En un mundo donde las reuniones se han convertido en una constante, parece necesario identificar los ingredientes de una reunión efectiva . Nota bene: tengamos en cuenta que, como ya he dicho en otras ocasiones, a menudo lo más eficiente es eliminar las reuniones innecesarias. Un artículo de 2022 publicado por investigadores de la Universidad de Cambridge sugiere los tres elementos críticos que facilitan el éxito de una reunión. Como veréis, no son nada sorprendentes, pero probablemente brillan por su ausencia en muchas reuniones:
- Ejecución: La reunión debe tener un propósito claro, una estructura definida y resultar en ítems de acción concretos, para asegurar que el tiempo invertido en reuniones sea productivo y orientado a resultados.
- Seguridad psicológica: Es fundamental que todos los participantes se sientan escuchados y motivados a contribuir. La seguridad psicológica fomenta un ambiente de apertura donde las ideas pueden fluir libremente, lo que es esencial para la innovación y la solución colaborativa de problemas.
- Comodidad física: El entorno físico debe promover el bienestar de los participantes. Esto incluye aspectos como la calidad del aire y la luz natural suficiente, que pueden influir significativamente en la energía y la concentración durante la reunión.
Estos aspectos clave adoptan variaciones específicas cuando la reunión es híbrida, es decir: cuando parte de los participantes están en el mismo espacio mientras otros participan virtualmente. Os propongo algunas ideas a tener en cuenta para que las reuniones híbridas cumplan con los tres requisitos de una reunión existosa.
- Gestión del tiempo: Equilibrar la participación de los asistentes remotos y presenciales puede requerir más tiempo y esfuerzo.
- Claridad en los roles: Asignar roles específicos (como moderador o facilitador de la tecnología) puede ayudar a asegurar que la reunión fluya sin problemas.
- Herramientas y plataformas: Utilizar tecnologías adecuadas para compartir contenido y facilitar la interacción es crucial.
- Inclusión: Asegurar que todos los participantes, independientemente de su modo de participación, se sientan valorados y capaces de contribuir.
- Visibilidad y reconocimiento: Es importante garantizar que las contribuciones de los participantes remotos sean reconocidas de manera igualitaria, evitando el sesgo hacia quienes están físicamente presentes.
- Comunicación abierta: Fomentar un entorno en el que todos se sientan cómodos expresando sus opiniones, preguntas y preocupaciones.
- Entorno físico: Para los asistentes presenciales, asegurar un espacio cómodo, bien iluminado y ventilado, y que el sistema de audio y vídeo funcione correctamente.
- Entorno virtual: Para los participantes remotos, promover la creación de un espacio de trabajo ergonómico y libre de distracciones. También incluye disponer de buen audio y video en todo momento, especialmente de los participantes en la oficina que comparten espacio.
- Fatiga tecnológica: Reconocer y mitigar la fatiga asociada con el uso prolongado de tecnología, como hacer pausas y limitar la duración de las reuniones.
Me gustaría conocer vuestras experiencias con las reuniones híbridas ¿Se vigilan estos aspectos? ¿Qué innovaciones podrían ayudarnos a mejorar?
