Optimizando la gestión de la información desde Microsoft (Onedrive): herramientas efectivas para empresas sin sistemas documentales especializados

Mi intención en este artículo no es dar publicidad a algo que realmente ni lo necesita, sin embargo, mi objetivo es dar un punto de vista sobre el uso que se le da a este tipo de herramientas.

En el mundo #organizacional actual, la gestión de la información eficiente es fundamental para el éxito y la productividad. No obstante, algunas #empresas no cuentan con políticas y #procedimientos óptimos para el manejo de su información, #datos y #documentos. Por otra parte, en la mayoría de las ocasiones las mismas organizaciones adquieren herramientas colaborativas y desconocen los alcances que están tienen sobre todo para el manejo de su información. En este caso, pongo sobre la mesa el uso de Microsoft. Más de 200 millones de personas utilizan office, la suite ofimática de Microsoft donde por lo general se incluye Onedrive. Pero ¿están aprovechando al máximo esta herramienta de Microsoft? En mi experiencia como consultor, he notado que muchas organizaciones subutilizan OneDrive al restringir su uso solo a la administración de TI. En este artículo, identificaremos cómo utilizar OneDrive de manera efectiva y cómo sus características pueden beneficiar la gestión de documentos en empresas que no cuentan con sistemas documentales especializados.

Que es Onedrive

OneDrive es un servicio de almacenamiento en la nube que proporciona a los usuarios un espacio seguro para almacenar, sincronizar y compartir archivos, y permite acceder a ellos desde cualquier dispositivo conectado a Internet. Es una solución conveniente para el almacenamiento y la gestión de archivos, especialmente en entornos de colaboración y trabajo remoto.

OneDrive es ideal para la #gestiondocumental personal o de equipos de trabajo medianos mientras que por ejemplo SharePoint que también es una herramienta de Microsoft es una plataforma de colaboración en equipo que se enfoca en la gestión documental en entornos empresariales. Para el caso de Onedrive su uso es por usuario donde yo comparto  el acceso a los archivos que he cargado mientras que en Sharepoint permite crear bibliotecas de documentos para organizar archivos y colaborar en tiempo real por procesos o grupos de trabajo.

Onedrive es una biblioteca de Sharepoint por lo que la interfaz de cargue, uso de los archivos y herramientas de office se conectan entre sí.

Veamos algunas funcionalidades

Acceso y colaboración simplificados:

Esta herramienta permite el acceso y la colaboración en tiempo real en documentos, independientemente de la ubicación física de los miembros del equipo. Simplifica la forma en que los #empleados pueden compartir y colaborar sus documentos, lo que mejora la comunicación y la productividad.

Organización y estructura:

Utilizar la estructura de carpetas de OneDrive le permite organizar los documentos de manera lógica y jerárquica. Creando carpetas principales para cada área o proyecto, y dentro de ellas, subcarpetas para diferentes tipos de documentos. Esta organización facilita la búsqueda y el acceso rápido a la información relevante.

Control de versiones:

En este aplicativo se guarda automáticamente versiones anteriores de los documentos, lo que permite revertir cambios no deseados y recuperar información importante en caso de errores. Esto garantiza la integridad y la continuidad de los documentos a lo largo del tiempo.

Permisos y seguridad:

Tiene opciones de permisos de OneDrive para establecer quién puede ver y editar cada documento. De esta manera, puede controlar el acceso a información confidencial y proteger la privacidad de los datos. Asegúrese de asignar los permisos adecuados a cada miembro del equipo para mantener la seguridad de los documentos.

Integración con otras herramientas:

Se integra con otras aplicaciones de Microsoft, como Word, Excel y PowerPoint. Esto permite una edición y #colaboracion fluida en tiempo real. Además, puede utilizar características avanzadas, como la coautoría y los comentarios, para fomentar la colaboración efectiva entre los miembros del equipo.

Acceso desde cualquier lugar:

Esta herramienta permite acceder a los documentos desde cualquier dispositivo conectado a Internet. Ya sea si el usuario se encuentra en la #oficina , en un viaje de #negocios o trabajando desde casa. Esto facilita la movilidad y el trabajo #remoto .

Algo muy importante para tener en cuenta al implementar esta herramienta en una empresa, es que requiere del acompañamiento de los líderes de áreas como gestión documental, TI, Seguridad de la información  o de expertos especialistas en la organización de la información junto con los responsables de los documentos todo esto con el objetivo de garantizar un uso adecuado y una estructura documental formalizada. Aquí te presento cómo pueden desempeñar un papel crucial en esta implementación los líderes de gestión documental o expertos:

1.      Definir una estructura documental adecuada:

Es un trabajo en conjunto que permite establecer una estructura organizativa coherente. Esto implica crear una jerarquía de carpetas y subcarpetas que refleje la estructura de la empresa y las necesidades de #acceso a los documentos. Además, se pueden establecer políticas para la nomenclatura de archivos y la gestión de versiones para mantener la consistencia y facilitar la búsqueda de documentos.

2.      Desarrollar una matriz de documentos:

Una matriz de documentos es una herramienta valiosa para identificar los tipos de documentos que se manejan en la empresa y definir los metadatos asociados a cada uno. Crear una matriz que mapee los diferentes tipos de documentos, sus características clave y la clasificación adecuada. Esto ayuda a mantener una estructura coherente y a garantizar que los documentos se guarden en las ubicaciones apropiadas en el sistema.

3.      Establecer una tabla de retención documental:

La tabla de retención documental es esencial para la gestión de documentos, ya que establece los plazos de retención y disposición de los documentos en función de su valor legal, operativo o histórico. Las áreas de gestión documental pueden colaborar con los responsables de los documentos para desarrollar una tabla de retención documental que defina los plazos de retención para los diferentes tipos de documentos y asegure el cumplimiento de los requisitos legales y regulatorios.

4.      Capacitar a los usuarios en el uso adecuado de OneDrive:

Es importante que las áreas de gestión documental proporcionen capacitación y apoyo a los usuarios de OneDrive. Esto incluye brindar orientación sobre cómo estructurar y organizar los documentos, cómo asignar permisos adecuados, cómo utilizar las funciones de control de versiones y cómo seguir las políticas establecidas en la matriz de documentos y la tabla de retención documental. La capacitación continuada ayudará a los usuarios a comprender y aprovechar al máximo la herramienta.

Al trabajar en colaboración con todas las áreas responsables del uso de este sistema, la implementación puede llevarse a cabo de manera efectiva, garantizando una gestión documental adecuada y optimizando los beneficios de la herramienta.

Hago aclaración que en el mercado existen otras herramientas similares a esta pero me he centrado en ella ya que ha sido la que normalmente he identificado que se tiene en los diversos proyectos con los diferentes clientes.

Gracias

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