Onboarding, un aliado importante en la Retención de Talento...

Onboarding es el proceso que permite ayudar a los empleados nuevos a integrarse y adaptarse a su nuevo lugar de trabajo de manera eficiente y a ponerlos en línea con la estrategia, cultura y valores de la empresa. Es decir, el onboarding se encarga de planificar el recibimiento de un nuevo integrante a la compañía, tanto en su puesto de trabajo, como en sus labores específicas, alineándolos a la nueva cultura organizacional.

A nivel de Latinoamérica principalmente, este proceso sigue siendo asumido como un proceso de inducción, cuando en realidad se trata de un proceso verdaderamente estratégico para la operación de la empresa. El proceso de onboarding juega un papel muy importante ya que permite que los empleados comprendan su misión en la compañía, entiendan la importancia de su trabajo, aceleren su tiempo de adaptación y minimicen el tiempo que les toma ser productivos en su nuevo puesto. Así como también le permite al área de Gestión Humana mejorar visiblemente las tasas de retención y rotación de talento. Por lo cual esta fase del recibimiento del nuevo empleado, es una fase importante que debe ejecutar recursos humanos.

Que los nuevos colaboradores se apropien de los valores corporativos y se integren al equipo y a la cultura de la organización desde el primer día es el primer gran objetivo de un proceso de onboarding. Para conseguirlo, se debe planear una estrategia cuyo fin sea brindar la mejor información, herramientas y acompañamiento al colaborador para que pueda sentirse como en casa desde el primer día.

Y para que este proceso sea aún más eficiente y traiga mayores beneficios a la empresa y tu gestión, puedes seguir los siguientes pasos:

1. Enfócate en lo verdaderamente importante. Los nuevos colaboradores quieren aprender cómo deben hacer su trabajo, conocer las herramientas de productividad que usan sus equipos, comprender la estrategia y objetivos de la organización, entender la distribución de las tareas, los roles de sus compañeros y las responsabilidades que van a asumir, además de informarse sobre los métodos de evaluación de desempeño, su funcionamiento y periodicidad. Ofrecer almuerzos, snacks y café está bien y puede ayudar a la adaptación y satisfacción del colaborador, pero esas no son las cosas que hacen la diferencia para acoplarlo correctamente a las dinámicas laborales de la organización.
2. Acoge al nuevo colaborador. Los nuevos colaboradores necesitan sentirse valorados y acogidos por parte de los miembros de su nuevo equipo de trabajo en el menor tiempo posible. La mejor forma de conectarse con el nuevo empleado es propiciar un tiempo de integración con el equipo para que él comparta sus experiencias, su trayectoria; así como preparar reuniones para introducirlo en la dinámica laboral de sus compañeros y ubicarlo cerca de su equipo para mantener una comunicación abierta.
3. Establece responsabilidades. Los nuevos empleados necesitan saber exactamente cuáles son sus responsabilidades y tareas. Si existen procesos documentados, se deben compartir con los colaboradores antes que asuman sus nuevos cargos. El colaborador también necesita saber la forma en que será medido su desempeño, para ello necesitan tener claro cuáles son las metas que se les van a evaluar, qué indicadores se usarán para medirlas y qué competencias deben consolidar para lograr un alto nivel de desempeño. Y toda esta comunicación debe darse de forma transparente, precisa y abierta antes de empezar a trabajar.
4. Entrena al nuevo colaborador. Ya de siempre sabemos que el entrenamiento continuo mejora el compromiso y la retención de los colaboradores, esto no deja de ser igual de importante en nuevo integrante a la empresa. Los programas de entrenamiento temprano permiten que el nuevo empleado haga su trabajo de manera adecuada, haciendo uso de las mejores herramientas, pero además hay que brindarle un acompañamiento continuo y dedicado, lo cual garantiza una mejor capacidad de respuesta ante los desafíos y problemas que se le van a presentar en el desarrollo de su trabajo diario.
5. Asígnale un mentor. Designar un mentor en el primer mes del nuevo trabajador hará posible que la adaptación al nuevo ambiente de trabajo sea más fácil, entretenida y amigable. Esta figura le permite al colaborador ponerse al día con la cultura, estrategia y lineamientos básicos de la organización para empezar a contribuir rápidamente con su talento, además de sentir una conexión y el apoyo inmediato de parte de uno de sus nuevos compañeros. El mentor debe estar disponible para su nuevo colega: responder todas las preguntas, por más obvias que parezcan; acompañarlo en todo momento, ya sea en las reuniones de capacitación; así como conocer la forma en que su colega cumple con sus primeras tareas. De esta forma podrá darle retroalimentación y consejos constantemente, para ayudarlo a optimizar su desempeño.
6. Entrega feedback inmediato. Una persona que recién ingresa a una empresa necesita tener un acompañamiento continuo y una orientación adecuada para empezar a cumplir con sus labores. Para lograrlo, hay que establecer una comunicación abierta y transparente que fomente el reconocimiento temprano de los pequeños logros y de las buenas prácticas, para infundir confianza al nuevo colaborador. En este contexto, se deben propiciar espacios de conversación que permitan a los líderes, e incluso a los compañeros del nuevo colaborador, valorar y resaltar sus fortalezas, cualidades, estrategias, así como la manera de integrarse al equipo. Pero también para hacerle ver sus errores, debilidades y las equivocaciones que pudo haber cometido al principio de su proceso de adaptación, todo esto en un marco de total respeto y colaboración.

