Oficinas abiertas, todo tiempo pasado fue mejor?

A pesar de que vivimos grandes cambios en el concepto de distribución de oficinas y con una experiencia de miles de puestos de trabajo fabricados e instalados en el Perú no dejo de escuchar comentarios entre usuarios y clientes acerca de la idoneidad de esta tendencia, hay quienes por su labor tienen que sostener conversaciones telefónicas más intensas lo que hace perder concentración a otros, también están los tímidos o introvertidos para los que el ambiente se vuelve hostil, y por supuesto aquellos que les cuesta concentrarse con tanto barullo a su alrededor que optan por desconectarse con los también muy de moda audífonos tan buenos que para llamar su atención tienes que prácticamente tocarlos para traerlos a esta realidad, por otro lado ubicamos los que quieren sostener conversaciones más privadas y se ven obligados a desplazarse a zonas más alejadas como pasillos o descansos de escalera cuando no hay áreas de distensión, entonces me deja reflexionando si los estudios sobre el comportamiento grupal de las organizaciones que imagino llevó a estos cambios que hoy vivimos no tuvieron un objetivo subterráneo que no era otra cosa que la optimización de cada metro cuadrado en beneficio de los propietarios de estos espacios y que maquillados bajo todo un trabajo de diseño que reconozco muchas veces a cualquiera enamora por las formas, colores y accesorios se terminó convirtiendo en casi una necesidad para toda oficina que se precie de alineada a las tendencias actuales.  

Con esta preocupación en mi mente ya no muy juvenil me puse a investigar en nuestra ya inevitable fuente de sabiduría llamada Google y encontré un artículo de FMK Foromarketing .com publicado el 4 de julio de este año que adjunto y que recomiendo leer, pero lo que más llamó mi atención fue el siguiente artículo de este mismo portal que también se los copio publicado el 26 de noviembre de este año y que destaca las ventajas de la oficina abierta y el aporte que vienen generando a la tendencia actual. Percibo un ligero cambio de opinión o tal vez me pareció. Tómense un tiempo, léanlos y saquen sus propias conclusiones sobre todo si están próximos a dar el paso de cambiar a oficinas abiertas o mantener un sistema adecuado a sus necesidades que puede ser mixto o inclusive tradicional.

4 julio, 2018

 Oficinas abiertas: ¿el mejor lugar de trabajo?

·        Las oficinas abiertas deterioran la productividad y la satisfacción de los empleados

·        Solo un 1% de los trabajadores es capaz de concentrarse sin tomar medidas especiales

Si pensamos en una empresa moderna e innovadora, lo primero que se nos viene a la cabeza es una oficina grande, sin muros, sin despachos, completamente abierta. ¿Es realmente esa la mejor forma de distribuir el espacio? Según revela el último estudio de la consultora Oxford Economics y la empresa de sonido Plantronics, no. La investigación, titulada Cuando los muros caen, saca a la luz que solo un 1% de los empleados es capaz de concentrarse en oficinas abiertas sin tomar medidas especiales.

Solo un 1% de los empleados es capaz de concentrarse sin tomar medidas especiales.

La llegada de Internet y de las nuevas tecnologías ha revolucionado la manera en la que concebimos nuestro desempeño laboral y ha hecho que las empresas apuesten por los llamados ‘open space’. Cada vez son más compañías las que se suman a organizar sus oficinas de forma abierta pensando en mejorar la comunicación y agilizar los procesos. Y tiene sentido, ya que fomenta la interacción y mejora las relaciones laborales, algo considerado necesario para la cohesión interna. Pero el estudio lanza una conclusión principal, las oficinas abiertas deterioran la productividad y la satisfacción de los empleados.

Menos del 20% de los encuestados describen su oficina como un sitio tranquilo

Empleados y directivos coinciden en que el ruido forma parte de su día a día. Este es un problema creciente a partir de la necesidad de trabajar conectados, ya que los espacios no están diseñados para ello. Esta situación les lleva a buscar sitios tranquilos o a escuchar música cuando necesitan concentrarse.

La discrepancia entre ambos grupos viene a la hora de tratar las medidas que se toman para resolverlo, mientras el 29% de los ejecutivos creen que sí se está solucionando, apenas el 13% de trabajadores opinan lo mismo. Es más, el 54% de directivos declaran que sus empleados ya tienen mecanismos para suavizar las distracciones en los espacios de trabajo, sin embargo, el 83% de asalariados reclaman que las empresas deben encargarse de estos problemas.

Los ‘open space’ reducen la productividad

A pesar de que casi la totalidad de los ejecutivos encuestados señalan que la productividad es una pieza clave de las corporaciones, menos de la mitad consideran que un ambiente laboral ruidoso pueda afectarles. La realidad es que el ruido y la falta de concentración generan insatisfacción en el personal y se traduce directamente en los resultados de las organizaciones. Jennifer Adams, directora de soluciones de marketing de Plantonics, apunta que “los resultados no dejan lugar a duda: los espacios de oficina abierta pueden permitir un ahorro general de costes, pero repercuten negativamente en nuestra productividad y bienestar”. Los impulsores del informe resaltan que las empresas que no hacen caso a estos datos sufren una pérdida de valor.

El ruido y la falta de concentración generan insatisfacción en el personal y se traduce directamente en los resultados de las organizaciones.

