Midiendo la Eficiencia Operativa en nuestros Robots

En el Post anterior detallamos sobre la importancia de administrar un inventario de robots en donde los requerimientos constantes de cambios en los procesos automatizados ingresan a un ciclo continuo de entrega de valor añadiendo o mejorando los componentes de cada automatización que opera como un agente, trabajador o colaborador digital dentro de las áreas de negocio de la compañía.

En este post explicaremos sobre los indicadores que nos permitirán medir la eficiencia operativa de nuestros robots y al referirme a estos indicadores, es medir el “antes” y el “después” de implementar una solución RPA en la compañía,  en donde el “antes” se encuentra en función del esfuerzo humano , horas invertidas y/o toda actividad que se encuentre vinculado a la manualidad de ejecutar dichas tareas o pasos dentro de un proceso y refiriéndome al “después” es a través de la solución RPA que sume al costo de la herramienta tecnológica de la mano del equipo especializado que soportará el mantenimiento y continuidad operativa de dichos Robots.

A continuación, brindare una breve descripción de algunos ejemplos de métricas de la eficiencia operativa que puede ayudar a evaluar objetivamente los resultados que buscamos a través de la automatización de procesos con RPA :

Volumetría de Procesamiento : Este indicador nos permite comprender la capacidad máxima y minima de atención del robot en un determinado tiempo de ejecución, es importante que este indicador sea validado con lo declarado en el relevamiento del proceso (PDD) y trazar una línea comparativa entre lo Manual vs el proceso automatizado (Robot).

Tipo de Valor del Indicador : El indicador de esta métrica puede contextualizarse en Volumen de Tickets , Registros, Incidencias o Reclamos basado en un tiempo por Minutos, Horas, Meses o Año.  (50 Reclamos por Horas , 500 Registro por Días ó 3000 Tickets por Año).

Efectividad de Procesamiento : Este indicador nos proyecta el porcentaje de éxito en la ejecución de los registros del proceso automatizado, en donde es importante comprender a detalle las excepciones controladas de no atención del robot a fin de validar el porcentaje de no éxito si es por excepción de un caso de regla de negocio o la caída de los sistemas que se automatizaron dentro del robot. (Business Exception o System Exception).

 Tipo de Valor del Indicador : El indicador de esta métrica puede describirse en valor de porcentaje, numero de registro exitosos o numero de registros No exitosos , ello basado en un linea de tiempo por ejecución de robots en Horas, Días o Meses .  (60% Exitoso ó 300 Registros Éxitos).

Tiempo de Procesamiento : Este indicador nos permite comprender los tiempos de atención pico , promedio y bajo del procesamiento transaccional de los robots por cada proceso automatizado medido en un espacio de tiempo específico.

Tipo de Valor del Indicador : El indicador de esta métrica puede expresarse en Tiempo Promedio en Minutos u Horas por Día o Meses.  (TMO Dia 1 = 15 Minutos x Ticket , TMO Dia 2= 25 Minutos x Ticket).

Uso de Recursos Tecnologicos : Este indicador nos permite visualizar, analizar y optimizar los recursos tecnológicos soportado sobre las automatizaciones en donde cada Robot represente un 01 recurso tecnológico del cual puede ser utilizado para uno o muchos procesos, siempre y cuando los procesos no compitan en utilizar el mismo recurso en un mismo tiempo de ejecución.

 Tipo de Valor del Indicador : El indicador de esta métrica puede contextualizarse en Porcentajes de Uso por Proceso, basado en un linea de tiempo por Ejecución de Robots en Horas, Días o Meses .  (60% Uso Proceso 1 – Robot 1 , 40% Uso Proceso 2 – Robot 1).

Explicado algunos ejemplos de indicadores de la eficiencia operativa de los robots, cabe mencionar que estos y otros indicadores son almacenados por nuestra solución RPA a través de las herramientas de administrador de robots (Orquestador) que contiene cada fabricante o marca ( UiPath , SS&C Blue Prism LATAM , Automation Anywhere , Rocketbot Robotic Process Automation (RPA) , Pegasystems ,etc.) , los cuales se encuentra conectados a una fuente de datos que puedes ser explotados con plataformas propias del fabricante tales como Uipath Insights , Automation Anywhere Bot Insight o complementadas con otras tecnologías como Microsoft PowerBI , Tableu, QlikView, ClicData, entre otros.

Resalto que utilizar plataformas externas compatibles con la marca o fabricante de la solución RPA requiere la exposición de la fuente de datos y los conectores de integración necesarios para obtener y construir la estructura de información de los dashboard a exponer en las diferentes métricas de operacionalidad de los robots.  

En resumen, complementar nuestro modelo de gobierno de Robots con indicadores o métricas de seguimiento a nuestros procesos automatizados, permitirán generar eficiencias en el uso de los recursos tecnológicos (sistemas de cómputo físicas o virtuales), en el procesamiento efectivo de nuestros robots validando los correctos inputs necesario para cada proceso automatizado y demostrar los retornos reales de impacto enfocado a la implementación de soluciones RPA dentro de la compañía.