CONSEJOS PARA INCORPORAR AL NUEVO COLABORADOR:

• Preparar su escritorio de bienvenida. Tener el espacio de trabajo del nuevo colaborador listo para cuando llegue puede parecer algo muy simple, pero puede significar mucho para esa persona. Configurar la conexión a la red de internet y preparar su computadora con el software adecuado, habilitar el ingreso a las cuentas de correo y demás artículos de oficina hará que el comienzo del trabajo sea más amable y productivo.
• Reducir los trámites y papeleo. Solicitar la documentación requerida para formalizar la contratación antes del primer día del colaborador es fundamental para evitar hacerle perder tiempo en papeleo y agilizar su adaptación a la compañía. Tener listo copias electrónicas de toda la información que necesita el empleado para desempeñar su trabajo es otra forma de ahorrar tiempo y papel, esto incluye manuales, reglamentos, etc.
• Establecer agenda para la primera semana. Organizar una agenda, impresa y digital, que incluya todas las actividades, reuniones y capacitaciones, con sus respectivos horarios, ubicaciones y participantes, a las que debe asistir el nuevo colaborador en su primera semana le permitirá estar informado y organizar su tiempo para sacar el mayor provecho a estas sesiones. Usar estas primeras reuniones para reforzar los conceptos básicos, valores, estrategia y cultura es vital para el éxito del proceso de adaptación.
• Promover actividades de team building. Una de las claves para el éxito de una incorporación es familiarizar al nuevo colaborador con la cultura y hacerlo sentir parte importante de su equipo de trabajo lo más rápido posible. Tener una lista de preguntas y respuestas sobre esa persona para conocerla, hacer una caminata por las oficinas, presentarle a sus compañeros o llevarlo a comer son ideas sencillas para empezar con el pie derecho la construcción de nuevas relaciones laborales fuertes y saludables.

El éxito de convencer a un candidato de ser parte de una organización no termina con la firma del contrato, este es apenas el comienzo de un largo camino que buscar afianzar una relación laboral que permita el crecimiento personal y el desarrollo profesional al nuevo colaborador.

El proceso de onboarding es una etapa fundamental para que esta nueva relación entre el colaborador y la empresa empiece correctamente y se convierta en una historia de éxito para ambas partes. Debe convertirse en una inmersión total del empleado en la estrategia del negocio, la cultura organizacional, los valores, sus objetivos y prioridades. Sólo así se garantizará la productividad y el compromiso que se esperan de la nueva contratación.