La previsibilidad en la gestión de proyectos

La previsibilidad en los proyectos

Cuando hablamos de la previsibilidad del proyecto se trata de predecir con precisión el resultado de este, con la suficiente antelación para que sea posible identificar los puntos problemáticos, tomar medidas correctivas y mantener el proyecto en curso.

Para una cartera de proyectos, la idea de previsibilidad se puede expandir a todo el conjunto de proyectos. En este contexto, la previsibilidad del proyecto consiste en aumentar la coherencia y minimizar las sorpresas en una gran cantidad de proyectos.

Tradicionalmente, cuando los líderes de la industria buscan determinar el éxito del proyecto en toda la cartera, se centran en la variación de los resultados. Sin embargo, la variación no es un predictor confiable, ya que solo muestra la diferencia real entre los costos y plazos planificados.

En cambio, la previsibilidad del proyecto se centra en la puntualidad de la información en un ciclo de proyecto, cuando se identifican los cambios probables y su impacto en el resultado.

En la industria de la ingeniería y la construcción, por ejemplo, se estima que el 98% de los megaproyectos excede el presupuesto en más del 30%. ¿Cuánto de esto podría evitarse al predecir los excesos antes y resolverlos rápidamente?

¿Porque la Predictibilidad de los Proyectos es tan importante?

La elaboración de procesos y soluciones que mejoran la previsibilidad del proyecto es crucial de muchas maneras, para el éxito de una organización.

Un forecast oportuno brinda el tiempo suficiente para corregir el rumbo, lo que aumenta la probabilidad de alcanzar los objetivos y reduce la variación de los resultados.

La respuesta a un forecast preocupante podría ser recortar el proyecto, modificar el alance o hasta cancelarlo. Sin embargo, a los líderes se les brinda la oportunidad de tomar estas decisiones difíciles tomando la previsibilidad como base para mejorar la cartera de proyectos de una organización, pudiendo generar ahorros significativos en los costos, así como un mayor rendimiento del capital empleado (ROI) y costos de oportunidad ahorrados.

Otra razón por la que la previsibilidad del proyecto es importante es la credibilidad de la organización. Los retrasos crónicos y los costos excesivos pueden tener un impacto negativo en la percepción de la empresa. Para los contratistas en particular, cuanto peor se dañe la reputación, más difícil será ganar proyectos futuros. Si los problemas continúan por algún tiempo, incluso puede reducir la percepción que tienen los accionistas y llevar a la salida de la organización.

La previsibilidad garantiza que las organizaciones sean conocidas por su excelencia en la ejecución, no por apagar incendios urgentes.

Los Pilares de la Previsibilidad de los Proyectos

Lograr la previsibilidad del proyecto requiere una base sólida de mejores prácticas. Es un proceso continuo que requiere un compromiso a largo plazo, desde los altos ejecutivos hasta todos los empleados de más bajo escalón. También requiere incentivos y una cultura de toma de decisiones basada en información.

Aquí están los cinco pilares de construcción de la previsibilidad del proyecto:

1.          Gerenciamiento de Portafolio

El objetivo de la gestión de la cartera de proyectos (PPM) es identificar la combinación óptima de proyectos que puedan ofrecer el máximo valor estratégico a la organización.

Para determinar la cartera correcta, los proyectos se examinan minuciosamente y se clasifican y califican para medir su contribución potencial a la organización. También ayuda a compararlos con indicadores pasados para llegar a las primeras mediciones del desempeño del proyecto.

El análisis de la disponibilidad de recursos es una parte crucial de este pilar, ya que es necesario comprender la capacidad de los recursos y compararlos con la demanda del portafolio.

De esta manera, es posible estimar si hay obstáculos inminentes durante la ejecución. En caso de que los recursos no estén disponibles como se esperaba, las organizaciones pueden planificar en consecuencia. Por ejemplo, puede contratar nuevas personas, transferir recursos de otros proyectos como solución alternativa, contar con más presupuesto para comprar nuevos equipos, etc.

2.           Gerenciamiento de Proyectos y Contratos

Al profundizar más en los portafolios, pasamos a la gestión de proyectos y contratos. En el contexto de la previsibilidad, el enfoque aquí es integrar las funciones de cambio y riesgo con el resto de la plataforma del proyecto. Este pilar es un reconocimiento de la dinámica cambiante en los proyectos y un cambio en los supuestos que existían al principio cuando se decidía por el portafolio. Estos cambios deben abordarse rápidamente para causar un impacto mínimo en los proyectos en curso.

