Nostradamus para proyectos (Parte II): Elaborado por Jorge Rossini
Nostradamus para proyectos (Parte II): Elaborado por Jorge Rossini
Utilización de métricas de predicción en la evaluación comparativa y el análisis para mejorar el rendimiento de los proyectos
En la Parte I de Nostradamus para Proyectos, cubrimos cómo la mejora de la previsibilidad en la industria de la construcción puede mitigar los excesos en costos y plazo, lo que finalmente tiene un gran impacto en los retornos y márgenes.
La previsibilidad del proyecto es simplemente conocer la variación de los resultados de un proyecto lo antes posible, es decir, ¿qué tan temprano se conoce el resultado en el ciclo de vida del proyecto? Mejorar la previsibilidad requiere pronósticos precisos y oportunos.
También examinamos algunas de las causas de la baja previsibilidad en proyectos que conducen a costos y cronogramas excesivas. El Equipo de Investigación (RT) 291 del Instituto de la Industria de la Construcción estudió los efectos de ciertas variables en los resultados del proyecto y descubrió que el comportamiento humano es el factor más importante que influye en los desbordamientos del proyecto.
El profesor Bent Flyvbjerg, experto en el campo de la previsibilidad del proyecto, confirma aún más los hallazgos de la IIC. En su artículo reciente "Cinco cosas que debe saber sobre los excesos en el costo de los proyectos", el profesor Flyvbjerg concluye:
“"La causa fundamental de los costos excesivos, de acuerdo con la ciencia del comportamiento, es el hecho bien documentado de que los planificadores y gerentes siguen subestimando los cambios de alcance y la complejidad en un proyecto tras otro".
Luego, observamos cómo la utilización de la tecnología potenciada por la transformación digital puede ayudar a las organizaciones a lograr una alta previsibilidad. El software Enterprise Projects Performance (EPP) impulsa la puntualidad y precisión de los pronósticos, promueve las buenas prácticas de gestión de proyectos y ayuda en el comportamiento humano, fomentando una cultura organizativa de transparencia, eficiencia y previsibilidad.
Ahora, veamos más de cerca cómo la utilización de métricas de previsibilidad dentro de una solución de rendimiento de proyectos empresariales puede ayudarlo a ir más allá de la evaluación comparativa tradicional, para mejorar el análisis de proyectos y, en última instancia, el rendimiento.
Evaluación comparativa tradicional
De acuerdo con el Project Management Institute (PMI), la evaluación comparativa está estableciendo metas utilizando objetivos con factores externos y aprendiendo de otros. La evaluación comparativa es importante porque le ayuda a identificar las mejores prácticas y proporciona una manera de medir y mejorar internamente en relación con otros equipos de proyectos, regiones, departamentos, unidades de negocios, etc. o externamente en relación con otras organizaciones. La evaluación comparativa tiene sus desafíos cuando se trata de proyectos en la industria de la ingeniería y la construcción, y como explica PMI, estos son los más notables:
- Los proyectos tienen diferentes objetivos, metas y prioridades, por lo que es difícil que una sola métrica se aplique universalmente.
- Mantener los procesos de evaluación comparativa puede ser difícil, ya que la mayoría de las organizaciones que ejecutan proyectos tienen recursos limitados, no tienen experiencia en la evaluación comparativa.
- La obtención de datos confiables de las organizaciones puede ser difícil, y la mayoría de las organizaciones son reacias a compartir datos de rendimiento.
La evaluación comparativa tradicional tiene sus beneficios y proporciona una buena dirección y principios sólidos para impulsar la mejora. Pero es sobre todo una práctica externa. Al recopilar datos del proyecto y aplicar los principios de evaluación comparativa a las medidas de previsibilidad mediante el uso del software EPP correcto, puede convertir la evaluación comparativa en una práctica interna y externa, llevando el desempeño de los proyectos al siguiente nivel y superando algunos de los desafíos mencionados anteriormente.
Evaluación comparativa de proyectos usando previsibilidad
La solución Enterprise Projects Performance sirve como un valioso repositorio de datos históricos de proyectos. Puede aplicar prácticas de evaluación comparativa internamente para medir los proyectos actuales en comparación con el rendimiento pasado.
