LOS 5 GRUPOS DE PROCESOS DE GESTION DE PROYECTOS

La Guía de Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMBOK6) organiza su cuerpo de conocimiento a través de los denominados GRUPOS DE PROCESOS, núcleo duro para la correcta comprensión de lo que significa la buena dirección de proyectos. A través de ellos el estándar establece esfuerzos de INICIO, PLANIFICACIÓN, EJECUCION, MONITOREO Y CONTROL y CIERRE.

Si gestionas proyectos o si pretendes conseguir la Certificación PMP® debes conocer en qué consisten y como se relacionan entre sí los 5 Grupos de Procesos de PMBOK.

GRUPO DE PROCESOS DE INICIACION

               Con la Iniciación se reconoce que el proyecto existe. Se aprueba “oficialmente” y se definen unos objetivos de alto nivel: cuál debería ser el coste, cual deberían ser los entregables más importantes, cual es el plazo, la funcionalidad, la calidad, identificamos nuestros interesados principales…

También es el momento de nombrar al Project Manager, para que éste pueda comprometer recursos de la organización en el proyecto. A partir de este momento tú, como Director de Proyecto, coges los mandos del mismo en base al nivel de autoridad asignado.

GRUPO DE PROCESOS DE PLANIFICACIÓN

               ¿En qué piensas cuando hablamos de planificación? ¿Qué significa planificar en el ámbito de la gestión de proyectos? 

Significa refinar los objetivos de alto nivel. Coge los objetivos establecidos en la Iniciación y desglósalos. Lleva los objetivos al detalle en cuanto a tiempo, costos, calidad, etc.

Planificar significa mirar con antelación, prever el futuro. Analizar y definir las diferentes alternativas de actuación para seleccionar las que mejor te sirvan para los objetivos. Refinar y recopilar requisitos, ampliar la lista de interesados, definir cómo será la comunicación con ellos, como gestionarás el tiempo, el coste, etc.

La salida estrella es conseguir un buen Plan de Dirección de Proyecto: una planificación detallada con planes secundarios de tiempo, costo, recursos, interesados,… abarcando todas las Areas de conocimiento

GRUPO DE PROCESOS DE EJECUCION

               ¿Qué es ejecutar un proyecto? Mi abuela diría: es hacer gasto, y seguramente tendría razón.

Ejecutar es comprar, gestionar los riesgos, contratar gente, gestionar desviaciones, la calidad, el conocimiento… todo eso es ejecutar: implantar tu plan y completar el trabajo definido en el mismo. Quieres que el proyecto avance al ritmo previsto y que la ejecución se mantenga alineada con los objetivos del proyecto.

Es durante la Ejecución cuando vas a consumir más recursos y más tiempo, es donde los gastos serán más elevados. Tiene lógica. Quizás te preguntes si debido a esta razón el grupo de procesos de ejecución es el más importante. Yo te diría que no necesariamente, lo cuantitativo no es siempre lo mas importarte.

GRUPO DE PROCESOS DE MONITOREO Y CONTROL

Tu objetivo es que se haga el trabajo del proyecto de acuerdo con el plan establecido. Para eso tienes que hacer un seguimiento, analizar el progreso y el desempeño del Proyecto. Es decir, tienes que medir.

¿Qué significa medir? Comparar lo que tienes planificado con lo que efectivamente está sucediendo en tu proyecto.

Si detectas que existen desviaciones que requieren cambios, deberás llevar a cabo un control integrado de los mismos, es decir: analizar el impacto de los cambios necesarios, identificar las mejores opciones para abordarlos y determinar si se lleven llevar a cabo o no.

GRUPO DE PROCESOS DE CIERRE

               Finalizar todas las actividades y llevar a cabo los procesos necesarios para cerrar formal y ordenadamente el Proyecto (o fase). 

Fundamental en mi opinión es la obtención de las Lecciones Aprendidas: ver lo que he hecho mal y debería corregir y ver si he hecho algo bien y debería repetir. Esto la teoría nos dice que es fácil de hacer. Pregúntate si lo haces en tu gestión de proyectos.

Para finalizar quédate con dos ideas claves:

-         La primera es que los Grupos de Procesos no son las fases de tu proyecto. En cada una de ellas pasarás por cada uno de los grupos de procesos.

-         La segunda es que los Grupos de Procesos están interrelacionados entre si y dependen unos de otros.Tu proyecto sufrirá cambios, no lo dudes, y eso hará que revises elementos de cada grupo de procesos.

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