Al gestionar los cambios, los riesgos y los problemas como parte de una plataforma tecnológica, se puede evaluar automáticamente el impacto en el rendimiento y el forecasting del proyecto y, por lo tanto, responder a ellos lo antes posible. También brinda la oportunidad de conectar datos de proyectos en vivo con métricas de previsibilidad.

3.          Control de Proyectos y Contratos

El objetivo de este pilar es imponer controles más estrictos mediante la integración de las funciones de proyecto de extremo a extremo, que incluyen administración, planificación, gestión de recursos, adquisiciones y presupuestos. En lugar de utilizar soluciones en silos y fragmentadas para cada una de estas funciones, tener una solución consolidada (una plataforma, un solo log in y una única base de datos) garantiza que los datos se compartan entre los diferentes departamentos del proyecto y aumente la visibilidad general.

El uso de la integración nativa y automatizada garantiza que los gerentes de proyectos reciban alertas y análisis de datos casi en tiempo real pudiendo impulsar acciones correctivas de manera oportuna. Además, proporciona transparencia y promueve una cultura que apoya el análisis de escenarios hipotéticos y profundiza en el énfasis de controlar tendencias.

4.          Gerenciamiento de Performance

Para obtener un modelo confiable de previsibilidad, debe evitar los métodos de Forecasting uniformes, a favor de los métodos que se ajustan constantemente durante la ejecución del proyecto.

Para lograr esto, es importante recopilar datos de progreso confiables de fuentes internas y externas en tiempo real, cotejarlos y mapearlos con el impacto real en los excesos de costos y plazo. Este proceso de medición de progreso de múltiples métodos permite que la fuente correcta de progreso se asigne al entregable del proyecto.

El otro aspecto de la gestión del rendimiento es proporcionar métricas en el momento adecuado: antes de que sea demasiado tarde para reaccionar. La creación de herramientas visuales, como los paneles de control, puede ayudar a compartir información con las partes interesadas de manera continua y oportuna.

5.          Mensurando Predictibilidad

Para medir con precisión la previsibilidad, los proyectos deben emplear métricas que brinden visibilidad de los plazos. El Instituto de la Industria de la Construcción de USA (CII) recomienda dos índices de previsibilidad: Normalized Cost Timeliness (NCT)  y Cost Predictability (CP = NCT * % Cost Deviation).  Mientras que NCT mide la puntualidad del forecast, CP es una indicación de la precisión del forecast al tener en cuenta el tamaño de las variaciones.

Si crea un gráfico de burbujas que traza NCT contra CP, Usted deseara estar en el extremo inferior del cuadrante con un NCT bajo (que apunta a menos tiempo para forecastear) y un CP bajo (menos desviación del forecast). Estas gráficas pueden dar una idea clara de cómo los proyectos pasados y presentes se comparan entre sí.

En la medición de la previsibilidad también tratamos de integrar la previsión con incentivos. Esto puede incluir incentivos directos (como la vinculación de bonos del proyecto con la información temprana y precisa) e incentivos indirectos (como correlacionar la competencia y la integridad de una persona con una alta predictibilidad). Por más controvertidos que puedan ser estos, los incentivos de previsibilidad del proyecto tienden a servir como un regulador clave del comportamiento y las características humanas y son las principales causas de desbordamiento de proyectos. 

Mejores Prácticas en la Previsibilidad de Proyectos

Si bien la previsibilidad es un concepto intuitivo, su implementación en el terreno puede ser una tarea enorme cuando las organizaciones ejecutan cientos o miles de proyectos simultáneamente. Además, aquí intervienen múltiples factores, como las dependencias de recursos, el compromiso del cliente, los requisitos y el presupuesto. Cualquiera de estos factores podría cambiar, haciendo que todo el proceso de previsibilidad sea aún más complejo.

Estas son algunas de las mejores prácticas para ayudar a enfrentar el desafío de la previsibilidad:

 Establezca los 5 Pilares de la Previsibilidad

Una parte importante de este proceso es lograr que los cinco pilares (gestión de portafolio, gestión de proyectos y contratos, control de proyectos y contratos, gestión de performance y medición de previsibilidad) funcionen de manera eficaz. Dado que estos son los bloques fundamentales que permiten la previsibilidad, es importante acertar e integrar los datos de estos pilares con el ciclo de vida completo del proyecto.

