Migrando al mundo de las Expos Virtuales
Cada año, la Comisión Estatal del Agua del Estado de Guanajuato (CEAG) realiza un evento de cinco días de duración llamado Expo Agua. Aquí se reúnen todos los administradores de agua a nivel nacional, entidades gubernamentales, escuelas y proveedores de la industria. Este año fue especial debido a la contingencia sanitaria en la que nos encontramos por la que tuvimos como reto migrar la Expo a un entorno virtual.
Trabajamos durante dos meses desarrollando el proyecto que consistía en una Expo Virtual / Sala Comercial y una Kermesse del Agua que incluían:
- Foros, Conferencias y Talleres de Capacitación.
- Eventos transversales, con dependencias de Gobierno.
- Congreso: Reuniones con los grupos referentes del sector.
- Convención: Exposición comercial para la venta de productos y servicios.
- Revolución: Muestra, funcionamiento de sistemas y nuevas tecnologías.
- Innovación: Presentación de proyectos, alternativas de financiamiento y una nueva cultura del agua.
- Interacción: Hackatón, Expresión en corto.
Para comenzar, propusimos hacer un proyecto colaborativo que consistía en diseñar etapas para que las empresas que colaboraron con Colektor, Difraxion y Produce, cumplieran con los objetivos de sus áreas de expertise.
Lo que se logró con nuestro esquema colaborativo fue una campaña de branding digital exitosa, buena difusión del evento, prerregistro y registro de los participantes, agenda del evento, administración de ponencias o actividades del evento y creación de eventos cerrados con clave de acceso.
Durante el evento se hicieron transmisiones en vivo de las conferencias en estudio de TV utilizando un circuito cerrado a tres cámaras. Se hizo streaming en la web y en redes sociales. Para fomentar la interacción de la gente se abrió un foro digital en vivo la cual contó con audio y video. Así mismo, como apoyo a los ponentes del evento se hizo la producción de los contenidos y se desarrollaron cápsulas de video 2D. Hubo grabaciones en las ciudades de Monterrey, Guadalajara, CDMX y Guanajuato.
Se implementó también una plataforma virtual de convenciones para expositores donde el visitante tuvo la oportunidad de descargar catálogos, ver videos de presentación y comunicarse vía Whatsapp dentro de la plataforma con el expositor. Todos esto para darle una experiencia innovadora al usuario implementando la tecnología en los medios de comunicación, sacándole provecho a la situación en la que nos encontrábamos y nos encontramos actualmente. Para darle un toque dinámico y emocionante a esta plataforma virtual, se creó la Kermesse del Agua que constaba de cinco videojuegos referentes al agua con score de premiación a los 50 primeros lugares cada día.
Sin duda alguna, este es un evento que nos llevó a dar un paso más adelante, ya que gracias a la excelente coordinación y logística de todos los involucrados se pudo llegar a un óptimo desempeño de la plataforma virtual sin un solo contratiempo. Además, la Expo Agua aumentó su afluencia en esta edición de 2,500 personas a 70,000 registros a foros, eventos, congresos y convenciones lo cual nos llenó de orgullo. En la Kermesse hubo un aforo de 1,817 juegos jugados premiando a los ganadores del día durante los cinco días del evento.
Podemos decir con seguridad, que haber realizado este evento de manera virtual implicó la reducción en los gastos de viaje que normalmente se realizan para asistir, lo que se reflejó automáticamente en el aumento del número de la audiencia, generando una mejor experiencia cada vez más interactiva.
Si estás pensando en realizar un Evento o una Expo Virtual no dudes en contactarnos para ayudarte a realizar tu evento con éxito, da click aquí.