¡Muerte a las reuniones de 30 o 60 minutos sin agenda clara: la solución para poder ir al baño!

Durante los últimos 3 años, he tenido el privilegio de liderar equipos de diseño dedicados a apoyar a los equipos de negocio. Mi enfoque principal ha sido comprender las realidades internas del día a día para optimizar los entornos y contextos, permitiendo que cada diseñador trabaje en las mejores condiciones posibles.

En este tiempo, me he encontrado con todo tipo de paredes: herramientas, requisitos, cambios de alcance, ubicación del criterio final sobre las propuestas, conflictos internos, burocracia y, en ocasiones, pandemias mundiales. Todo ello me ha enseñado lecciones que no aprendí en los 20 años que llevo como diseñador.

Pero esos 20 años diseñando, sobre todo los 12 últimos siendo parte de enormes corporaciones, sí fueron claves para aprender a resolver aplicando racionalidad, pragmatismo y lógica para que un proyecto pueda avanzar de una manera sólida tomando en cuenta los retos del día a día.

Y uno de los problemas recurrentes que he observado en las retrospectivas con mis equipos es uno difícil de atacar:

Las reuniones

Si pudiera haber archivado todos los post-it destacando el exceso de reuniones, tendría un muro lleno de ellas. No es que nadie piense que no debería haber reuniones, pero a menudo generan una sensación de agobio por la falta de tiempo para "hacer que las cosas sucedan" y acaparan nuestra atención durante largos períodos.

Investigaciones demostraron que el cerebro necesita pausas para aliviar el estrés:

Las reuniones son una realidad, son necesarias y forman parte de nuestro trabajo para conectar con las necesidades del producto, dar seguimiento a las propuestas, proporcionar feedback, actualizar al equipo y mejorar continuamente.

He escuchado y leído muchas propuestas innovadoras y transgresoras, como instaurar uno o dos días a la semana sin reuniones, o limitar las reuniones a 4 horas al día. Sin embargo, en mi realidad personal, esas soluciones simplemente no son realistas, no reflejan la realidad.

Después de darle muchas vueltas al asunto, me di cuenta de un detalle importante: las franjas de tiempo predeterminadas propuestas por las herramientas de calendario en línea (Outlook y otros), que invitan a crear reuniones de 30 minutos.

¿¿Por qué??

Fue un pequeño momento Eureka. Y decidí actuar sobre esa convención, yendo más allá de las sugerencias de duración de las reuniones.

Una persona no puede tener la mente constantemente ocupada con conversaciones una tras otra (el famoso "salto de reuniones en reuniones") sin tener pausas. Ni la mente, ni la voz, ni la espalda, y tampoco el sistema digestivo. Las pausas son cruciales para optimizar la concentración y el bienestar. O ir al baño.

La solución que he implementado no apunta a ningún premio Nobel, pero está funcionando:

las reuniones de 60 minutos ahora duran 40 minutos y las de 30 minutos se reducen a 20 minutos.

Simplemente he recortado un tercio del tiempo.

Imaginemos: un día de 8 horas, compuesto por 4 reuniones de 1 hora y 2 de media hora. Antes, eso significaba 5 horas de reuniones. Con esta solución, ahora se reducen a 3 horas y 20 minutos. ¡Ta-dah!

Esto representa 1 hora y 40 minutos de tiempo libre para trabajar, revisar correos electrónicos, tomar un respiro, comer algo, ir al baño o atender mensajes en WhatsApp (gestión posible desde el baño). Cualquier cosa que refresque tu mente para afrontar la siguiente reunión con energía y lucidez.

Es posible que la reunión de 40 minutos termine durando 55 minutos, pero no suele ser común. 

Lo importante aquí, es la intención, la de optimizar el tiempo para que la reunión sea lo más efectiva posible.

Y esto va de la mano con una segunda iniciativa, obvia pero clave:

La agenda

Una de nuestras herramientas de trabajo más constante es la capacidad de bloquear nuestro tiempo con un objetivo específico. Sin embargo, muchas veces ese objetivo no está claro, lo que hace que las reuniones no sean tan productivas como podrían serlo.

Es responsabilidad de quien convoca la reunión tener claro los puntos que se van a tratar, quiénes deben estar presentes y quiénes son opcionales, y es fundamental tener claro el objetivo de la reunión para que las conversaciones se enfoquen en eso: un objetivo.

Además de la gestión del tiempo (60 > 40 / 30 > 20), he implementado un sencillo formato para la convocatoria de reuniones, que se limita a dos titulares a desarrollar: “TOPIC” y “GOAL”.

En cada reunión, es importante tener claro el tema sobre el que vamos a hablar, qué aspectos se van a abordar y qué queremos lograr. De esta manera, se establece un enfoque claro y se maximiza la productividad del tiempo dedicado a la reunión.

Aquí un ejemplo:

En conclusión

Las reuniones son una realidad, forman parte de nuestro día a día y, por ende, son inevitables. Y la naturaleza humana hace que no siempre estén 100% enfocadas, resolutivas y ordenadas. Sin embargo, aplicando un mínimo de lógica y coherencia, podemos minimizar su impacto y hacer que el día a día sea más llevadero para todos.

¿Funciona esto? Claramente sí. No es una solución milagrosa al 100%, pero es un enfoque que respeta tanto el valioso tiempo de cada individuo como el simple hecho de que todos somos personas.

Quería compartir esto por si pudiera inspirar a otros a repensar la forma en que gestionan las reuniones en sus propios equipos. Adoptar medidas como recortar el tiempo de las reuniones y establecer una agenda clara puede marcar una gran diferencia en la productividad y el bienestar general. Y sobre todo, toma en cuenta que ante todo, somos personas.