Promueva una cultura de Transparencia

El logro de la previsibilidad está estrechamente ligado al factor humano, que incluye no solo a las personas en el proyecto, sino también a la cultura organizacional y la estructura de incentivos que se construye alrededor de los proyectos.

Por ejemplo, la recompensa de la mayoría de los proyectos es por terminar las tareas a tiempo y dentro del presupuesto. Entonces, si un miembro del equipo identifica un problema en la etapa del 20% del proyecto, no tiene ningún incentivo para reportarlo en ese momento.

El sesgo de optimismo se activa, y él cree que de alguna manera puede terminar el proyecto a tiempo. En realidad, la situación empeora y el problema se informa cuando el proyecto está al 70%, cuando es demasiado tarde para tomar medidas correctivas.

Los informes tardíos también tienen ramificaciones potenciales negativas, como la culpa, los silos de información y, tal vez, incluso una cultura de equipo tóxica.

Por lo tanto, es importante asegurarse de que los incentivos coincidan con su enfoque de la previsibilidad del proyecto. Si el objetivo es dar a conocer los posibles problemas antes, incentive las divulgaciones tempranas y refuerce esta expectativa en reuniones y conversaciones personales durante toda la vida del proyecto.

Aprovechar los Índices de Previsibilidad

El análisis de la varianza del resultado por sí solo no es suficiente para mejorar la previsibilidad del proyecto. Como alternativa, CII (Construction Industry Institure) introdujo el índice de previsibilidad. Este índice mide la capacidad de un equipo de proyecto para predecir el costo y programar el desempeño al evaluar tres competencias básicas:

• Puntualidad del forecast.
• Precisión del forecast.
• Desviaciones en la tendencia (At Completion)

Calcular estas métricas ayuda a las organizaciones a tener una idea de qué tan bien se están desempeñando sus proyectos en la escala de previsibilidad, lo que indirectamente indica qué tan bien se ejecutan los proyectos sin sorpresas.

Usar la Tecnología como facilitador

La tecnología puede funcionar como un medio transformador para la previsibilidad del proyecto. Sin embargo, debe combinarse con otros factores, como las personas y los procesos.

Según KPMG, el eslabón perdido en la transformación de la performance de las organizaciones, orientadas a proyectos, es la integración de personas, administración y tecnología.

Esta integración puede hacer una gran diferencia en el éxito de los proyectos.

El uso de un panel de control de performance de proyectos corporativo puede ayudar a respaldar la previsibilidad en el portafolio de proyectos y en la organización en general. Por ejemplo, considere un panel que contenga todos los datos de los cinco pilares y pueda calcular automáticamente los índices de previsibilidad, detrás de escena, aplicar múltiples métodos de forecasting y marcar las áreas problemáticas que necesitan una mayor investigación.

Las organizaciones pueden beneficiarse enormemente de una solución que funciona como un gran panel central de información de los proyectos, recopilando datos de miles de proyectos internos y de toda la industria a lo largo de los años, y utilizar estos datos para mejorar la previsibilidad de proyecto.

Benchmark de la información de Predictibilidad

La información de Benchmark de proyectos a nivel corporativo, sumado a un conjunto más amplio de información es muy importante para reconocer los problemas y activar las alarmas anticipadamente. También es un método útil para medir y comparar con otros proyectos, regiones, unidades de negocios, etc.

Sin embargo, la evaluación comparativa no es fácil de implementar porque no siempre es una comparación de manzanas con manzanas cuando se trata de proyectos diferentes.

La mayoría de las organizaciones no tienen datos suficientes ni experiencia para hacerlo, y los equipos a menudo son reacios a compartir datos.

Aquí es donde el panel de control de performance de proyectos empresariales puede ser útil. Al ofrecer un método simplificado para recopilar métricas basadas en la previsibilidad en todas las organizaciones, pueden consolidar y analizar grandes volúmenes de datos. También tienen la funcionalidad para normalizar los datos de métricas para factores externos, como cambios regulatorios y eventos de riesgo imprevisibles.

Un ejemplo claro del beneficio de esto ocurrió con una importante minera chilena. Realizo un benchmark entre un proyecto ejecutado por ella con una EPC y otro realizado en Suecia con control de proyectos convencional, e decir contratando los diferentes paquetes (civil, eléctrica, hidráulica, etc) por separado. La inversión del proyecto con una EPC costo exactamente el doble.