Los ‘millennials’

Los ‘millennials’ son los más habituados a trabajar en oficinas abiertas, ya que posiblemente hayan comenzado su vida profesional en este tipo de ambientes. Aun así reconocen los problemas que derivan de este tipo de distribución y no consideran que los espacios ruidosos sean más estimulantes. Una amplia mayoría cree que los directivos deberían buscar soluciones al ruido y las distracciones en el entorno laboral.

Equilibrio: oficinas abiertas con espacios privados

La gran ventaja de los ‘open space’ es la facilidad de trabajar de forma colaborativa, pero no por ello se obtiene el máximo rendimiento. La investigación señala que no es suficiente con diseñar una oficina sin muros, sino que echan en falta espacios en los que poder tener reuniones para trabajar conjuntamente. No es el espacio abierto el problema, sino la falta de zonas privadas en las que poder tener algo de tranquilidad y confidencialidad.

No es el espacio abierto el problema, sino la falta de zonas privadas.

Siempre conectados

Otra cuestión que lanza el estudio es que, debido a las tecnologías móviles, los jefes esperan que los trabajadores estén disponibles fuera del horario laboral, y estos apuntan que es perjudicial para su bienestar y salud.

26 noviembre, 2018

Espacios de trabajo flexible: ¿cómo funcionan?

·        Endesa y Cepsa ya practican el cowoking

·        Es una tendencia al alza muy implantada en grandes ciudades

Los espacios de trabajo flexible se están imponiendo poco a poco gracias a la nueva situación del mercado laboral. La nueva realidad y el incremento del uso de las tecnologías está obligando a reinventar los ambientes.

Este tipo de lugares parten de la necesidad de flexibilidad y movilidad como claves. Las compañías están modificando sus formas de trabajar y las novedades que se derivan de estos cambios requieren espacios distintos al modelo de oficina tradicional.

Es el adiós definitivo a los despachos y la inclusión de culturas empresariales abiertas y horizontales. Las reglas de esta tendencia son los espacios más desocupados y con más personal en salas de reuniones, pasillos y áreas comunes más que en zonas únicamente de trabajo.

Los espacios de trabajo flexible son el adiós definitivo a los despachos y la inclusión de culturas empresariales abiertas y horizontales.

El incremento de las startups y la llamada ‘gig economy’ desliga cada vez más a los trabajadores de las empresas y fomenta los trabajos temporales. En consecuencia de lo anterior los espacios de trabajo se convierten en flexibles.

Los espacios de trabajo flexibles van cogiendo fuerza debido a que se alquilan a corto plazo a profesionales y empresas que ejecutan labores muy concretas.

El incremento de las startups y la llamada ‘gig economy’ desliga cada vez más a los trabajadores de las empresas y fomenta los trabajos temporales

Este tipo de lugares se están incrementando muy rápidamente, en los países en los que están más asentados han crecido un 30% durante el pasado año. Esto supone casi un millón de metros cuadrados cuyo propósito es este.

Estos son datos del último informe Espacio flexible. Disrupción o distracción, que  pone de manifiesto el hecho de que este tipo de espacios de trabajo flexible supondrán un 5% del stock de oficinas.

Nueva York es la ciudad que se encuentra a la cabeza en metros cuadrados dedicados a este tipo de oficinas, seguida de Chicago, Los Ángeles y San Francisco. Si atendemos al stock e oficinas, Madrid se coloca en sexta posición con un 1,2% dedicado a los espacios de trabajo flexible.

Durante el 2018 tanto la capital como Barcelona han experimentado un incremento del 40% y el 30% respectivamente en la contratación de este tipo de lugares.

Grandes empresas con espacios de trabajo flexible

Las grandes empresas han entrado en este nuevo tipo de oficinas, hay algunas que destinan parte de sus metros cuadrados al alquiler de espacios de trabajo flexible para profesionales ajenos.

En la actualidad el 50% de los puestos de trabajo están vacíos y la solución es adaptarlos a las nuevas necesidades de flexibilidad y movilidad.

Endesa inauguró un espacio de coworking denominado Open Power Space en el que trabajan una media de 1000 usuarios al mes. En la empresa destacan que incentiva la creatividad y la cooperación y ayuda a los proyectos con colaboradores.

Se trata de una zona que conjuga estancias amplias para conferencias, mesas de trabajo, salas de reuniones y despachos para llamadas.

Cepsa en su nueva sede ha incorporado “mesas limpias”, pocos despachos y áreas informales para la colaboración.

Cepsa en su nueva sede ha incorporado “mesas limpias”, pocos despachos y áreas informales para la colaboración.

Consejos para que los espacios de trabajo flexible funcionen

·        Evitar que los colaboradores estén aislados y conseguir espacios en los que se vean todos. Es la forma de integrar las distintas áreas de la compañía.Es necesario convertir los espacios de trabajo flexible en canales de comunicación abiertos.

·        Huir de las oficinas cerradas y fomentar el uso de escritorios sin dueño y salas para reuniones.

·        Fomentar el teletrabajo o el trabajo remoto aunque se mantengan las zonas de reuniones.

·        Incentivar el uso de plataformas y dispositivos para trabajar con movilidad y colaborativamente. Un ejemplo de estas herramientas son las redes sociales internas que permitan interacción.