o si lo hace, no están muy lejos y no debe agacharse para llegar a ellas. De este modo se evita tiempo, y molestias lumbares de nuestros trabajadores.

- Para recoger información de clientes, proveedores, etc, tenemos formularios automatizados que facilitan la toma de datos. Se previene que se tenga que escribir en papel y luego, se duplique el trabajo al pasar al ordenador la información. Además, no se corre el riesgo de perder los datos por extravío de las notas manuales.

- Los calendarios del equipo están visibles para todos. Así, se agiliza la planificación de tareas y ahorramos llamadas para consultar disponibilidad de compañeros.

- Se termina una tarea antes de pasar a la siguiente, eludiendo pérdidas de tiempo puesto que se consigue mayor concentración.

- Automatizáis los envíos de informes y consultas en vuestro CRM para no realizar continuamente las mismas consultas repetitivas. Teniendo los informes programados recordamos más fácilmente la necesidad de controlar los datos del mismo.

-Se usan macros para los cálculos recurrentes de Excel, para no dedicar más tiempo del necesario a realizar una operación que se realiza con frecuencia.

- Las reuniones se convocan con tiempo, enviando con anterioridad los temas a tratar para que los asistentes puedan llevarlos preparados. Siempre hay una persona a cargo de la reunión que controla las tareas que se fijan y los tiempos de intervención y la productividad de la misma.

Si, habéis pensado correctamente, la mayoría son cosas sencillas de sentido común pero que a veces, en el devenir del día a día se nos olvida aplicar.

Esta y muchas otras filosofías se estudiarán en profundidad en el módulo del área de operaciones del MIA de ISAM ( https://isam.education/mia-master-internacional-agronegocios/)

Mientras tanto, os invito a hacer un pequeño análisis desde la filosofía lean para optimizar vuestros equipos y departamentos. Recordad que a menudo, en la simplificación está la clave para aumentar el beneficio.  

Y, contadme… ¿Qué más puntos incluiríais en este checklist?