OPTIMIZANDO FLUJOS DE TRABAJO EN DOCUMENTOS Y FORMULARIOS, CON INTELIGENCIA ARTIFICIAL

Existen tecnologías disruptivas como la nube, la inteligencia artificial y las firmas autógrafas digitales, que permiten manejar documentos y formularios con inteligencia artificial y mejorar los procesos de colaboración en las organizaciones que, al evitar cuellos de botella, retrasos y exceso de procesos manuales, así como tareas repetitivas, aceleran los procesos clave y mejoran la experiencia de clientes y colaboradores. 

Como señala Forrester, firma consultora global dedicada al análisis e investigación de las tendencias e impactos en la industria de tecnologías de la información y comunicación, el procesamiento digital de documentos está evolucionando de ser una práctica “deseable”, a ser una “fundamental”. 

¿Por qué es importante manejar documentos con inteligencia artificial ?

• Debido al confinamiento que trajo el Covid-19, una fuerza laboral híbrida (hogar y oficina) es la “nueva normalidad” y el trabajo en línea es fundamental, hoy las interacciones priorizan lo digital.  Pero esto presupone que, para alcanzar el éxito empresarial, se logra mantener el trabajo conjunto y la productividad de los colaboradores, independientemente del lugar desde donde trabajen. 
• En un futuro muy cercano, existirán espacios de trabajo digitales. Entonces, utilizar múltiples dispositivos, en distintas zonas horarias y distintas ubicaciones, nunca fue tan importante.
• El cambio hacia la dependencia en la conectividad, los dispositivos y los servicios basados y gestionados en la nube es esencial.
• Ahora todo está impulsado por la experiencia

Al incorporar inteligencia artificial a un documento es posible:

• Establecer el flujo ideal o deber ser del documento entre, revisores, aprobadores y firmantes.
• Definir  fechas límite para los documentos y plazos críticos.
• Configurar recordatorios y escalaciones para evitar cuellos de botella.

El reto para las empresas es evolucionar del proceso presencial de imprimir documentos y escanearlos, sacar copias, y recolectar firmas en hojas impresas, a la utilización de formatos digitales con inteligencia artificial que permite crear documentos en cualquier lugar y en cualquier dispositivo, editar y transformar documentos, poder incorporar reglas de negocio para reducir errores y evitar reprocesos, a enrutar los documentos automáticamente hacia los distintos participantes y sistemas que se operen, evitando tener versiones de un mismo documento en correos electrónicos y discos duros en cada PC o laptop. 

De acuerdo con IDC, otra firma consultora que analiza a  la industria de tecnologías de información y comunicación, actualmente el 80% de los procesos se basa en papel, pero podría ahorrarse hasta el 30% del tiempo de los empleados si se eliminaran los procesos manuales. De igual forma la World Commerce & Contracting señala que 71% de las empresas sigue revisando sus contratos de manera manual y le cuesta 9.2% de sus ingresos anuales a cualquier empresa, una mala administración de sus contratos. 

Por lo tanto, a medida que las prácticas de documentos con inteligencia artificial pasen de ser recomendaciones y se vuelvan una necesidad empresarial, las organizaciones irán consiguiendo lo siguiente:

• Mayor Resiliencia. Reconocer la importancia de los procesos de documentos digitales para proteger al negocio y atender mejor a sus clientes y colaboradores.
• Mitigación de Riesgos. Recordar que los procesos de documentos digitales son tan valiosos en la oficina de atención al cliente, como en la parte administrativa.

Las tecnologías disruptivas existentes permiten ya la incorporación en las organizaciones de documentos con inteligencia artificial. Por esta razón, es recomendable que las empresas revisen y documenten cómo están hoy sus flujos de documentos clave, en qué actividades hay retrasos o cuellos de botella a consecuencia de las aprobaciones, recolección de firmas,  fotocopias, escaneo de documentos, armado de expedientes, etc., y pasen a modelar el mismo proceso con el uso de documentos con inteligencia artificial.  De esta manera, podrán apreciar los ahorros de tiempo y costo, así como el impacto en eliminar tareas repetitivas y el impacto positivo en la experiencia de sus clientes y colaboradores, que las tecnologías permiten.