OKR's, KPI's, BSC's, mediciones en proyectos de transformación, ... ¡Socorrooo!

Tengo una buena amiga, que tiene el don de ser una gran contadora de historias. Hablo por teléfono con ella muy a la larga, por los tiempos que todos tenemos (y porque no vive en mi misma ciudad), pero cuando eso sucede, “nos echamos charlas de un mínimo de una hora”, y lo mejor de todo es que, al terminar nos solemos despedir con un “bueno, pues ya hablamos”. Y eso quiere decir, que:

1.     Invertimos esfuerzo en ponernos al día (me interesa saber de la vida de Mónica).

2.     Las dos queremos repetir, porque lo pasamos bien. La conversación nos hace sentir bien, nos aporta valor. Y una llamada única de puesta al día, sin seguimiento, no tiene sentido. (Me interesa saber cómo evolucionan las historias de Mónica). Las historias que me cuenta, me enganchan. Voy a seguir preguntando por ellas.

Y esa conexión que se produce en una buena comunicación, es la que justamente debiera ser el objetivo último de cualquier sistema de OKR’s, KPI’s, o como queramos llamar a los indicadores de progreso de un proyecto de transformación (soy agnóstica a las recetas o métodos encorsetados). La medición del progreso, tiene que ser una herramienta de comunicación. Tiene que ser capaz de mantener ese interés por el proyecto, como mi interés por las historias de Mónica, a seguir preguntando cómo va, trascurrido un tiempo.

Si conseguimos esto con los KPI’s, podemos entender que hemos hecho un uso adecuado de un método, de una práctica teórica, porque nos habrá sido realmente útil. En caso contrario, hemos seguido una pauta de trabajo sin más. Hemos antepuesto el método, a la realidad de nuestro proyecto.

Mis aprendizajes, que aquí planteo con este símil, pero que es el resultado de muchos proyectos de medición en contextos de incertidumbre pueden resumirse en 3 puntos:

1. La importancia de ser consciente de que los KPIS son resultado del juego entre dos tensiones.

Por un lado, la dorada recompensa que suponen todos los beneficios de un buen uso del arte de medir el progreso en proyectos de transformación:

-       ayuda a aumentar la credibilidad externa (inversores, proveedores, consumidores)

-       e interna (dando visibilidad a pequeños éxitos conseguidos sobre una hoja de ruta, y siendo un facilitador de la detección temprana de oportunidades y problemas).

Y por otro, lo fácil que es terminar pervirtiendo el arte de medir, cediendo a la presión de tener que entregar mediciones, aún siendo incapaz de identificar los ejes clave del progreso, por propia inmadurez, todavía, acerca de la visión del problema a resolver.

2.     La madurez en la visión holística del problema a resolver, se gana con el tiempo.

Todos los proyectos de transformación tienen algo en común: su incertidumbre.

Medir el progreso del proyecto, requiere entender la complejidad del problema a resolver, teniendo en cuenta, no sólo qué se debe hacer, sino también la cultura de los equipos y cómo las personas en los equipos sienten la urgencia de la transformación o de la creación de modos de trabajo distintos.

Sin esta comprensión, los KPIs nunca serán herramientas de comunicación, y por tanto, no serán útiles, no engancharán a los agentes clave de la transformación (empleados, proveedores, inversiones) y no les motivará a seguir mirando el progreso del proyecto sobre dichos KPIs.

3.     Un factor clave para ganar visión sobre el problema a resolver, es la acción.

La acción nos permite movernos desde una condición a otra. Moverse es clave, y es positivo en situaciones de incertidumbre porque aunque no nos movamos en la dirección correcta, nos permite salir del automatismo que todas las organizaciones tienen (en sus procesos de trabajo, evaluaciones del desempeño, procedimientos con proveedores). Con la acción, ganamos perspectiva para identificar mejor lo que debiéramos dejar de hacer, y así poder ver, mejor, lo que debiéramos hacer.

Y con todo ello, la conclusión final que os comparto es que:

Las mediciones del progreso deben contar historias relevantes, que enganchen y que provoquen la motivación para seguir su progreso. Si tus KPIs no cuentan historias que enganchan, es porque te has dejado vencer por una de las tensiones en juego (la presión por medir) sin tener suficiente visión acerca del problema a resolver.

Empieza, poco a poco, pero empieza pronto a medir progresos (Kpi's, OKR's, llámalos como quieras). Primero con mediciones cualitativas, hasta que vayas avanzando en la visión holística del problema, y por tanto, ganando en la seguridad de una medición más cuantitativa.

Visualiza la medición del progreso como una herramienta de comunicación. Eso quiere decir que has de ser flexible, y adaptarla a cada interlocutor. Introduce "drama" en tus paneles de medición.