Los problemas de las empresas y sus causas.

Habitualmente, cuando una empresa tiene problemas se justifican con causas relativas a la evolución general de la economía. Se suelen escuchar comentarios del tipo: la evolución de la economía es tan mala, que poco se puede hacer. Se suele partir de la base de que las causas de los problemas son externas. Algunos de los principales motivos que se suelen apuntar son: la crisis general, demasiados impuestos, cambios en el mercado y la demanda, mala suerte, clientes insolventes, inflación, exageración de la negatividad, escasa demanda, apatía general del mercado, etc.

Evidentemente, la evolución negativa de las condiciones externas condiciona el buen funcionamiento de las empresas. Sin embargo, la clave es la adaptación para sacar el máximo provecho de los factores negativos. De nada sirve entrar en una dinámica de negatividad que, con toda seguridad, redundará en una crisis todavía mayor.

Hay que reflexionar y tener claro que la mayoría de las crisis en empresas se producen por factores internos, contrariamente a lo que habitualmente se tiende a pensar. La buena administración de una empresa es la mejor barrera para evitar los problemas de mayor magnitud. La mayoría de las empresas que van a concurso de acreedores lo hacen por incompetencia de sus dirigentes. Poco tienen que ver en esto los factores externos, que pueden influir, pero en un porcentaje ínfimo.

Para la buena marcha de una empresa no vale solo con vender. No estoy diciendo que no sea un aspecto importante. Evidentemente, tiene mucha importancia, pero la clave es un diagnóstico adecuado de la situación empresarial. Cuando no se detectan problemas a tiempo y no se toman las medidas precisas, la empresa puede entrar en una situación de máxima dificultad, de la que es muy difícil salir.

Algunas de las preguntas que considero claves y que deberían hacerse todos los administradores de sociedades para realizar un buen diagnóstico empresarial son:

• ¿Se lleva en la empresa la contabilidad al día?
• ¿Se tiene confianza en los datos que muestra la contabilidad?
• ¿Se hacen análisis de las cuentas anuales?
• ¿Se llevan a cabo presupuestos y se controla su evolución?
• ¿Se hacen diagnósticos periódicos de la situación de la empresa a lo largo del ejercicio?
• ¿Se decide la política financiera de la empresa?
• ¿Se analizan y se llevan a cabo las inversiones necesarias?
• ¿Se analizan los clientes cuando se vende a crédito? ¿Se hace un seguimiento económico-financiero de los clientes?
• ¿Se toman medidas pensando en solucionar los problemas o las medidas son una huida hacia adelante?
• ¿Se lleva a cabo el control fiscal adecuado o se está pensando más en no pagar impuestos que en potenciar las cualidades de la empresa?

El diagnóstico de la empresa se debe realizar de forma periódica. Y es clave que la contabilidad se lleve al día. Si esto no es así, no hay datos fiables. Y si no los hay, es imposible tomar decisiones acertadas. El diagnóstico ayuda a conseguir los objetivos de la mayor parte de las empresas:

1.       El primero de ellos sería sobrevivir: seguir en funcionamiento a lo largo de los años, atendiendo los compromisos adquiridos a pesar de las dificultades.

2.       El segundo de ellos es la rentabilidad: ser capaces de generar los beneficios para tener una empresa cada vez más productiva, dinámica. Potenciando las inversiones que sean precisas.

3.       El tercer objetivo sería crecer: aumentar el valor de la empresa, con un incremento de las ventas, optimización de los costes, generación de beneficios y aplicación correcta de las inversiones necesarias para incrementar la productividad.

Existen muchos aspectos que se deben controlar en una empresa. En el área de organización: su estructura jurídica, la administración, la planificación y el control interno. En el área económico-financiera: análisis de la situación financiera y de los resultados económicos, balances de situación, cuenta de pérdidas y ganancias y presupuestos. En el área comercial: control de los mercados, evolución de la competencia, plan de marketing, etc. En el aspecto industrial: análisis de la tecnología, posibles inversiones para mejorar la productividad, calidad del producto, atención al cliente, organización correcta del proceso de fabricación, análisis de la capacidad productiva para no generar saturación y tratar de minimizar los tiempos muertos, etc. Y, finalmente, otro aspecto que a la postre es el más importante es el factor humano: clima laboral, motivación del personal, etc. Un buen clima laboral, implica motivación y aumento de la productividad. Esto es clave para el buen funcionamiento de una empresa.

Algunos de los problemas internos que debemos diagnosticar y solucionar para que no se provoquen problemas insalvables en las empresas son:

• Desde el punto de vista de los costes: debemos analizar a fondo los costes. Para ello es necesario llevar una contabilidad de costes. Si los costes son excesivos se pueden generar diversos problemas: márgenes reducidos, costes de producción elevados y poco competitivos, beneficios demasiado reducidos, costes de estructura excesivos. Unidades de negocio poco productivas o en pérdidas.
• Desde el punto de vista de la organización: debemos analizar si el control de las actividades es el adecuado. Y realizar una buena descentralización. La delegación debe estar bien planteada para no generar conflictos.
• Los sistemas de información deben estar adaptados a las necesidades de la empresa. Si no disponemos de buena información es muy difícil tomar buenas decisiones. Los sistemas contables deben estar actualizados y no tener errores. Es muy importante una buena contabilidad de costes.
• Problemas financieros: tener muy controlado el nivel de endeudamiento. Evitar exceso de deudas para financiar inversiones. Evitar exceso de deudas a corto plazo. El crecimiento de la empresa tiene que ser equilibrado, un crecimiento demasiado acelerado puede poner en peligro el buen funcionamiento de la empresa. Controlar el incremento de la morosidad y los excesos de inversión en existencias que pueden mermar la tesorería. Comprobar que no existen activos infrautilizados. Y otro aspecto importante sería una adecuada política de reparto de dividendos, si el reparto de dividendos es excesivo se generan problemas de liquidez a medio plazo.
• Problemas comerciales: análisis de ratios de gastos sobre ventas para comprobar si las ventas son suficientes para el nivel de gastos que tiene la empresa. Tener una buena diversificación de productos para no depender de pocos productos. Analizar los productos obsoletos y centrar los esfuerzos en productos más novedosos y de mejor funcionamiento. Realizar un buen análisis para establecer precios de venta adecuados.
• Problemas de tecnología y producción: realizar un análisis de la tecnología necesaria y llevar a cabo las inversiones en activos necesarias para ser más productivos. Ello redundará en una reducción de costes a todos los niveles, mejorando los márgenes.
• Problemas de recursos humanos: analizar la productividad y detectar posibles problemas y sus causas (baja formación, escasa motivación). Realizar un buen análisis de costes laborales. Comprobar que la comunicación con los empleados es adecuada y generar climas de comunicación entre empleados que incidan en la buena ejecución de los proyectos. Evitar conflictos de intereses entre empleados.

JUAN FRANCISCO RUANO RODRÍGUEZ.