Las métricas de previsibilidad se normalizan de manera que puede comparar varios proyectos independientemente del tamaño o tipo. Eso significa que una vez que mida la previsibilidad utilizando una plataforma del software EPP, puede agregar datos de previsibilidad y comparar virtualmente cualquier variable: unidades de negocio, regiones, departamentos, equipos de proyecto, tamaño del proyecto, liderazgo del equipo, etc.
Con el tiempo, puede ver la previsibilidad del proyecto en toda la organización y profundizar para identificar las causas fundamentales de la baja previsibilidad que deben abordarse y las mejores prácticas que promueven una alta previsibilidad que se pueden aplicar en toda la empresa.
Una plataforma EPP puede ayudar a automatizar las prácticas de evaluación comparativa, lo que significa que puede utilizar la evaluación comparativa de proyectos basada en el histórico de su propia performance, a pesar de los recursos y la experiencia limitadas.
Como Mark White, el Vicepresidente Ejecutivo de EcoSys en Hexagon PPM, explicó recientemente en su blog sobre sobrecostos de proyectos:
“Muchas organizaciones carecen de bases de datos histórica de costos de proyectos porque permiten controlar los mismos en hojas de cálculo Excel o aplicaciones de bases de datos limitadas e inflexibles. El control de cada proyecto en una solución Enterprise Project Performance (EPP) permite incorporar atributos y mediciones clave haciendo compatible la recopilación automática de datos de referencia, reutilizables en estimaciones de proyectos futuros dentro de la misma plataforma. El cronograma y las métricas de resultados también se pueden capturar automáticamente, apoyando en la gestión de futuras estimaciones, haciendo estas mucho más realistas”
Además, la evaluación comparativa basada en el rendimiento de la previsibilidad proporciona el beneficio del auto refuerzo. A medida que los equipos de proyecto se miden e incentivan en función de la previsibilidad, la cultura organizacional y los cambios de comportamiento para enfatizar la confianza, la transparencia, la alineación y la divulgación oportuna de la información de desempeño del proyecto se hacen una realidad rutinera.
Evaluación comparativa de proyectos usando previsibilidad externa
Como señala PMI, la evaluación comparativa externa es un desafío debido a la renuencia de las organizaciones a compartir públicamente los datos de sus proyectos. Pero ¿qué pasaría si pudiéramos agregar grandes cantidades de datos de proyectos de forma anónima de todas las industrias, para poder comparar con los promedios de la industria?
Eso es exactamente lo que puede hacer la plataforma Enterprise Projects Performance como EcoSys. EcoSys puede facilitar evaluaciones comparativas externas basadas en métricas de previsibilidad, proporcionando una oportunidad única de referencia frente a un increíble volumen de datos de proyectos, como sugiere Mark White:
“Considere esto: el proveedor de EPP, líder en la industria, tiene clientes con más de 50,000 proyectos en una base de datos. A través de todos sus clientes existen más de un millón de proyectos. Una vez recopilado a través de la automatización y clasificación en la nube, será el mayor conjunto de datos de proyectos de referencia en la historia de la humanidad. ¡Los hallazgos resultantes serán tan estadísticamente significativos como para bordear lo absoluto!”
Piense en poder comparar la previsibilidad de sus proyectos con 1 millón de proyectos en la industria. Y luego ayude a pronosticar aprendiendo del curso típico de innumerables proyectos similares. ¿Cuán valioso sería ese conocimiento? Tal conjunto de datos sería verdaderamente innovador en términos de identificar las mejores prácticas, desarrollar modelos y medir y validar el desempeño.
Próximos pasos: habilitar la previsibilidad y mejorar la cultura organizacional
Para explorar la predictibilidad y cómo puede cambiar la cultura y los comportamientos de la organización mediante la reestructuración de incentivos en torno a la predictibilidad, lea este artículo.
Para obtener más información, acerca de cómo puede habilitar la previsibilidad dentro de su organización, vea este seminario web " Pillars of Project Predictability" en nuestro sitio web
O me envía su pedido que le enviamos la grabación del seminario.