Desafíos comunes para la previsibilidad del proyecto

Hay varias razones por las que los proyectos tienen poca previsibilidad. Para empezar, podemos agruparlos en dos grupos: comportamiento humano y diseño sistémico.

Comportamiento humano

En su informe sobre la mejora de los resultados y la previsibilidad del proyecto, CII identificó el comportamiento humano como el factor más importante que contribuyó a la superación del proyecto, pasando a los sospechosos habituales: planificación, desarrollo del alcance y problemas de gestión de proyectos.

El sesgo de optimismo, la mentalidad de la gente de creer que los adelantos del proyecto pueden recuperarse de alguna manera a su debido tiempo, es un ejemplo de cómo el comportamiento humano puede afectar negativamente a los proyectos.

Otra dimensión del comportamiento humano es la insuficiente atención a los detalles. Esto podría traducirse en la forma de no asignar suficientes recursos, cambios deficientes y gestión de riesgos, o un enfoque relajado en los controles de procesos y proyectos. A medida que los proyectos crecen en escala, errores como estos podrían volverse imposibles de arreglar o administrar.

Diseño Sistemático

La falta de voluntad para dar malas noticias está ligada a la poca transparencia y responsabilidad en las organizaciones. Plantea la cuestión de si existen soluciones para reportar estatus de proyectos, así como si las organizaciones tienen los procesos y sistemas correctos para capturar una versión única de la verdad en medio del caos.

Otro desafío común es la baja madurez organizacional. La baja madurez busca la excusa para controlar los proyectos con un enfoque super básico y directo para la planificación, el control y la gestión de riesgos del proyecto, sin tener en cuenta las complejidades del entorno. O, el uso de sistemas y procesos aislados en varios proyectos que dificulta a las personas comparar las métricas en general, lo que resulta en datos insuficientes para tomar decisiones sensatas.

Muchos problemas sistémicos pueden atribuirse a la falta de un panel de control de performance de proyectos corporativos con las herramientas para consolidar la información y aprovechar la performance. La adopción de una plataforma de software de este tipo puede proporcionar el mecanismo para ajustar el comportamiento humano al hacer que los equipos revelen los problemas antes, destacando las áreas de riesgo delante de la curva de progreso y vinculando las métricas del proyecto al sistema de recompensas.

Cómo lograr una predictibilidad del proyecto de clase mundial

La mayoría de las organizaciones cuentan con algunos sistemas aislados para capturar las malas noticias desde el inicio. CII informa que, en promedio, el informe de desviación solo comienza a informar cuando el proyecto está a un 65% de la finalización del mismo. Esta estadística desafortunada da una idea de por qué los proyectos superan constantemente su cronograma y costo.

Con el fin de ampliar los límites de la previsibilidad y configurar el portafolio de sus proyectos para el éxito, aquí hay algunos consejos sobre cómo comenzar:

• Adoptar todos los pilares de la previsibilidad.
• Habilitar estos pilares con una plataforma tecnológica corporativa.
• Implementar las mejores prácticas discutidas anteriormente.
• Combine las mejores prácticas listas para usar con los datos y procesos de negocio propios de su organización.
• Automatización de análisis de integración, informes y forecasting.
• Promover comportamientos transparentes y proactivos.

Configurar esquemas de incentivación que alienten a los equipos a revelar las malas noticias antes de tiempo. 

Predictibilidad como una métrica progresiva

A pesar de todo el énfasis en la previsibilidad, debe reconocerse que actualmente se gerencia en forma reactiva y no proactiva.

El futuro está en desafiar el status quo y en convertir estas métricas en indicadores predictivos.

Ciertamente, es posible lograr esto cuando las empresas utilizan las soluciones de control de performance de los proyectos en su mayor capacidad. Al agregar datos (por ejemplo, tipo de gerenciamiento utilizado, información sobre riesgos y problemas, evaluaciones de competencia del equipo) en cientos de proyectos y aplicar una combinación de aprendizaje automático y análisis de big data, estas métricas de previsibilidad pasadas pueden servir como herramientas analíticas predictivas.

Vea cómo EcoSys puede ayudarlo a generar más previsibilidad en sus proyectos y en su organización.

Si tiene dudas enviar email para

 Jorge Rossini (Jorge.rossini@hexagon.com)