Organización comercial: implementar con éxito un plan comercial.

Antes de analizar las distintas opciones que podemos ofrecer a una empresa, es prioritario conocer en profundidad su actividad, su estructura, sus servicios y/o productos que ofrece al mercado y como se han gestionado durante este tiempo, un análisis interno nos va a permitir definir la mejor estrategia posible.

En el entorno empresarial podemos encontrarnos distintos modelos de negocio, en algunos casos la empresa fabrica sus propios productos, en otros, puede ser una filial en nuestro país que distribuye una marca en exclusividad o distribuye distintas marcas que en sinergia favorecen proyectos integrales o ventas cruzadas.

A partir de esta información interna ampliamos nuestro conocimiento del mercado realizando un análisis externo, valorando las fuerzas competitivas y destacando estos puntos clave que tendremos en cuenta:

• Competidores del sector: rivalidad existente entre empresas
• Competidores potenciales: Amenazas de nuevas entrantes
• Sustitutivos: productos o servicios sustitutivos
• Proveedores: poder de negociación con proveedores
• Compradores: poder negociador con el cliente

Un análisis exhaustivo nos brinda la información datos adecuados y necesarios para establecer objetivamente las propuestas de actuación, desde mi punto de vista dichas propuestas deben estar estructuras en diversas fases ya que esto nos va permitir integrar una metodología y procesos óptimos.

Puntos clave de la 1º Fase:

• Definir el perfil de cliente y el canal al cual nos vamos a dirigir, cuáles van a ser nuestras políticas sobre carterización de clientes y planes de mejora actuales.
• Objetividad entre producto/mercado, enfoque adecuación sobre posicionamiento, adaptación de la gama al segmento de mercado.
• Definir las líneas de crecimiento, canal y prescripción, perfil clientes, partners.
• Planificación y priorización de las acciones, estructura, análisis, seguimiento y retorno.
• Establecer y comunicar claramente los objetivos de la empresariales, departamentales e individuales.
• Determinar las metodologías comerciales de gestión sobre potencial actual en cliente y/o captación selectiva por mercados.
• Definir las herramientas comerciales, gestión interna y de seguimiento: CRM, rapports, gestión, procesos y protocolo.

La dirección general junto a la dirección comercial marcarán los instrumentos de organización que consideren más adecuados aunque es interesante iniciar este proceso con un manual de descripción detallada sobre los puestos de trabajo, manuales operativos para llevar una correcta gestión y a buen término, y un manual de venta, material imprescindible en cualquier departamento comercial competitivo.

Puntos clave de la 2º Fase:

• Estructura de mando y modelo de organización comercial o sistemática de ventas.
• Nuevo planteamiento de gestión de equipos comerciales o definición de otras formas de comercialización, tanto en el mercado nacional como en mercados internacionales.
• Implementar un sistema de información e indicadores KPI´s comerciales, que aporten información basada en objetivos cualitativos y cuantitativos.
• Todas las funciones deben estar detalladamente definidas en un dossier corporativo.
• Plantear la actividad comercial por canal y presentar los planes de ventas o acciones cualitativas a realizar.
• Los planes de acciones comerciales deben destacar y centrase en los siguientes factores:

- Por línea comercial, zonas y rutas comerciales, vendedor o producto: plan de mejora de clientes actuales, acuerdos comerciales, rappels, incentivos.

- Visitas a potenciales, actividad generada, colaboración con la prescripción.

- Fidelización y acuerdos de colaboración con empresas en el mercado similares, prescriptores, búsqueda de sinergias, etc.

• Definición de funciones perfectamente detallada y en función de prioridades, plantear la actividad comercial por canal y presentar los planes de ventas o acciones cualitativas a realizar.
• Estabilidad, el equipo de ventas debe de tener una rotación baja, la empresa tiene que tener agilidad en los procesos sin tener perdidas en la eficacia, rentabilidad y atención al cliente.
• Expansión, prever la ampliación de personal una vez aumente el volumen de clientes.
• Se debe definir y comunicar claramente los objetivos de la empresariales, departamentales e individuales.
• Se debe delegar, en la medida de lo posible, la responsabilidad para la consecución de los objetivos.
• Las personas seleccionadas han de ser capaces de ejercer su responsabilidad y creer en el proyecto, ya que en caso contrario los resultados no serán favorables.
• Selección y formación del equipo comercial para la estructuración del departamento.
• Especialización, el tipo de productos y gamas puede implicar la necesidad de contar con un equipo especializado.

En esa segunda fase, debemos tener en cuenta varias premisas basadas en las personas que van a conformar el equipo de ventas, es importante contar con personal cualificado para realizar los procesos de selección adecuadamente, existen cuestiones menos tangibles que hacen que un equipo alcance sus objetivos de forma óptima y velar por la gestión y el bienestar del capital humano de una empresa es una parte importante.

Como fase siguiente en el proceso centraremos los objetivos en las acciones y derivados del seguimiento, analizaremos los resultados, nos adaptaremos a los cambios de forma ágil y rápida, estaremos atentos ante la necesidad de mejorar los procesos.

Puntos clave de la 3º Fase:

• Seguimiento de las herramientas de control y apoyo.
• Análisis de las ventas y análisis cualitativo/cualitativo del nuevo modelo.
• Valoración de la cuota de mercado, prospección y nuevos clientes.
• Mantener el plan de trabajo, mediante reuniones periódicas para analizar la evolución y colaborar en visitas de interés, formación comercial.
• En función de la evolución, adaptar nuevas acciones o nuevos planes estratégicos.
• Dinamización de la sistemática comercial.
• Coordinación del equipo en la sistemática relacionada con la actividad comercial y la política de acciones comerciales, actividad y planes de acción.
• Evaluaciones de desempeño e informes.

Una vez implementadas las fases de inicio, debemos trabajar en la implementación, el seguimiento y el análisis de los resultados, mantener la gestión, el control de la situación, perseverar, ser resolutivos y pacientes son aspectos clave en este proceso.

En base a mi experiencia considero que para alcanzar el éxito deseado en una empresa es recomendable externalizar todo el proceso en un equipo experto en desarrollo de negocio o contar con un perfil experto en el desarrollo empresarial además del conocimiento en la dirección comercial, en ambos casos nos van a acompañar en todo el proceso y nos van a aportar una visión más objetiva sobre cómo debemos gestionar nuestro departamento comercial de forma eficaz, sostenible y productiva.

La definición estratégica, el análisis y la visión global va a favorecer en gran medida el proceso y va a generar una estructura solida del departamento, tras los primeros resultados de la segunda fase del plan de trabajo debemos ser ágiles y capaces de adaptarnos a cualquier contexto o situación, reforzar las técnicas de venta con apoyo en la prospección o en la negociación con clientes o analizar los resultado en ventas para generar mayores propuestas ante el plan desarrollado.

Obviamente debemos tener en cuenta que el éxito del departamento comercial depende en muchos casos de todos los factores que conforman una empresa desde el momento de fabricación hasta su venta teniendo presentes todas las áreas implicadas, crear una cadena de valor coherente, contar con un capital humano excelente y hacer bien las cosas, es reflejo de un alto compromiso con uno mismo y con las funciones que adquiere junto a la empresa, crear un proyecto comprometido y con valores es el primer paso hacia la evolución y el crecimiento en el mercado.