Mis 7 Mejores Aplicaciones Gratuitas de Flujo de Trabajo para PYMES

Antes de que su startup pueda lanzar un nuevo producto o servicio, para hacerlo usted probablemente necesitará el software empresarial adecuado. Sin embargo, con una amplia variedad de soluciones de donde elegir, elegir la mejor para su empresa puede parecer una tarea desconcertante.

Como muchos de nosotros, yo también estoy íntimamente familiarizado con este desafío. Habiendo sido un solo empleado y subcontratando constantemente, he necesitado un paquete de software que sea financieramente razonable (preferiblemente gratis), que pueda escalar con mi startup, y que libere mi tiempo para ofrecerle la mejor experiencia digital (DXP) a mi equipo y a mis usuarios finales.

Yo soy un auto-diagnosticado “adicto al software” que ha probado una gran cantidad de opciones de software empresarial durante casi una década. Aquí detallo las lecciones que he aprendido sobre cómo elegir el software empresarial para usted y su equipo que le pueden ayudar a crecer y escalar.

1.Comprenda perfectamente las necesidades de su startup y de sus clientes

Pregúntele a su equipo si les gusta lo que están usando ahora y si entienden para qué lo utilizan. Comience con un mapa mental (mind map) y escoja una solución que sea extensible. Los mapas mentales de MindNode son divertidos porque la aplicación está bien diseñada y es de uso intuitivo.  

Considere la posibilidad de diversificar los tipos de herramientas que tiene a su disposición. Rara vez un tamaño universal o único funciona para todos, y si desde un inicio usted elige una solución de software empresarial con todo incluido, es probable que cualquier brecha se convierta en un problema cada vez mayor a medida que usted escala.

Las diferentes partes de su pequeña empresa utilizarán las herramientas [que usted seleccione] de diferentes maneras. Debería preguntarse: ¿Deberíamos todos usar la misma herramienta? Si usamos la misma herramienta, ¿funciona esto lo suficientemente bien para que todos puedan utilizarla adecuadamente o es esto algo exagerado?

Sobre todo, usted necesitará que su equipo realmente utilice el producto de software. No tienen que estar entusiasmados con él desde un principio, pero el software sí tiene que desempeñar lo suficiente en su trabajo diario como para que quieran usarlo.

Si su equipo no está a bordo, entonces solo sería una pérdida de tiempo y dinero. Elegir algo que su equipo pueda aceptar es casi tan importante como elegir la solución adecuada [para el negocio].

2. Sea realista con su presupuesto

La opción de software empresarial más cara podría ser una compra ambiciosa para preparar su empresa para el día en que ésta escale al territorio empresarial corporativo. Pero en este momento, eso probablemente supondría una pérdida masiva de recursos y capacidad para mantenerse ágil.

Averigüe cuál es su presupuesto real. No pague por algo que no necesita en realidad. Inicialmente yo probé opciones de software más sólidas como Atlassian’s Suite, incluyendo a Jira y Confluence, pero el Trello optimizado era más asequible (gratis) para un equipo pequeño y tenía la opción de escalar a medida que el negocio crecía.

El dinero no es el único presupuesto que debe considerar, también lo es el tiempo. Tome en consideración cuánto tiempo tomará la transición para que su gente la adopte. Debe considerar el costo total de todos los factores combinados, no solo los $200 al mes que cuesta el software.

No hay santo grial. Todas las herramientas tienen sus inconvenientes y ventajas, por lo que debe elegir lo que resulte adecuado para su equipo. De lo contrario, agotará sus fondos, al igual que su capital innovador y sus relaciones, sin mencionar el tiempo que de otro modo podría dedicar a la creación de un producto increíble.

3. Siempre realice una prueba antes de realizar una migración completa

Las pruebas piloto son un factor importante a la hora de elegir un nuevo software empresarial. No se sumerja al 100% sin probarlo. Tendemos a probar herramientas nuevas en pequeños experimentos porque nuestro negocio depende bastante de [ellas].

Además, nunca sería tan sencillo como decir, Oye, ahora estamos usando Slack” o “Ahora estamos usando Notion.” Cualquier cosa que elijamos será una migración bastante grande para cómo nos comunicamos y priorizamos, por lo que necesitamos ver [con un grupo de prueba más pequeño] si nos va a gustar.

4. Obtenga un software empresarial que automatice las partes menos humanas del trabajo

El software no debería reemplazar la interacción humana. Todo lo contrario: debería utilizarse para minimizar las tareas robóticas que abarrotan el tiempo de su gente y maximizar su capacidad para interactuar de forma significativa entre sí y con sus clientes. Para mí, eso significa usar aplicaciones de automatización como Zapier.

Piense en ello como una forma de crear flujos de trabajo para realizar tareas sencillas de forma automática. Supongamos que usa Trello para la gestión de proyectos y tiene un Airtable para administrar su tiempo. Zapier puede vincular a ambos y usar información de una aplicación para crear algo en otra. Esto podría ser la creación de una factura por hora facturable para cuando se complete una tarea de Trello o la creación de una nueva tarea de Trello para recordarle sobre una nueva reunión o cita que agregue a su calendario (oye, integre eso también).

Recuerde, algunas cosas no se pueden resolver con software empresarial

No hay software que sustituya la creatividad y las relaciones humanas. La empatía es una característica muy importante para dirigir una empresa exitosa y para ser un buen gerente. No importa cuántas herramientas, tablas, gráficos y hojas de cálculo tenga, no hay nada como la comunicación de alta fidelidad: simplemente hablar por teléfono o videoconferencia a través de Slack y hablar con la gente ... y como valor agregado, siempre es importante tomarse un descanso; PomoDoneApp se sincroniza con todos estos para que no olvide levantarse y estirarse.